Деловое общение и его особенности

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

по дисциплине:  Основы научных исследований

 

ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ И ЕГО ОСОБЕННОСТИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Челябинск 2013

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..………3

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ ………………….....5

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

2.1.Виды делового общения……………………………………………………………..6

2.2. Формы  деловой коммуникации……………………………………………………..8

2.3. Барьер в общении…………………………………………………………………...12

2.4. Имидж делового человека………………………………………………………….14

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………..15

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………………………..16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Деловое общение это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Сегодня не редко ещё многие люди в нашем обществе не придают должного значения коммуникативной стороне  общения. Необходимо вызвать интерес к методам, приёмам и средствам, позволяющим повысить эффективность общения, сделать из окружающих более интересных, влиятельных, авторитетных и ценимых людей. С общением мы сталкиваемся повседневно, деловое общение так же занимает особое место в жизни современного человека. Актуальность темы заключается в том, что общение сегодня – один из надёжных инструментов совместного поиска оптимального решения разнообразных экономических и социальных задач. Деловое общение занимает значительное место в жизни многих людей. Ведь постоянно приходится обсуждать вопросы, связанные с организацией производства, с жизнью трудового коллектива, выполнением должностных и служебных обязанностей. Заключения различного рода сделок, договоров, принятием решений, оформлением документов и т.д. умелое деловое общение во многом определяет успех деятельности человека любой профессии. Общение с людьми – это наука и искусство. Здесь важны и природные способности, и образование. Именно поэтому тот, кто хочет достичь успеха во взаимодействии с другими людьми, должен учиться этому. Деловое общение следует рассматривать как процесс установления и поддержания связей между представителями различных взаимозаинтересованных сторон. Любые виды делового общения предполагают довольно полное общение с партнёрами, многочисленными организациями и т.п. Успешность каждого из нас зависит от искусства делового общения, правильного выбора стратегии и тактики. Техника делового общения, умение правильно общаться, знание правил деловой этики и этикета – это только часть важных навыков и знаний. Эффективная межличностная коммуникация очень важна и для успеха в управлении, так как, во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей, во-вторых, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов.

Объектом в данной работе является деловое общение.

Предмет в данной работе это особенности делового общения.

Цель работы: охарактеризовать особенности делового общения.

Поставленные задачи:

• раскрыть понятие делового общения;
• раскрыть особенности делового общения;
• определить виды делового общения;
• выявить формы делового общения;

Реферат состоит: из вводной части, оглавления, двух глав и списка используемой литературы (15 источников)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Деловое общение – это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определённого результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определённой поставленной цели. В деловом общении человек ставит задачу убедить партнерапринять конкретные предложения, побудить партнера предпринятьконкретные действия, дать необходимую информацию, побудитьсобеседника учесть в своих действиях его интересы и т. д.

Деловое общение – необходимая часть человеческой жизни, важнейший вид отношений между людьми. Регулятором этих отношенийявляются этические нормы, в которых выражаются представлениячеловека о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности и неправильности поступков людей. В процессе деловогообщения каждый сознательно или стихийно опирается на эти представления.

Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает наоснове и по поводу определенного вида деятельности, связанной спроизводством какого-либо продукта или делового эффекта. При этомстороны общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты поведения людей.

Чтобы общение как взаимодействие проходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов:

- установка  контакта ( знакомство );

- ориентировка  в ситуации общения, осмысление  происходящего, выдержка паузы;

-  обсуждение интересующей проблемы;

- решение  проблемы;

- завершение  контакта;

Служебные контакты должны стоится на партнёрских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела.

 

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

 

2.1 Виды делового общения

По способам обмена информацией. Различают устное и письменное деловое общение. Устное общение – это монолог и диалог. К монологам относят приветственную речь, торговую презентацию, рекламу, доклад на конференции, совещании, заседании и другие информационные монологи.Диалоги подразумевают участие нескольких участников. Это может быть деловой разговор – небольшой контакт на какую-то определённую тему, обычно одну. Деловая беседа – развернутое обсуждение какого-то вопроса, как правило, сопровождаемая принятием конкретного решения. Деловые переговоры – обсуждение с целью принятия решения по обсуждаемому вопросу. Дискуссия, совещание, интервью, телефонный разговор, пресс-конференция.Письменное деловое общение – это протокол, отчет, справка, деловое письмо, приказ, инструкция, распоряжение, заявление, договор и другие официальные документы.

