Формальные коммуникации в организации: цели и возможности формализации делового общения

      -неформальные коммуникации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.2 Коммуникативные  процессы 

    Информационный  обмен происходит в так называемых  коммуникативных сетях — это сложно  соединенная  и  переплетенная  система коммуникативных информационных  потоков,  циркулирующих  по  всем  элементам организации органа и обеспечивающая ее деятельность. 

Исходя  из этого, можно выделить основные элементы коммуникационного процесса: отправитель, сообщение, канал и получатель.

 Отправитель – лицо, генерирующее идею  либо  собирающее  информацию  и передающее ее.

 Сообщение – информация, закодированная в виде символов.

 Канал – средства передачи информации.

 Получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация.

      Коммуникации можно классифицировать  по  типу  объектов  и  по  степени формализации. [5] 

      Коммуникативный процесс  включает следующие этапы:

      1. Формулирование идеи или выбор  информации для передачи.  Отправитель должен хорошо оценить значимость  идеи  (информации)  и  продумать  суть  ее изложения.

      2. Кодирование и выбор канала  передачи информации. Чтобы передать  идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью символов и выбирает  канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не  должен быть ограничен единственным  каналом  –  необходимо  использовать  сочетание разных каналов.

      3.  Передача  информации   –   непосредственно   передача   конкретной информации.

      4. Декодирование  (расшифровка) –  на этом этапе осуществляется  перевод информации отправителя в информацию получателя. При наличии  обратной  связи отправитель и получатель меняются местами. [4]

Способами коммуникации являются:

      -разговорный (устный, вербальный);

      -письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления);

      -невербальный   (тон    речи,    пауза,    акцентирование    внимания, телодвижения)

         Обмен  информацией  возможен  не  только  посредством   речи,   но   и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности  составляют средства невербальной коммуникации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Виды коммуникаций

2.1Формальные и неформальные коммуникации. 

    Формальная коммуникация в достаточной степени формализована, обезличена, передается по определенным стандартам и правилам. В условиях функционирования организации все работники обязаны придерживаться данных правил и норм в общении, т.е. пользоваться формальными коммуникациями. Таким образом, можно сказать, что информация циркулирует в организации по каналам официального сообщения.

    Формализация  отношений связана с созданием  стандартных образцов поведения  для индивидов. Важнейший ее признак  – договорное, документальное закрепление  правил и норм в некой единой системе.

    Формализация – важнейшее средство преодоления организационной сложности. Она связана с сужением диапазона выбора поведения и ограничением субъективной воли участников. Пределы формализации порождаются системой неформальных связей, которые возникают в ходе общения и взаимодействия сотрудников. [2]

    При формальных коммуникациях непосредственной формой общего взаимодействия с коллегами и партнерами в организации являются корректность, вежливость, в том числе в условиях нестандартных ситуаций. Проявление компетентности, тактичности, сдержанности и доброжелательности - основа внутренних и внешних коммуникаций и достижения взаимных договоренностей, целей организации.

    Неформальные  коммуникации получили воплощение в форме распространения слухов, сплетен и т.п. При этом следует иметь в виду, что по каналам слухов информация циркулирует быстрее, чем по каналам официального сообщения.

    Слухи могут оказывать как негативное, так и позитивное воздействие  на людей, работающих в организации, поэтому следует не только определенным образом оценивать слухи, но и стремиться сузить возможный диапазон их отрицательного влияния на людей и в то же время уметь использовать положительное воздействие. Например, в распространяемых среди работников организации слухах могут содержаться сведения о намерениях тех или иных сослуживцев предложить новые идеи о возможной реорганизации определенных подразделений и отделов, о намерениях того или иного работника претендовать на определенную должность и т.п. Такие слухи довольно часто несут в себе правдивую информацию.

      Получая ее своевременно через  доверенных людей, работающих  с работниками всех уровней  управления, руководитель получает  возможность заранее подготовиться  к грядущим событиям и определенным  образом подтолкнуть их развитие  или блокировать их в случае  негативной направленности планируемых  действий. [3] 

    Важно заметить, что какой бы из каналов коммуникационного взаимодействия ни использовался в организации, следует во всех случаях стремиться к установлению обратной связи. Поскольку коммуникация - это не просто поток информации, но и обмен сообщениями между руководителями и подчиненными, между сослуживцами или отделами (подразделениями) соответствующей организации, важно добиваться не только оперативного перемещения сообщений по каналам коммуникаций, но и правильности понимания и интерпретации принимающей стороной сущности, содержания и смысла воспринимаемого сообщения. Только такая обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией, а, следовательно, и совершенствованию управленческой деятельности.

