ИТ управления кадрами

Министерство образования и науки

Российской Федерации

 

ФГБОУ ВПО ОРЛОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ  И ТОРГОВЛИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Р Е Ф Е Р А Т

 

 

 

 

 

По дисциплине: Информационные технологии в управлении персоналом

На тему: ИТ управления кадрами

 

 

 

 

 

Выполнила:

 студентка группы 12 УП

Рослова Н.Э.

Проверила:

Сергеева И.И.

 

 

 

ОРЁЛ – 2012

Оглавление

§Введение 3

§1. Введение в информационные технологии управления предприятием. 4

§2. Влияние современных информационных технологий на трудовые процессы 6

§3. Кадровая политика и нормирование труда. 10

§4. Проблемы применения компьютерных технологий в управлении кадрами предприятия в современных условиях. 16

§5. Краткий обзор существующих систем. 21

§Заключение 23

§Список литературы 25

 

 

§Введение

 

Главным направлением перестройки  менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к  современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте  и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют  радикальных изменений организационных  структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации.

В современных условиях эффективное  управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и  другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений  совершенствования деятельности предприятия  в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его  автоматизация. Трудности, возникающие  при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть  вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась  только с автоматизацией некоторых  вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической  платформы и появление принципиально  новых классов программных продуктов  привело в наши дни к изменению  подходов к автоматизации управления производством.  

§1. Введение в информационные технологии управления предприятием.

 

Сегодня положение дел  в рассматриваемой области характеризуется  крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным  увеличением объема технологических  предложений, требующих высоких  инвестиций, и соответственно с усилением  зависимости от внешних услуг.

Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. 

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

1. высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;
2. специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
3. менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
4. менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:
5. поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;
6. собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто  делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

Использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§2. Влияние современных информационных технологий на трудовые процессы

 

Работники кадровых служб  должны учитывать то обстоятельство, что наличие современных ИТ оказывает воздействие на систему управления персоналом и порождает ряд новых задач, например, возможности дистанционной работы и интерактивного тестирования, использование технологии сканирования и т.д.

Практическое решение  задач управления кадрами представляет собой основу для реализации кадровой политики предприятия, в качестве составных  элементов которой понимаются: политика занятости, политика обучения, политика трудовых отношений, политика оплаты труда, политика благосостояния. Зависимость  этих элементов от использования  НИТ для основных задач управления кадрами обобщена в табл. 1.

Расширение границ применения современных информационных технологий, включая ресурсы Интернет, позволяет  формировать более полную информационную базу о кадрах предприятия по всем аспектам. Привлечение полной базы данных о кадрах позволяет подбирать персонал в соответствии со спецификой предстоящих работ, исходя из объективных профессиональных и социально-психологических характеристик персонала.

Таблица 1

Влияние новых  информационных технологий на изменения  кадровой политики

Используемые  НИТ	Результаты влияния  НИТ на изменения отдельных аспектов кадровой политики
Задача: Подбор кадров
Интернет	Расширение возможностей нахождения искомого специалиста, в  том числе в других регионах или  странах. Следствие — совершенствование  трудовыхпро-цессов на соответствующем участке работы
Задача: Анализ резюме
Сканирование, аудио-технологии, Интернет	Совершенствование трудовых процессов в кадровой сфере, например, оперативность и оптимизация  технологии решения задачи
Задача: Собеседование
Интернет	Совершенствование трудовых процессов в кадровой сфере и  повышение профессиональных знаний, обучение
Задача: Отбор  претендентов на вакантные рабочие  места
Kомпьютерное тестирование, Интернет	Сокращение риска принять  на работу безответственного человека. Сведение к минимуму риска вхождения  в коллектив работника, не соответствующего при-нятым на предприятии корпоративным нормам и принципам. Следствие — сохранение устойчивого благоприятного климата в коллективе и стабильность всех трудовых процессов
Задача: Обучение и переобучение кадров
Интернет, системы мультимедиа	Индивидуализация процесса обучения. Дистанционное обучение и  возможность вовлекать в этот процесс различные социальные группы населения. Следствие — изменение  структуры занятости и политики обучения
Задачи: Аттестация и продвижение по служебной лестнице
Kомпьютерное тестирование, Интернет	Повышение объективности  по вопросам изменения социального  статуса работника. Следствие —  изменение трудовых процессов, структуры  занятости, политики обучения, политики оплаты труда, политики благосостояния
Задача: Составление  должностных инструкций
Автоматизация (программирование) процесса составления должностных  инструкций	Изменения трудовых процессов  за счет: 1) установления более  четкой регламентации труда каждого  конкретного работника; 2) экономии времени для  формирования должностных инструкций  путем использования готовых  семантических формулировок; 3) задания определенных  элементов дублирования в одноименных  блоках должностных инструкций  для некоторых смежных должностей  по горизонтали в целях организации  при особых условиях совмещения  должностей; 4) выявления, напротив, неоправданных  элементов дублирования в одноименных  блоках должностных инструкций  для отдельных смежных должностей  по горизонтали или подчиненных  должностей по вертикали. Это  позволяет решить проблему «эффекта  отсутствия». Его суть заключается  в том, что временное отсутствие  работника негативно сказывается  на работе подразделения по  причине разрыва производственных  или информационных связей. В  результате возможна  блокировка производственных или управленческих процессов. Чем быстрее это проявится, тем больше необходимости в данном работнике (или его рабочем месте). Если же в случае отсутствия работника ничего подобного не происходит, т.е. работа его «ждет», то должен ставиться вопрос о принципиальной необходимости существования такого рабочего места. Следствие — изменение  структуры занятости, политики оплаты труда
Задача: Анкетирование
Автоматизация (программирование) процесса обработки анкет	Объективная информация по отдельным аспектам управленческого, производственного, психологического, социального характера, которая  участвует в формировании кадровой политики предприятия. Следствие —  возможные изменения трудовых процессов, структуры занятости и политики благосостояния