По средствам общения

• Прямое– предполагает личные контакты;
• Косвенное – общение через посредников;
• Непосредственное– с помощью голоса, жестов, интонации;
• Опосредованное– с использованием специальных средств – диктофона, видеокамеры, компьютера и так далее;

По содержанию

• Материальное– обмен продуктами деятельности и предметами.
• Когнитивное– обмен информацией, знаниями.
• Деятельностное– обмен навыками, умениями, операциям.
• Мотивационное– обмен побуждениями, мотивами, целями, потребностями.

Деловое общение можно разделить на виды еще по очень многим принципам и показателям. К примеру, корпоративное общение предполагает глубокий процесс взаимодействия, в ходе которого вырабатывается общая корпоративная культура. В свою очередь, корпоративное общение можно разделить на вербальное и невербальное. Вербальное (от лат.Verbalis– словесный) осуществляется при помощи слов, невербальное – с помощью жестов, взглядов, мимики.

В каждом виде делового общения одной из главных составляющих является культура речи – устной и письменной. Показателями культуры речи в любой стране и в любой сфере делового общения являются:

• богатый словарный запас, чем он шире, тем образнее речь, тем легче воспринимается собеседниками;
• культурный словарный состав – категорически неприемлемы в деловой речи жаргоны и нецензурная брань;
• грамматика, принятая в данный момент в культуре народа;
• изящная стилистика – отсутствие слов-наполнителей, правильное построение предложения.

У каждого вида делового общения есть свои особенности, хотя все они подчинены одной цели – решение какой-то производственной или корпоративной задачи. Любая форма общения в деловой сфере подразумевает предварительную подготовку и уважение собеседников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Формы деловой коммуникации

Формы деловой коммуникации включают в себя семь составляющих: правила убеждения, деловая беседа по телефону, дискуссия, деловые переговоры, деловые совещания, торги, презентация. Рассмотрим каждую форму в отдельности.

Правила убеждения. Для создания благожелательной атмосферы общения важно, чтобы все сказанное звучало убедительно. Наибольшей убедительности говорящий достигает, если соблюдает ряд правил.

1.Очередность приводимых аргументов влияет на их убедительность. Наиболее убедителен следующий порядок аргументов: сильные – средние – один самый сильный.

2. Для получения положительного решения по очень важному для вас вопросу поставьте его на третье место, предпослав ему два коротких, простых для собеседника, по которым он без затруднения скажет вам «да».

3.Не загоняйте собеседника в угол. Дайте ему возможность «сохранить лицо». Часто собеседник не соглашается с нами только потому, что согласие как-то ассоциируется в его сознании с потерей своего достоинства. Предложите такое решение, которое дает собеседнику возможность с честью выйти из затруднительного положения – это поможет ему принять вашу точку зрения.

4.Убедительность аргументов в значительной степени зависит от имиджа и статуса убеждающего. Одно дело, когда говорит человек авторитетный, уважаемый, другое – когда незначительный, не принимаемый всерьез. Высокое должностное или социальное положение, выдающиеся успехи в какой-то области, образованность, признание окружающих, высокие личные качества поднимают статус и имидж человека, а вместе с ними – и вес его аргументов.

5.Не загоняйте в угол себя, не понижайте свой статус. Неуверенное поведение принижает человека и ассоциируется с его низким статусом. Следует избегать извинений (без должных к этому причин), проявления признаков неуверенности.

6. Не принижайте статус и имидж собеседника. Любое проявление неуважения, пренебрежения к собеседнику – это покушение на его статус и вызывает негативную реакцию. Указание на ошибку собеседника или его неправоту отрицательно влияет на имидж критикуемого. Посетитель чувствует себя менее значимым, если его кресло стоит далеко от стола хозяина кабинета.

