Характеристика затрат информационных систем

     Структурный признак классификации. Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют: информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

     Информационное обеспечение— совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

     Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы

     Математическое  и программное  обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

     К лингвистическому обеспечению  ИС относится естественные и искусственные языки, а также средства их лингвистической поддержки: словари лексики естественных языков, тезаурусы (специальные словари основных понятий языка, обозначаемых отдельными словами или словосочетаниями, с определенными семантическими отношениями между ними)  предметной области, переводные словари и др.

     Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

     Правовое  обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. 
 
 

4 Учет  стоимости владения ИС 

     Развитие  информационных технологий и рост их значения для обеспечения потребностей бизнеса объективно приводят к увеличению расходов на ИС. В настоящее время уровень затрат на информационные технологии предприятия приближается, а иногда и превышает уровень инвестиций в другие производственные процессы, вместе взятые, поэтому обеспечение оптимальной стоимости ведения бизнеса на основе информационных систем становится одной из основных задач поддержания требуемого уровня конкурентоспособности организации на рынке.

     Идентификация всех затрат, связанных с информационными системами, может потребовать кропотливой работы, но результаты бывают просто поразительными. Например, зачастую организации учитывают только прямые затраты на приобретение программного обеспечения, в то время как косвенные затраты, связанные с сопровождением и поддержкой (обновление и пр.), как правило, не учитываются. При этом есть данные, что на каждые сто долларов инвестиций в программное обеспечение приходится еще 20 долларов ежегодных затрат на сопровождение и 40 долларов на поддержку.

     В сложившихся условиях проблема оценки эффективности вложений в ИС становится чрезвычайно актуальной. Какой должна стать корпоративная информационная система (т.е. какова целевая архитектура)? Какие инвестиции требуются для ее создания и сопровождения? Как добиться (т.е. какая должна быть стратегия) разумного соотношения между размерами этих инвестиций и той выгодой, которая может быть получена от использования информационных систем? Эти и многие другие похожие вопросы (по крайней мере, время от времени) беспокоят руководство всех компаний.

     Зарубежный  опыт решения задач оценки эффективности  инвестиций в ИТ показывает, что  одним из наиболее широко распространенных методов является применение концепции оценки Совокупной Стоимости Владения ИТ (Total Cost of Ownership – ТСО).

     Концепция TCO была развита компанией Gartner в  середине1990-х годов путем интеграции существовавших моделей Gartner и разработок приобретенной компании Interpose. Под показателем ТСО понимается сумма прямых и косвенных затрат организации на эксплуатацию своих информационных систем.

     Здесь стоит особенно подчеркнуть наличие  фактора косвенных затрат.

     В отличие от ИТ-бюджетов, которые включают только прямые затраты, в показатель TCO включается и оценка затрат косвенных, связанных с недостатками в работе информационных систем, в том числе:

1) потери времени сотрудников на самообучение; 2) потери времени сотрудников на попытки решить проблемы с информационными системами самостоятельно, в обход службы технической поддержки; 3) потери времени сотрудников на помощь коллегам в решении вопросов поддержки информационных систем; 4) потери (реальные или возможные) предприятия от сбоев в работе ИТ-системы, когда системы становятся недоступными, что влияет непосредственно на конечных пользователей.

     ТСО является ключевым количественным показателем  эффективности процессов автоматизации  компании, так как позволяет оценить  совокупные затраты на информационные технологии (оборудование, инструментальные средства (ПО), процессы сопровождения информационных систем, а также действия конечных пользователей), анализировать их и соответственно управлять ИТ-затратами (бюджетом) для достижения наилучшей отдачи от ИС в организации. TCO представляет собой не просто отдельный интегральный показатель, но целую систему показателей, соответствующих различным статьям расходов.

     Результативность  предложенной методики привела к тому, что работы по управлению ТСО в настоящее время стали частью плановой работы отделов автоматизации большинства зарубежных компаний.

      Модель TCO для распределенных вычислений выделяет 5 категорий затрат, составляющих Совокупную Стоимость Владения, три из которых  относятся к прямым затратам, а две – к косвенным.

      Важный  аспект заключается в том, что  косвенные затраты являются отражением того, насколько эффективно осуществляется управление информационными системами. Чем более эффективно ИТ-служба обеспечивает управление ИТ-инфраструктурой и  системами, тем меньше косвенные затраты, связанные, например, с простоем систем или потерями времени конечных пользователей на решение проблем и получение помощи от своих коллег. Поэтому неразумная экономия на прямых затратах на ИТ может приводить в реальности только к лишним расходам для организации в целом. Некоторые данные показывают, что неэффективное и слишком агрессивное сокращение прямых расходов на ИТ приводит к потерям $4, связанных с неэффективностью работы конечных пользователей, на каждый $1 экономии прямых затрат.

