Совершенствование запасов на предприятии

- отсутствие автоматизированной  системы управления запасами.

 

3 Совершенствование системы управления запасами на ООО «БиолитСтройГрупп»

 

3.1 Использование информационных технологий для повышения эффективности функционирования системы управления запасами

 

 

Для анализа проведенных  операций на ООО «БиолитСтройГрупп» используется набор стандартных бухгалтерских отчетов отраженных в «1С:Бухгалтерии 7.7».

Анализ осуществляется самым распространенным путем –  импортом данных из «1С:Бухгалтерии 7.7» в Excel и добавлении в электронные таблицы нужных формул. Один из вариантов повышения уровня автоматизации анализа товарных запасов – установка в Excel пакета «анализ». Данный пакет позволяет осуществлять корреляционный, факторный, дисперсионный анализ. Наличие пакета позволило бы проведение анализа: выручки от реализации товаров и рентабельность реализованных товаров, уровня реализованных надбавок и полученного вознаграждения, уровня издержек обращения [4, с. 201].

Отчет АВС-анализ ТМЦ  позволяет анализировать уровни рентабельности различных видов  товаров. Суть анализа – в разбиении товаров на 3 группы в соответствии со степенью их важности по удельному весу прибыли в сумме всей прибыли от реализации. Отчет позволяет выбрать товары, приносящие не менее заданного процента прибыли, и расположить их в порядке возрастания и убывания.

В ООО «БиолитСтройГрупп» отсутствует специальная программа для анализа хозяйственной деятельности. Только после составления годового бухгалтерского баланса рассчитываются основные коэффициенты финансового положения организации, которые приводятся в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу.

Для проведения анализа  хозяйственной деятельности организации  максимально подходит программа Microsoft Excel для Windows. Программа позволяет вычислить суммы по столбцам и строкам таблиц, подсчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию. С ее помощью ведут разнообразные списки, каталоги и таблицы, составляют финансовые и статистические отчеты.

Для проведения анализа  очень удобны сводные таблицы. При  создании сводной таблицы в нее  включаются все нужные поля из исходного списка или таблицы. Сводная таблица создается на основе данных из отдельного списка или базы данных Microsoft Excel, файла базы данных, созданного внешним приложением, нескольких объединенных таблиц, другой сводной таблицы какой-нибудь книги. Сводные данные в таблице вычисляются на основе выбранной функции. Для проведения анализа по стандартным методикам данные отчетности организации вносятся вручную в электронную таблицу по заранее настроенным формам.

ООО «БиолитСтройГрупп» располагает лишь учетной программой, в роли которой выступает система «1С Предприятие». К сожалению, она не имеет встроенных инструментов для автоматизации системы управления запасами. Таким образом, товароведу приходится изобретать собственные системы управления запасами, которые, как правило, являются неэффективными.

С целью совершенствования  системы управления запасами для ООО «БиолитСтройГрупп» предлагается использовать новую, полностью автоматизированную среду – программу «Логистик Эксперт». Внедрение программы «Логистик Эксперт» позволяет существенно упростить логистику запасов за счет наглядного представления ассортиментной матрицы, совмещенной с данными о заказах, продажах и сделанных перемещениях. Для принятия решения о перемещении товаров менеджеру необходимы отчеты о продажах, о сделанных заказах и об остатках. В программе 1С - это разные таблицы, не совпадающие по набору позиций и складов. Использовать их крайне неудобно, так как приходится выбирать данные по каждой номенклатуре из трех источников.

Складская программа «Логистик Эксперт» представляет всю необходимую информацию в одном сводном отчете. При этом разные виды входных данных представляются в разных столбцах и визуально отделены друг от друга так, что менеджер не сможет перепутать, к примеру, данные об остатках с информацией о продажах.

Для оценки эффективности  необходимо рассчитать капитальные  затраты, эксплуатационные затраты, определить прирост прибыли (экономию) и рассчитать эффективность.

Расчет капитальных  затрат. В капитальные затраты по внедрению программного продукта входят следующие статьи затрат:

Расчет затрат на приобретение программного продукта. Для оценки эффективности внедрения информационной системы необходимо определить подразделения и количество пользователей данной системы. Отобразим ключевые подразделения и количество пользователей ниже (таблица 3.1).

 

Таблица 3.1 – Количество необходимых пользователей «Логистик Эксперт» на предприятии

Структурные подразделения	Количество рабочих  мест
Дирекция предприятия	2 пользователя
Отдел закупок	2 пользователя
Отдел маркетинга	1 пользователь
Бухгалтерия	2 пользователя
ИТОГО:	7 пользователей

Примечание – Источник: собственная  разработка.

 

Из представленных данных видно, что на предприятии необходимо автоматизировать 7 рабочих мест. Исходя из этого, необходимо закупить 7 программ «Логистик Эксперт» для каждого компьютера стоимостью 5,5 млн. руб. каждый экземпляр.

Затраты на закупку 7 комплексов составят = 5,5 × 7 = 38,5 млн. руб.

Закупка компьютеров  производиться не будет, т.к. на предприятии (в ключевых отделах) компьютеры установлены. Однако будет произведена закупка одного сервера с установленным клиент–сервером программы «Логистик Эксперт» для обеспечения работы программного продукта. Стоимость сервера составляет 10,8 млн. руб.

Теперь рассмотрим основные статьи затрат по внедрению программного продукта.

Расчет затрат на установку и настройку программного продукта. Для расчета по настройке сети для работы системы и настройки системы «Логистик Эксперт» для 7 пользователей использовались следующие данные: 1 час работы наладчика составляет 40 тыс. руб., в среднем на настройку системы на одном компьютере необходимо 3 часа.

Исходя из этого на настройку системы необходимо = 40000 × (3×7) = 840 тыс. руб. На установку сервера и наладку сервера необходимо затратить 4 часа времени. Оплата одного часа работы на установку и настройку сервера 60 тыс. руб. Исходя из этого затраты составят = 60000 × 4 = 240 тыс. руб.

Расчет затрат на обучение работников. На обучение работе с системой необходимо провести курсы. Оплата за 1 час курсов составляет 55 тыс. руб. Одновременно могут обучаться 7 чел. Всего необходимо обучить 7 работников. Продолжительность курсов составляет 25 часов. В итоге = 55000 × 1 × 25 = 1375 тыс. руб.

Расчет затрат на установку и наладку сети. В нашем случае сеть между компьютерами уже установлена и функционирует.

Исходя из произведенных  расчетов в таблице 3.1 представим итоговые данные по расчету единовременных (капитальных) затрат на внедрение программного продукта «Логистик Эксперт» в течение 2012 года.

 

 

Таблица 3.2 – Итоговый расчет единовременных (капитальных) затрат

Статьи затрат	Сумма, млн.руб.
Стоимость программного продукта «Логистик Эксперт» для 7 пользователей»	38,5
Настройка сети для работы системы  и настройка системы «Логистик Эксперт» для 7 пользователей	0,84
Установка сервера	0,24
Закупка сервера для работы программного продукта	10,8
Обучение персонала работе с  системой	1,38
Всего	51,76

Примечание – Источник: собственная  разработка.

 

Расчет эксплуатационных затрат. В эксплуатационные затраты по обслуживанию программного продукта входят следующие статьи затрат:

- расчет затрат на оплату труда администратора;

- расчет затрат на электроэнергию;

- расчет амортизационных отчислений; расчет затрат на обслуживание программного комплекса компанией разработчиком;

- расчет затрат на приобретение аксессуаров.

Расчет затрат на оплату труда администратора. Затраты на оплату труда администратора определяем исходя из данных в таблице 3.3.

 

Таблица 3.3 – Исходные данные для расчета оплаты труда администратора

Показатель	Обозначение	Единица измерения	Значение
Количество работников	Ч	чел.	1
З/п одного работника	з/п	млн. руб.	4,5
Норма доплаты к з/п	Нд	%	15

Примечание – Источник: собственная  разработка.

 

Тогда затраты на оплату труда определим по следующим формулам:

 

Зот` = ( з/п + з/п × Нд) × 12 × Ч,    (3.1)

 

Итого затраты на оплату труда составляют:

Зот` = (4,5+ 4,5 × 0,15) × 12 × 1 = 62,1 млн. руб.

Определим начисления на заработную плату:

– отчисления в фонд социальной защиты населения (34 %)

Нфсзн` = 62,1 × 0,34= 21,1 млн. руб.;

• отчисления страховых платежей от несчастных случаев – 1%

Ндр = 62,1 × 0,01 = 0,6 млн. руб.

Итого сумма отчислений из заработной платы составляет:

Нзп = 21,1 + 0,6 = 21,7 млн. руб.

Итого затраты на оплату труда (включая налоги) = 62,1+21,7= 83,8 млн. руб.

Расчет затрат на электроэнергию. Произведем расчет затрат на электроэнергию для сервера. Затраты на потребляемую электроэнергию определим по формуле:

 

                            Зэл = Ц × М × t × Фэ × N,                                                      (3.2)

 

где Ц – стоимость 1 кВт электроэнергии (800 руб.);

 М – потребляемая мощность ПЭВМ (0,35 кВт);

 t – время работы в день (8 ч);

 Фэ – годовой фонд времени (252 дней);

 N – количество компьютеров (12).

Зэл = 800 × 0,35 × 8 × 252 × 12 = 6,8 млн. руб.

Расчет амортизационных  отчислений. Расчет амортизационных отчислений производится

 

                                        За = Кп х На,                                                              (3.3)

 

где За – сумма амортизационных отчислений,

 Кп – затраты на приобретение оборудования,

 На – норма амортизации.

Норму амортизации возьмем  в размере 25 % в год, сумма амортизационных отчислений составит (для расчета амортизации берутся затраты на закупку сервера):

За = 38,5 × 0,25 =9,6 млн. руб. в квартал = 2,4 млн. руб.

Расчет затрат на обслуживание программного комплекса  компанией разработчиком. Дополнительные текущие затраты представим в таблице 3.4. Данные затраты были предоставлены компанией производителем программного обеспечения.

 

Таблица 3.4 – Расчет текущих затрат по обслуживанию программного комплекса

Статьи затрат	Сумма, млн.руб.
Обслуживание программы (обновление)	5,2
Обслуживание сети	1,5
Абонентское обслуживание	3,4
Контроль качества	0,5
Срочный выезд специалиста	0,7
Настройка и доработка типовых  конфигураций	4,1
Всего	15,3

Примечание – Источник: собственная  разработка.

 

Расчет затрат на приобретение аксессуаров. Затраты на аксессуары (Зак) рассчитываются по формуле 3.4.

 

                                           Зак = Зб+Зк+Зд+Зпр                                         (3.4)

 

где Зб – затраты на приобретение бумаги;

 Зк – затраты на приобретение картриджа;

 Зд – затраты на приобретение CD–дисков;

 Зпр – прочие затраты на аксессуары.

Зак (год) = 32000 × 3 + 212000 × 2 + 2650 × 50 + 205000 = 857,5 тыс. руб.

Итого, эксплуатационные затраты по обслуживанию сети и внедренного программного обеспечения составят (таблица 3.5).