Организация контроля за информационными потоками логистической цепи

Административно-управленческий персонал организует деятельность аптеки и ее структурных подразделений по фармацевтическому обслуживанию населения и управляет их работой.

Административно-управленческий аппарат включает:

• заведующего аптекой (директора аптеки);
• заместителей заведующего аптекой (директора);
• заведующих отделами;
• заместителей заведующих отделами.

Помимо этих специалистов с фармацевтическим образованием к административно-управленческому персоналу относятся также:

• главный бухгалтер;
• бухгалтеры;
• экономист;
• кассиры.

Фармацевтический персонал состоит из работников, объединенных выполнением основной задачи аптеки - специалистов с высшим и средним фармацевтическим образованием - и подразделяется на провизорский и средний фармацевтический.

К провизорскому персоналу относятся:

• Провизор-технолог, осуществляющий прием рецептов и отпуск лекарственных средств (так называемый рецептар);
• Провизор-технолог, осуществляющий контроль за работой фармацевтов и качеством изготовленных ими лекарств (так называемый контролер);
• Провизор-технолог, работающий с запасами товаров и готовящий концентраты, полуфабрикаты и внутриаптечные заготовки по часто повторяющимся прописям (так называемый дефектар).
• Провизор-аналитик.

Классификация должности провизора-технолога, используемая в профессиональной среде, носит неофициальный характер и обусловлена многообразием выполняемых им функций.

В своей работе провизоры подчиняются заведующему аптекой (директору) и его заместителю.

Вспомогательный персонал составляют фасовщики, санитарки-мойщицы, водители.

Управление аптекой осуществляет заведующий (директор), который принимается на работу и назначается на должность учредителем на контрактной основе8.

Заведующий аптекой (директор) выполняет следующие должностные обязанности:

• Организует работу коллектива по осуществлению своевременного и качественного обеспечения населения лекарственными средствами, а также взаимодействие с учреждениями здравоохранения.
• Контролирует выполнение подчиненными приказов и распоряжений.
• Проводит анализ деятельности аптеки и на основе показателей ее работы принимает меры по улучшению обеспечения населения лекарственными препаратами.
• Организует финансово-хозяйственную деятельность аптеки с использованием новых экономических подходов и методов управления.
• Решает возникающие в процессе деятельности аптеки задачи в области лекарственного обеспечения населения и учреждений здравоохранения.

Бухгалтерия - выполняет работу по ведению бухгалтерского учета и имущества, обязательств и хозяйственных операций, участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.

Экономический отдел - осуществляет руководство работой по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности в соответствии с потребностями рынка и возможностями получателей ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия. Совместно с бухгалтерией осуществляет методическое руководство и организацию работы по учету и анализу результатов производственно-хозяйственной деятельности, разработку рациональной учетной документации9.

2.2. Информационные потоки в аптеке

Информация на предприятие поступает от внешних и внутренних источников. Деятельность аптеки непосредственно связана с постоянной переработкой информации. Часть информации потребляется в том виде, в котором она поступает извне или вырабатывается внутри системы, большая часть информации подлежит обработке, хранению, передаче, сбору, доведению до пользователя. При этом в роли предмета труда выступает информация (данные). Средствами труда выступают аппаратные и программные средства автоматизации, воздействующие на объект (предмет) труда.

Наибольший вклад в логистические потоки аптек вносит информация, поступающая в результате реализации лекарственных препаратов.

Лекарственный препарат характеризуется наименованием, фасовкой, составом, принадлежностью к различным фармакотерапевтическим группам. Один и тот же препарат может выпускаться различными производителями, иметь различные сроки годности и т.п. Для различения препаратов по подобным признакам используется понятие серии препарата. Серией препарата является препарат, пришедший в один приход, обладающий одной закупочной ценой, одним поставщиком, производителем, сроком годности, наименованием серии. Аптека в составе ЛПУ в общем случае может иметь несколько мест хранения лекарственных препаратов (складов и отделов). За каждым складом закреплено материально ответственное лицо.

Рис. 6 - Схема информационных потоков в аптеке

На склад аптеки препараты поступают от поставщиков по приходным накладным. В случае, если поступившие препараты по каким-то причинам не удовлетворяют предъявленным требованиям, товар может возвращаться поставщику. Данная операция оформляется с помощью накладной на возврат товара поставщику. Поступившие в аптеку препараты учитываются по приходным ценам (себестоимости). Дальнейший их отпуск должен производиться по расходным (отпускным) ценам. Поскольку каждая серия препарата может поступать по различным приходным ценам, иметь различные сроки годности, расходные цены устанавливаются для каждой серии одного препарата отдельно10.

В приходной накладной можно рассчитывать расходные цены путем прибавления заданного процента наценки к приходной цене. С помощью документа переоценки можно переоценить весь справочник, группу препаратов, все серии препарата и каждую серию в отдельности.

Когда расходные цены на препараты сформированы, препараты могут отпускаться со складов аптеки в отделения ЛПУ и покупателям (клиентам).

Отпуск препаратов в отделения происходит следующим образом. В отделении ЛПУ старшей медицинской сестрой формируется заявка-требование на отпуск определенного количества препаратов (серия не указывается). В учетной программе оформляется документ «Требование». На основании этого требования оформляется документ «Расход в отделение». По этому документу препараты отпускаются со склада аптеки в отделение.

Если некоторые препараты оказались ошибочно затребованными или неизрасходованными, препарат можно возвратить на склад аптеки или передать в другое отделение, где он необходим. В случае возврата на склад аптеки оформляется документ «Возврат из отделения».

Так как нам нужно знать, сколько препаратов было израсходовано в каждом отделении, необходимо факт передачи препаратов из одного отделения в другое оформить документально в учетной программе. Поэтому необходим дополнительный документ перемещения препаратов между отделениями, после оформления которого в программе будут корректные сведения об отпущенных в каждое отделение препаратах.