    Руководитель организации должен уметь не только четко выражать свои мысли и распоряжения, но и внимательно слушать собеседника, ибо без этого невозможно повысить эффективность коммуникационного взаимодействия как специфического обмена информацией. Кроме того в организации следует создать систему обратной связи, чтобы предпринимать управленческие воздействия на регулирование информационного обмена, на механизмы формирования общественного мнения и сбора возможных предложений, печатать материалы информационного характера для использования внутри организации и за ее пределами, научиться применять достижения современных информационных технологий в организации и практике управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.  Формализация делового общения в организации

1. Деловое общение, его сущность и цели

 

    Общение представляет собой сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятия и понимания человеком друг друга. 

    Деловое общение - процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями их совместной деятельности. 

    Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научно-коммерческой и т.д.), т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения. От качества делового общения зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом. [4] 

    В процессе делового общения его участники  обмениваются информацией, которая  передается в форме управленческих решений, замыслов, идей, отчетов, докладов, сообщений и т.д.  

    Язык  делового общения – это сложный  многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами. Соответственно в отношении речевого поведения четко установлено, что обмен сведениями между сотрудниками носит неличный характер и подчинен совместному решению служебной задачи.

    Таким образом, в деловой сфере формализация общения есть социальная и производственная необходимость. Можно сказать, что формализация превращает процесс делового общения в отлаженный механизм.  

         Существуют различные средства  и способы повышения уровня  этичности делового общения. К  ним относятся: 

• разработка  этических нормативов на предприятии;
• создание комитетов и комиссий по этике;
• проведение социально-этических ревизий;
• обучение этическому поведению.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.2 Формализация, формальное общение в организации

Хорошее знание и выполнение норм и правил делового этикета, протокола и этики являются одной из важных составляющих в формальном деловом общении.

    Формализация  – это важнейшее средство преодоления организационной сложности. Она связана с сужением диапазона выбора средств и методов общения, и ограничением субъективной воли участников. Пределы формализации порождаются системой неформальных связей, которые возникают в ходе общения и взаимодействия сотрудников. [6] 

Целями формализации делового общения можно назвать  следующие аспекты: 

- упрощение схемы передачи информации путем использования общепринятых шаблонов;

- экономия затрат времени, использование его на другие цели;

- отсутствие необходимости проявления работником своих индивидуальных качеств;

- нормативная закрепленность и общепризнанность данных норм делового общения позволяет обмениваться информацией представителям различных профессий, разных сфер деятельности и разных организационных структур. [6] 

    Формализация  подразумевает под собой официальное  закрепление норм и правил делового общения. Она предполагает коммуникацию людей в группах, членство и взаимоотношения в которых, носят преимущественно формальный характер, то есть определяются формальными предписаниями, договоренностями и определенными правилами. Это обусловлено, прежде всего, тем, что данные элементы социальной структуры общества созданы для удовлетворения общественных потребностей. Ведущей сферой активности и основным психологическим механизмом объединения индивидов в рамках организационных и институциональных, малых групп является совместная деятельность.

    Деловое общение происходит вне прямой связи с потребностями и желаниями людей, объединившихся именно в рамках данной конкретной группы, организации. Необходимость поддержания отлаженной субординации имеет, правда, и негативные последствия. Многие работники отмечают, что отношения в организации становятся излишне формальными и сухими. Люди работают долгое время, общаясь только на деловой основе и практически не зная друг друга лично. Кроме того, в процессе выполнения рабочих заданий формализация не предполагает возможности проявить человеку свою индивидуальность. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

    Подводя итог всего вышеизложенного и  основываясь на информации из литературных источников, можно сказать, что формализация делового общения в организации, безусловно, играет очень важную роль и является необходимой.

В ходе выполнения курсовой работы были проведены  исследования в области формализации делового общения и решены следующие  задачи: