ИТ управления кадрами

В подсистеме осуществляются функции:

• планирования загрузки сотрудников на календарный год;
• оперативного планирования работы сотрудников (составление графиков рабочего времени, загрузки рабочих мест);
• ведения системы тарифных ставок;
• ведения учета норм времени и выработки.

Формируются такие документы, как плановые табели работы сотрудников  по заказам, проектам, изделиям, операциям  с учетом утвержденного графика  работы, планы очередных отпусков, командировок и других плановых отсутствий, планы выработки на одного сотрудника.

В подсистеме могут формироваться  документы:

• распределение рабочего времени по видам;
• плановая выработка по отдельным сотрудникам и др.

Возможен анализ использованного  рабочего времени по выбранному табельному листу. При необходимости выполняется  расчет среднесписочной численности  сотрудников предприятия.

Блок «Расчёт начислений заработной платы» предназначен для  решения всех задач, касающихся ведения  расчетов начислений по доходам сотрудников  и начислений по налогам и отчислениям  с них. В подсистеме реализуются  следующие функции:

Расчет сумм начислений.

Могут использоваться разнообразные  виды начислений по доходам и расходам. Возможен ввод данных через табель с учетом отпусков, бюллетеней, а также результатов работы. При необходимости могут осуществляться перерасчеты начислений. Данные о доходах сотрудников передаются в налоговые органы.

Ведение картотек на сотрудников.

В подсистеме ведутся картотеки:

• налоговых карточек,
• лицевых карточек,
• расчетных карточек,
• оперативного архива начислений,
• пенсионных карточек,
• карточек учета стажа,
• платежных документов,
• сформированных справок и отчетов,
• депонентов,
• исполнительных документов.

Формирование  отчетов.

Формируются отчеты по расчетным  листкам, перечислениям, различным  типам платежных документов для  налоговой инспекции с возможностью передачи данных о доходах сотрудников  в электронном виде в налоговые  инспекции в формате, утвержденном МНС России. Ведется персонифицированный  учет отчислений в пенсионный фонд.

Блок «Учёт расчётов с  подотчётными лицами» предназначен для контроля за наличными деньгами и материальными ценностями, находящимися на ответственности сотрудников. Реализует следующие функции:

1. Ведение данных о видах и нормах расходов по подотчетным суммам.
2. Расчет и регистрация денежных сумм, выдаваемых под отчет.
3. Настройка и автоматическое формирование бухгалтерских проводок с аналитикой по учету подотчетных сумм.
4. Подведение итогов и закрытие подотчетной суммы.

Блок «Пенсионный и  налоговый учёт» предназначен для  сбора, учета и анализа персонифицированной  информации о сотрудниках, передачи ее в Пенсионный фонд и МНС России, формирует документы персонифицированного учета в электронном виде и  на бумажных носителях. Позволяет контролировать стадии подготовки и передачи документов.

В качестве особенностей реализации современных систем управления персоналом можно отметить следующие: ведение журнала регистрации действий пользователя, документирование базы данных, возможность использования большого количества показателей,использование встроенного и внешнего генератора отчетов.

Интернет все чаще используется для поиска работников и работы. Сегодня в сети можно найти  виртуальные кадровые агентства, сайты  реальных кадровых агентств, доски  объявлений, корпоративные сайты  компаний с имеющимися вакансиями и  т.д. И если не так давно найти  работу с помощью Интернета могли  в основном программисты, то теперь этот путь освоили и представители  других профессий. Интернет по достоинству  оценили и работодатели, и кадровые агентства, и соискатели работы.

Основные достоинства  служб занятости – скорость, доступность  и бесплатность информации. Они также  позволяют более подробно сформулировать требования к кандидату, чем, например, газетное объявление. Это повышает качество поиска. И работодатели активно  пользуются этими возможностями. К  помощи Интернета прибегают, когда  не хватает собственной базы или  специалиста нужно найти срочно. Некоторые кадровые агентства считают, что Интернет вообще стал основным источником кадров. В общем, поиск  работы через Интернет - пока не самый  лучший способ трудоустройства. Но возможно, что уже в ближайшее время  сетевые "биржи труда" окажутся гораздо эффективнее других способов поисков работы.

§4. Проблемы применения компьютерных технологий в управлении кадрами предприятия в современных условиях.

Все проблемы компьютеризации  в организационно-экономическом  управлении в России, существующие в настоящее время, в полной мере можно отнести и к использованию  современных информационных технологий (ИТ) в управлении кадрами предприятия. Некоторые люди полагают, что проблемы бизнеса решит автоматизация труда. Действительно, компьютеры могут ускорять его, и за последние 40 лет фирмы потратили миллиарды долларов на автоматизацию операций, которые раньше выполнялись вручную. Автоматизация в ряде случаев ускоряет работу. Но при этом, по сути, выполняется та же самая работа, что не означает функциональных улучшений ее результатов.

В настоящее время наблюдается  усиление влияния новых информационных технологий (НИТ) на все принимаемые  управленческие решения. Однако существует ряд объективных факторов, оказывающих  сдерживающее действие на темпы их внедрения в России, к которым  можно отнести  следующие: экономическую  нестабильность, «пробелы» в законодательном  обеспечении, недостаточность образования  управленческих кадров в сфере информационных технологий, дефицит специалистов в  области информации, недостаточное  государственное финансирование научно-исследовательских  и практических разработок, связанных  с НИТ.

Тем не менее, интеграция России в мировое информационное пространство не может не способствовать внедрению  автоматизации во все управленческие процессы, включая управление кадрами. Современный уровень развития автоматизации в управленческой сфере сопровождается рядом проблем, решить которые в настоящий момент не может ни одно отечественное предприятие.

Первая и главная проблема — недостаточная компетентность как руководства всех уровней  управления предприятием, так и рядовых  работников управленческой сферы в отношении вопросов автоматизации. А компьютер воспринимается в качестве инструмента исключительно для выполнения текущих расчетных и учетных операций, а также для подготовки необходимых документов посредством стандартного текстового редактора и табличного процессора. Специалисты обращают внимание на то, что в настоящее время изменилось содержание сфер деятельности персонала в организации, предъявляются повышенные профессиональные требования к служащим, которые должны не только обрабатывать информацию на компьютерах, но и иметь представление о положении дел в смежных областях и уметь при необходимости решать различные управленческие задачи.

Решить данную проблему можно  только путем всеобщего переобучения управленческого персонала. До сих  пор достаточно большой процент  курсов повышения квалификации для  работников кадровых служб ориентированы  на два спектра вопросов: «правовые» и «правильность ведения кадрового  делопроизводства». Хотя работник сферы  управления должен уметь решать не только сиюминутные узкоспециализированные задачи, но и достаточно профессионально  разбираться в особенностях компьютерных технологий на уровне пользователя (уметь  сделать описание постановки задачи, оценить соответствующий пакет  программ, проанализировать существующую систему управления и т.д.).

Вторая проблема — это  приверженность традиционному подходу  в сфере управления. И хотя многие руководители и специалисты понимают, что время требует новых подходов к реализации большинства задач, но воплощать их на практике не торопятся.

Третья проблема — анализ существующей системы управления на предприятии. Несмотря на то, что данная проблема достаточно подробно освящена в литературе и необходимость  такого рода исследований уже неоднократно доказывалась отечественными и зарубежными  учеными, предприятия весьма неохотно соглашаются на проведение подобной работы, причем только тогда, когда  избежать ее уже нельзя. Например, осуществление  таких работ является обязательным условием внедрения корпоративных систем управления (КСУ). Любой профессиональный разработчик, преодолевая, как правило, сопротивление со стороны клиента, все-таки занимается данным вопросом.