Лекарственные препараты могут также продаваться клиентам. Это могут быть как частные покупатели, приобретающие препараты в розничном отделе аптеки, так и организации. В любом случае факт продажи препаратов оформляется с помощью одного документа «Расходная накладная». В документе указывается клиент, склад аптеки, товарный состав накладной в расходных ценах. Учет взаиморасчетов с покупателями не ведется, т.к. частные лица сразу оплачивают товар наличными деньгами, а расчетами с организациями занимается бухгалтерия.

Клиент может пожелать вернуть препараты, эта хозяйственная операция оформляется с помощью документа «Возвратная накладная». В документе указывается клиент, склад аптеки, товарный состав возвращаемых препаратов.

На складах аптеки периодически проводятся инвентаризации с целью сверки действительного наличия медикаментов с данными учетной программы. Для этого используется документ «Инвентаризация». В нем автоматически заполняются строки с имеющимися по данным программы в наличии медикаментами. Оператор должен изменить фактическое количество препарата в случае расхождения данных о его наличии. При недостаче препарат списывается со склада, при пересдаче – приходуется. По введенным документам формируются отчеты по остаткам товаров на складах аптеки, а также отчеты об объемах препаратов, оприходованных от поставщиков, отпущенных в отделения и проданных клиентам за любой период времени. Эти отчеты передаются в отдел медицинской статистики.

Также не следует забывать о таких внутренних информационных потоках, которые возникают в самой системе управления, и отражают в различные временные интервалы его финансовое положение.

Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

Межуровневые коммуникации в организации - информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций.

2.3. Характеристика процесса обработки информации

Предприятие использует в своей деятельности персональные компьютеры с низким уровнем программного обеспечения: бухгалтерские и специализированные фармацевтические программы собственной разработки.

На данном предприятии информация между отделами передается по локальной сети, в устной форме и документальной письменной.

Информация хранится в текстовом печатном виде, на электронных накопителях, в памяти работников. Хранение и накопление информации вызвано многократным ее использованием, применением постоянной информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки. Для долговременного хранения информации создают архивы.

До пользователя информация доводится по: телефону, факсу, интернету. Информацию пользователь получает и по документам.

 

3. Построение логистической цепи на предприятии Аптека «Медуница»

 

Построение логистической цепи можно условно разделить на четыре основных этапа: приобретение и установка необходимой компьютерной техники и локальной сети; выбор компьютерных программ; внедрение компьютерных программ; внедрение компьютерных программ и обучение работе с программами; эксплуатация программно-аппаратного комплекса.

Если же поставлена задача чуть ли не полной автоматизации всего процесса работы аптеки, то для полноценной и оперативной работы, даже для очень маленького учреждения, одного компьютера недостаточно. Причина не в технической стороне мероприятия. Сейчас процессор компьютера обеспечивает одновременную обработку данных в нескольких направлениях, но одновременная работа нескольких человек, занимающихся выполнением различных задач, за одним ПК практически невозможна. Так как это, в свою очередь, приводит к несвоевременному выполнению поставленных задач, а установление очередности работы пользователей на ПК по графику нельзя считать выходом из ситуации11.

Единственный выход – обеспечение каждого пользователя отдельным компьютером. К основным преимуществам индивидуализации можно отнести следующее:

• сохранность информации (практикой доказано, что при групповом использовании ПК очень часто наблюдается исчезновение информации, зачастую из-за невнимательности или халатности лишь одного пользователя, что может привести не только к временным затратам, но и финансовым);
• своевременность выполнения поставленного задания (пользователю не приходится ждать, пока освободится рабочее место у ПК);
• снижение количества (ошибок наличие «очереди» приводит к поспешности и, как следствие, невнимательности);

Все компьютеры аптеки необходимо объединить в локальную сеть. Это значительно увеличит эффективность работы предприятия, так как позволит всем заинтересованным сотрудникам в любой момент получить последнюю информацию о состоянии дел.

На предприятиях фармацевтического профиля мы выделяем следующие отделы, требующие компьютеризации в первую очередь:

• управленческий отдел (директор аптеки, главный менеджер);
• плановый отдел (менеджер отдела закупок);
• отдел учета (бухгалтеры, экономисты);
• отдел запасов;
• отдел мелкооптовой реализации;
• отдел розничной реализации (менеджер торгового зала).

Компьютеры этих отделов объединяются в локальную сеть сервером, который занимается согласованием работы всей сети и хранением основной информации.

Возможности и обязанности пользователей в вышеперечисленных отделах состоят в следующем:

Директор (управляющий) совместно с менеджером имеет возможность получения точных сведений о деятельности аптеки в любой конкретный период. Менеджер занимается контролем и анализом данных. Директор (управляющий) – организацией всей работы аптеки с учетом анализа и контроля данных. Из управленческого отдела в структурные подразделения аптеки в виде электронных посланий доводятся управленческие решения.

В плановом отделе менеджер по закупкам, основываясь на данных, которые он получает из других отделов (в частности из отдела запасов и реализации) занимается оформлением заказов. Действия менеджера можно значительно облегчить, снабдив его необходимым справочно-информационным программным обеспечением по обработке прайс-листов.

В отделе запасов происходит прием и маркировка товара, выдача его в отделы реализации, производится оперативный контроль движения товаров. Непосредственно процесс маркировки заключается в изготовлении внутренних штрих-кодов на термопринтере и расклейке их при помощи этикетопистолета. В случае имеющихся заводских штрих-кодов приемка товара значительно упрощается. Требуется лишь присвоить соответствующему штрих-коду определенные параметры и ввести их в базу данных.