7.К аргументам приятного нам собеседника мы относимся снисходительно, а к аргументам неприятного – критически. Приятное впечатление, как известно, создается многими обстоятельствами: уважительным отношением, умением выслушать, грамотной речью, приятными манерами, внешним видом, т.д.

8. Желая переубедить собеседника, начинайте не с разделяющих вас моментов, а с того, в чем вы согласны с ним.

9.Будьте хорошим слушателем.

10. Избегайте конфликтогенов.Конфликтогены – это слова или действия (бездействие), могущие привести к конфликту: грубость, угрозы, насмешки, безапелляционность и т.п. Обычно они не остаются незамеченными, и разговор превращается в препирательство.

11. Проверяйте, правильно ли вы понимаете друг друга?

12. Следите за мимикой, жестами и позами – своими и собеседника. Знающий язык жестов и поз «читает» собеседника, получая дополнительную информацию.

Деловая беседа по телефону.Телефон – самый быстрый способ связи в современной жизни. Он позволяет решить многие деловые проблемы, установить контакты без непосредственной встречи. Однако телефон может стать и настоящим бедствием, если не уметь им пользоваться, пренебрегать правилами делового общения. Из всех видов переговоров самыми сложными являются переговоры по телефону. Специфика телефонного общения определяется прежде всего фактором дистантности общения. Собеседники не видят друг друга, поэтому из всех паралингвистических факторов в телефонном общении остается только интонация. Основное перераспределение информативной нагрузки происходит между вербальным уровнем и интонационным. Таким образом, интонация делового телефонного разговора значима не менее, чем содержание речи. Особенно значим интонационный рисунок начала и конца общения. Начало и конец беседы закрепляют весь спектр положительных эмоций: оптимизм, уверенность в своих позициях, доброжелательность и уважение к собеседнику. Психологи утверждают, что если есть расхождения между содержанием речи и тоном сообщения, то люди будут больше доверять тону, чем содержанию.

Дискуссия.Каждый деловой человек, каким бы родом деятельности он ни занимался, должен уметь компетентно и эффективно обсуждать жизненно важные проблемы, доказывать и убеждать, аргументировано отстаивать свою точку зрения и опровергать мнение оппонента.Спор как вид деловой коммуникации широко применяется при обсуждении разногласий, в ситуации отсутствия единого мнения по обсуждаемому вопросу. Спор – наука  убеждать. Убеждение – это метод воздействия на сознание личности через обращение к ее собственному критическому суждению. Результат убеждения считается успешным тогда, когда партнер в состоянии самостоятельно обосновать принятое решение, оценить положительные и отрицательные его стороны, а также возможности и последствия других вариантов и решений.

Деловые переговоры. Переговоры – специфический вид деловой коммуникации, имеющий свои правила и закономерности, использующий разнообразные пути к достижению соглашения, совместный анализ проблем. Цель переговоров – найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы проявления конфликта.Мастерство ведения переговоров в бизнесе очень необходимо. А сам процесс переговоров сопровождает деятельность бизнес-структур практически ежедневно.Переговоры могут быть официальными – с протоколом, строгой процедурой, соблюдением специальных ритуалов – и неофициальными, похожими на непринужденную беседу, не предполагающими по окончании подписания тех ли иных официальных бумаг.Кроме того, переговоры могут быть внешними (с деловыми партнерами и клиентами) и внутренними (между сотрудниками).  Наконец, переговоры, имеющие одинаковое содержание, могут очень отличаться по своим психологическим целям.

Деловые совещания. Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чье компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.Типы совещаний: совещания по планированию; совещания по мотивации труда; совещания по внутрифирменной организации; совещания по контролю за деятельностью работников; совещания, специфические для фирмы.

Торги.  Торги – это способ продажи и закупки товаров, размещения заказов на подрядные работы путем привлечения предложений от нескольких поставщиков и подрядчиков и выбора наилучшего из них.В результате торгов заключается юридическая сделка с тем деловым партнером, который предложил наиболее выгодные условия.Торги различаются по составу участников, по видам принимаемых обязательств, по финансовым условиям.