Деловые переговоры: сущность и методы осуществления

Подготовка к  переговорам предполагает не только усвоение предмета переговоров, но и  достаточное изучение проблет мы, связанной с предметом контакта.

В современных  условиях развития средств связи многие деловые вопросы можно решить оперативно без личных встреч Обычно такие средства наиболее приемлемы, если партнеры знакомы и между ними уже установлены деловые отношения, которые помогают найти взаимопонимание.

В решении принципиальных вопросов и согласовании условий  контракта личные встречи играют исключительную роль.

Переговоры с  представителями фирм можно условно  подразделить на две группы:

получение информации по предложению или запросу без  подписания контракта;

согласование  и подписание контракта.

В том и другом случае к переговорам необходимо тщательно готовиться, имея в виду выяснение отдельных проблем,-возможные вопросы и ответы контрагента. В зависимости от вопросов переговоров, а также с учетом положения прибывающих на переговоры представителей фирмы, проведение переговоров может быть поручено оперативному работнику, руководству фирмы.

Уровень лиц, участвующих в переговорах, и их компетентность являются решающим фактором при обсуждении принципиальных вопросов. Поэтому до начала переговоров полезно выяснить организационную структуру фирмы, положение и компетентность прибывающих на переговоры представителей. Иными словами, необходимо иметь разработанную модель переговоров:

четко представлять себе предмет переговоров и обсужда- . емую проблему. Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему; - .

обязательно составить  примерную программу, сценарий хода переговоров. В зависимости от трудности  переговоров может ; быть несколько проектов;

325

наметить моменты  своей неуступчивости, а также  проблемы, где можно уступить, если неожиданно возникает тупик в  переговорах;

определить для  себя верхний и нижний уровень  компромиссов по вопросам, которые, на Ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.

Реализация данной модели возможна в том случае, если в процессе подготовки переговоров  будут изучены следующие вопросы:

1) цель переговоров;

2) партнер по  переговорам;

3) предмет переговоров;

4) ситуация и  условия переговоров;

5) присутствующие  на переговорах;

5) организация  переговоров.

Проведение переговоров. В практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы:

Вариационный  метод Метод интеграции Метод  уравновешивания Компромиссный  метод

Вариационный  метод. При подготовке к сложным  переговорам (например, если уже заранее  можно предвидеть негативную реакцию  противной стороны) выясните следующие  вопросы:

в чем заключается  идеальное (независимо от условий реализации) решение поставленной проблемы в  комплексе?

от каких аспектов идеального решения (с учетом всей проблемы в комплексе, партнера и его предположительной  реакции) можно отказаться?

в чем следует  видеть оптимальное (высокая степень  вероятности реализации) решение  проблемы при дифференцированном подходе  к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам?

какие аргументы  необходимы для того, чтобы должным  образом отреагировать на ожидаемое  предположение партнера, обусловленное  несовпадением интересов и их односторон-

326

ним осуществлением (сужение или соответственно расширение предложения при обеспечении  взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, юридического характера и т.д.)?

какое вынужденное  решение можно принять на переговорах  на ограниченный срок?

какие экстремальные  предложения партнера следует обязательно  отклонить и с помощью каких аргументов?

Такие рассуждения  выходят за рамки чисто альтернативно-^ го рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности, творчества и реалистичных оценок.

Метод интеграции. Предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития кооперации. Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в деталях; пользоваться им следует в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал необходимость  интеграции, не упускайте, однако, из виду его законные интересы. Поэтому избегайте  нравоучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не связанных  с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, изложите партнеру свою позицию  и подчеркните, каких действий в  рамках совместной ответственности  за результаты переговоров Вы от него ожидаете.

Несмотря на несовпадение Ваших ведомственных  интересов с интересами партнера, особо отметьте необходимость и  отправные точки решения обсу

ждаемой на переговорах  проблемы."

Попытайтесь выявить  в сфере интересов общие для  всех аспекты и возможности получения  взаимной выгоды и доведите все это  до сознания партнера.

Не предавайтесь иллюзиям и не считайте, что можно  прийти к согласию по каждому пункту переговоров; если бы так было на самом  деле, то переговоры вообще были бы не нужны: можно было бы сразу переходить к заключению соглашений.