 

Расширение возможностей внедрения НИТ в процессы управления кадрами призваны совершенствовать их в направлении оптимизации  затрат на персонал и повышения эффективности  управления предприятием в целом  за счет рационального использования  его кадрового потенциала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§3. Кадровая политика и нормирование труда.

 

Частью общего процесса планирования в организации является планирование потребности в персонале. Успешное кадровое планирование основано на информации, включающей в себя ряд оценок:

• сколько работников, какой квалификации, когда и где потребуется;
• каким образом можно привлечь нужных работников и сохранить или оптимизировать использование излишнего персонала;
• как лучше использовать персонал в соответствии со способностями и умениями работников и их внутренней мотивацией;
• каким образом обеспечить условия для развития персонала;
• каких затрат потребуют запланированные мероприятия.

Деятельность по нормированию труда в управлении персоналом преследует несколько целей:

1. Планирование производства и определение потребности персонала.
2. Расчет затрат на заработную плату.
3. Оценка изменения производительности труда.

Оценка персонала позволяет  изучить степень подготовленности работника к выполнению именно того вида деятельности, которым он занимается, а также выявить уровень его  потенциальных возможностей для  оценки перспектив роста.

Рассмотрим наиболее общие  автоматизированные задачи управления персоналом:

1. Планирование штатных расписаний с формированием должностных инструкций.
2. Учет персонала (персональные данные о сотрудниках).
3. Подбор новых сотрудников и перемещения.
4. Планирование и учет использования трудовых ресурсов.
5. Расчеты с персоналом (расчет выплат по оплате труда, пособия, контроль выплат, подотчетные лица).
6. Учет подотчетных сумм и депонентов.
7. Систему управления документами.
8. Персонализированный пенсионный и налоговый учет.

Должностной и численный  состав предприятия с указанием  фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. В нем  ведется список штатных единиц, детально определяются квалификационные требования, диапазон оплаты труда и должностные  инструкции по каждой штатной единице.

Спланированное штатное  расписание может загружаться в  текущее штатное расписание кадровой подсистемы. На основе этих данных можно  производить автоматизированный подбор персонала на штатную должность, анализировать соответствие сотрудника требованиям, предъявленным к закрепленным за штатной должностью работам, формировать  плановый табель с указанием структуры  планируемых работ.

Ведение данных по сотруднику осуществляется в форме кадровой карточки, которая содержит сведения о сотруднике:

• фамилию,
• имя,
• отчество,
• биографические данные,
• сведения о выполняемой в настоящее время работе и трудовом контракте,
• паспортные данные,
• страховой номер ПФР,
• семейное положение,
• данные воинского учета и т.п.

В базе данных подсистемы регистрируются приказы о приеме сотрудника, его  увольнении, перемещении, отпуске, начислении оплаты труда и др. Как правило, предусматривается возможность  выбрать и просмотреть существующие приказы по периодам или типу приказа, а также выбрать все приказы, относящиеся к конкретному сотруднику. Реестр приказов распечатывается в форме списка. Регистрация приказа сопровождается автоматическими изменениями в кадровой карточке сотрудника, журнале кадровых перемещений и штатном расписании.

В рамках подсистемы проводится анализ соответствия сотрудника функциям, закрепленным за данной штатной должностью. Формируется резерв на замещение  штатной единицы. Планируется закрепление  сотрудников за штатными единицами  в плановых штатных расписаниях. Планируется карьерный рост сотрудников. Определяются потребности в обучении сотрудников, формируются персональные планы обучения.

В подсистеме выполняются  следующие функции:

• ведение справочных сведений о претендентах на вакантные должности и рабочие места;
• ведение архива справочных сведений по уволенным сотрудникам (данные, аналогичные кадровым карточкам);
• оформление приказов и записок о приеме на работу, трудовых договоров по переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты;
• анализ исполнения должностных инструкций;
• распределение функций по должностям;
• хранение и обновление должностных инструкций и квалификационных требований;
• анализ соответствия квалификационных должностных требований и квалификаций сотрудников;
• формирование планов повышения квалификации сотрудников и карьерного роста;
• ведение журналов: принятых на работу, уволенных, претендентов на вакансии, вакансии должностных инструкций, должностей, должностных квалификационных требований, плана переподготовки кадров;
• подготовка аналитических записок о соответствии квалификации сотрудников занимаемым должностям;
• ведение списков сотрудников для назначения на комиссию по переаттестации;
• подготовка отчетов по превышению штатной численности;
• подготовка отчетов по причинам увольнений;
• формирование сведений о вакантных местах и др.