     Прямые  затраты включают следующие три  категории:

1) затраты на аппаратное и программное обеспечение: покупка, амортизационные отчисления и траты на обновление оборудования, запасные части и расходные материалы, расходы на покупку и обновление программного обеспечения (серверные и клиентские ОС, офисные приложения, лицензии на базы данных и системы электронной почты и коллективной работы, программное обеспечение для управления ИТ-инфраструктурой и приложениями);

2) затраты на управление и поддержку (ИТ-операции): затраты на внутренний и внешний персонал, который обеспечивает техническую поддержку (Service Desk – техническая поддержка 1-го уровня, техническая поддержка 2-го и 3-го уровня для разрешения более сложных проблем), все вопросы, связанные с планированием и управлением инфраструктурой (серверами и настольными компьютерами, сетями, прикладными системами, системами хранения и т.д.);

3) административные расходы: затраты на внутренний и внешний персонал, который занимается административными и финансовыми вопросами, закупками, выполняет контрольные функции; обучение ИТ-персонала, обучение конечных пользователей.

     Косвенные затраты, связанные с распределенными  вычислениями, включают, как отмечено выше, следующие категории:

1) затраты, связанные с работой конечных пользователей (решение технических проблем своими силами, самостоятельное обучение и настройка систем, управление файлами и т.д.);

2) потери, связанные с недоступностью систем, когда пользователи не могут выполнять свои непосредственные служебные обязанности.

     Типичное  распределение затрат TCO по категориям для распределенных вычислений (на настольных ПК используется операционная система Windows XP и офисные приложения Microsoft) показано на рис. 5.1. При этом величина TCO составляет около $4750 на пользователя в год.

      
Рис. 5.1.  Типичное распределение TCO по категориям затрат  

     Важно обратить внимание, что TCO для распределенных вычислений существенным образом зависит  от того, насколько эффективно ИТ-служба управляет инфраструктурой. Для средней организации, использующей Windows 2000/XP, этот показатель может быть на 11% меньше, чем в организации, в которой не реализованы процессы управления. А в организации, которая эффективно управляет ИТ-инфраструктурой, TCO может быть меньше на 37%. От эффективности управления существенно зависит получение экономии прямых и косвенных затрат, связанных с переходом на более новые версии программного обеспечения.

     Сей факт еще раз доказывает, что сами информационные системы являются только одной составляющей и предпосылкой улучшения показателей деятельности компании, а получение реальных преимуществ зависит от способности организации эффективно их использовать.

     В то же время следует учитывать, что  эта роль TCO может меняться в зависимости от позиционирования миссии информационных систем в организации. Наибольший вес факторы, связанные с TCO, будут иметь в том случае, когда информационная система рассматривается просто как необходимая, но некритическая составляющая поддержки бизнеса (основной деятельности) организации, такая же как, например, бухгалтерия или хозяйственная служба. В этом плане развитие архитектуры информационных систем направлено прежде всего на сокращение TCO. В частности, одним из следствий наличия ИТ-архитектуры является стандартизация и сокращение типов используемых программно-аппаратных средств. Соответственно, величина TCO будет снижена за счет таких факторов как уменьшение административных расходов, увеличение скидок, связанных с объемами закупок, улучшение использования оборудования и программного обеспечения за счет концентрации квалифицированных кадров и повышения общей надежности систем. Кроме того, наличие стандартизованных конфигураций создает предпосылки для ускорения реализации реализуемых проектов.

5 Управление ИТ-активами и инвестициями

     Мы  уже отмечали, что капитальные  затраты на информационные стстемы могут составлять значительную часть общих капитальных затрат организации, а их абсолютные величины, даже в средних по масштабам бизнеса организациях, могут исчисляться миллионами долларов в год. Это определяет актуальность четкой организации как процессов управления существующими ИТ-активами, так и процессов управления закупками. Нужно отметить, что стандартные подходы и средства автоматизации учета материальных активов не решают всех необходимых задач из-за недостаточного учета специфики предмета, поэтому в данной области часто используются специализированные средства.

     Очевидно, что управление ИТ-активами (мы рассматриваем  здесь только аспекты управления жизненным циклом ИТ-активов, не включая мониторинг и управление работой систем и элементов в реальном времени) и инвестициями достаточно тесно связано как с существующей и целевой архитектурой информационных систем, так и с совокупной стоимостью владения ими.

     Закупки оборудования и услуг, реализация проектов являются частью общего процесса управления инвестициями в информационные технологии, который предполагает соответствующее  планирование, оперативное исполнение и последующую оценку эффективности. Для оценки качества этого процесса также нашла применение CMM-подобная модель зрелости. В частности, такая модель была рекомендована Финансово-контрольным управлением США (GAO) для использования во всех правительственных агентствах, а аналогичный подход предложен Giga Group. Основными элементами этой модели являются этапы выбора, контроля и оценки, как показано на рис. 5.3

 
Рис. 5.3.  Основные этапы процесса управления инвестициями в ИТ

     Целью модели является предоставление организациям систематизированного метода, позволяющего сократить возможные риски и  добиться максимально возможного показателя возврата от инвестиций в ИТ. Следует, однако, отметить, что такие модели сами по себе описывают только "целевые характеристики" процессов управления инвестициями в ИТ, но не конкретные пути и методы их осуществления. Таким образом, конкретная реализация при интерпретации модели зрелости должна применяться в контексте особенностей данной организации. 
 
 

6 Оценка  эффективности внедрения информационной  системы