Метод уравновешивания. При использовании этого метода учитывайте приведенные ниже рекомендации.

327

Какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы  побудить партнера принять Ваше предложение?

Вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами.

Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых  от партнера аргументов "за" и  доведите до сознания собеседника связанные  с этим преимущества.

Обдумайте также  возможные контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации.

Бессмысленно  пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет от Вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д.

Прежде чем  перейти к этому, выясните, что  послужило причиной такого поведения  партнера (не совсем правильное понимание  Ваших высказываний, недостаточная  компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

Компромиссный метод. Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов  партнера следует добиваться соглашения поэтапно.

При компромиссном  решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся  попытки договориться между собой  с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые  предложения).

Чтобы приблизиться к позиции партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия  компромиссного решения для осуществления  собственных интересов (прогноз  степени риска) и критически оценить  допустимые пределы уступки.

Может случиться, что предложенное компромиссное  решение превышает Вашу компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером Вы можете пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя).

Трудно быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемым для обеих сторон (например, в отличие от полного

328

отказа одного из партнеров от своих требований или так называемого "гнилого" компромисса); партнеры по инерции будут  упорствовать в своем мнении. Здесь  необходимы терпение, соответствующая  мотивация и умение "поколебать" партнера с помощью новых аргументов и способов рассмотрения проблемы при  использовании всех вытекающих из переговоров  возможностей.

Соглашение на основе компромиссов заключается в  тех случаях, когда необходимо достичь  общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для партнеров  неблагоприятные последствия.

Приведенные методы ведения переговоров носят общий  характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение.

1. Встреча и  вхождение в контакт. Даже если  к Вам приехала не делегация,  а всего один партнер, его  необходимо встретить на вокзале  или в аэропорту и проводить  в гостиницу. В зависимости  от уровня руководителя прибывающей  делегации ее может встречать  либо сам глава нашей делегации,  либо кто-то из участников намечающихся  переговоров.

Стадия приветствия  и вхождения в контакт - начало прямого, личного делового контакта. Это общая, но важная стадия переговоров.

Процедура приветствия  занимает очень короткое время. Самая  распространенная в европейских  странах форма приветствия - рукопожатие, при этом первым руку подает хозяин.

Разговор, предваряющий начало переговоров, должен носить характер необременительной беседы. На данном этапе происходит обмен визитными  карточками, которые вручаются не во время приветствия, а за столом переговоров.

2. Привлечение  внимания участников переговоров  (начало деловой части переговоров). Когда Ваш партнер уверен, что  наша информация будет ему  полезна, он станет с удовольствием  Вас слушать. Поэтому Вы должны  побудить у оппонента заинтересованность.

3. Передача информации. Это действие состоит в том,  чтобы на основе вызванного  интереса убедить партнера по  переговорам в том, что он  поступит мудро, согласившись  с нашими

329

идеями и предложениями, так как их реализация принесет ощутимую выгоду ему и его организации.

4. Детальное  обоснование предложений (аргументация). Партнёр может интересоваться  нашими идеями и предложениями,  он может понять и их целесообразность, но он все еще ведет себя  осторожно и не видит возможности  применения наших идей и предложений  в своей организации. Вызвав  интерес и убедив оппонента  в целесообразности задуманного  предприятия, мы должны выяснить  и разграничить его желания.  Поэтому следующий шаг в процедуре  проведения деловых переговоров  состоит в том, чтобы выявить  интересы и устранить сомнения (нейтрализация, опровержение замечаний).

Заключает деловую  часть переговоров преобразование интересов партнера в окончательное  решение (решение принимается на основе компромисса).

Завершение переговоров. Каждая сторона на переговорах должна согласиться с принимаемым решением и быть заинтересованной, чтобы и  другая сделала это. В ходе переговоров  вырабатывается общее решение. Если вы не согласны с тем, что предлагает другая сторона, и не можете достичь  согласия относительно других возможных  вариантов, вы имеете право не принимать  предложения, поскольку переговоры предполагают добровольное согласие с  решением обеих сторон. Если вы против вашей воли, под давлением вынуждены  согласиться - это не переговоры. Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно также, основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.

При негативном исходе переговоров необходимо сохранить  субъективный контакт с партнером  по переговорам. В данном

330

случае акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем. Т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.