Четвертая проблема заключается  в организационной перестройке  предприятия, как в производственном, так и в управленческом секторе. Хотя большинство пакетов программ корпоративного характера предусматривают  настройку на существующую организационную  структуру, тем не менее, нельзя утверждать, что «приспособление» пакета под  нужды существующей организации  является рациональным. Классический подход говорит о том, что правильнее было бы сначала исследовать существующую систему управления, затем выработать рекомендации по ее совершенствованию, претворить их в жизнь и только после этого приступить к автоматизации  управленческой деятельности.

В настоящее время проблемы автоматизации управленческих функций  в кадровой сфере на отечественных  предприятиях решаются, в основном, путем приобретения готовых программных  продуктов в форме пакетов  прикладных программ (ППП). В настоящее  время все программные продукты управления кадрами можно подразделить на следующие группы:

1) любительские программы;

2) самостоятельные (автономные  программы);

3) программы, выполненные  по заказу;

4) модуль к бухгалтерии;

5) модуль в системе  управления предприятием (импортный  ППП);

6) модуль в системе  управления предприятием (отечественный  ППП).

Проанализируем каждую из этих групп с точки зрения реализованной  в них концепции автоматизации. Вряд ли любительские программы стоит  серьезно рассматривать в качестве полноправного участника соответствующего программного рынка. Однако поскольку  они все-таки представлены, то воспользоваться  ими могут небольшие фирмы, для  которых комплексная автоматизация управленческой деятельности принципиального значения не имеет, а приобретаемые программы (которые могут быть из числа автономных) призваны упростить выполнение рутинных процедур в условиях отдельных автоматизированных рабочих мест.

Вторая группа программ также  не удовлетворяет принципу корпоративности. Но по сравнению с первой группой, самостоятельные ППП по управлению кадрами сделаны на более профессиональном уровне, поскольку их разработка ведется не программистами-одиночками, а специализированными коллективами, которые могут в случае необходимости организовать доработку продукта с учетом пожеланий клиента, модернизацию при изменении системных программ и сопровождение (консультации) в процессе эксплуатации.

Третья группа программ, хотя и выделена отдельно, но может  быть отнесена ко второй группе с той  лишь разницей, что количество реализуемых  задач и алгоритмы их решения  предварительно согласовываются с  конкретным заказчиком.

Четвертая группа программ имеет в России достаточно широкое  распространение. Ее типичным представителем является пакет 1С: «Зарплата плюс Кадры», завоевавший достаточно большой  сегмент рынка. Пакеты этого типа ориентированы на автоматизацию  бухгалтерской деятельности, а обращение  к кадровым задачам рассматривается  как дополнительная и неизбежная функция, но только с позиций удовлетворения ими задач бухгалтерского учета. Приобретая такой пакет, предприятие  «привязывает» себя к определенной системе управления кадрами. Ее расширение в рамках существующего пакета концептуально  не предусмотрено. Хотя, возможно, некоторые  дополнения за отдельную оплату не исключаются. В таких условиях приходится довольствоваться теми задачами и качеством  их решения, которые уже реализованы, или покупать (или заказывать) другой модуль управления кадрами, рассчитанный на больший объем задач. Последнее  требует финансовых затрат и руководство  вряд ли пойдет на такой шаг, зная, что  управление кадрами уже автоматизировано (хотя бы частично). Однако подавляющее большинство предприятий, которые достаточно успешно пользуются программами, относящимися к четвертой группе, ситуация с автоматизацией кадровой деятельности вполне устраивает и на большее они не претендуют.

Пятая группа программ, несмотря на дорогостоящие рекламные кампании с выездом специалистов в отдельные  регионы России, так и не сумела составить существенную конкуренцию  отечественным продуктам аналогичного класса. Это объясняется следующими причинами: 1) особенностями российской экономики; 2) несовершенством законодательства; 3) сложностью адаптации систем к  условиям российских предприятий (системы  могут иметь до 40000 настраиваемых  параметров, как, например, R/3); 4) высокой  ценой. Внедрение пакетов такого рода иногда осуществляется при наличии  особых условий.