Службове листування

4. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою.

З повагою і  найкращими побажаннями.

          З удячністю і повагою.

 З найщирішою  до Вас повагою.

 Із вдячністю  і правдивою пошаною.

 Бажаємо успіхів.

Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться.

5. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов’язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.
6. Діловий лист не повинен бути надто довгим. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету  листування є свідченням нашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

                      

 

                             2.2. Оформлення листа

Загальні протокольні  вимоги до офіційного листування, метою  якого є засвідчення адресатові поваги з урахуванням рангів. Ґрунтується  на принципах рівності, коректності, взаємоповаги.

Обов’язкові реквізити листів:

Звертання — вказує на офіційний  та почесний титул адресата, наприклад: Сер, Шановний пане Посол, Ваша Ясновельможносте тощо.

Комплімент — це засвідчення  ввічливості, яким обовязково починається або закінчується лист, приклад: 3 глибокою повагою, Цілком щиро ваш , Щиро ваш тощо.

Підпис засвідчує цей  документ. Прізвище особи, уповноваженої  поставити свій підпис, звичайно зазначене  у кінці документа.

Дата має вказувати  день місяця, рік і місце написання  листа. Ці дані не пишуть у скороченому  вигляді.

Адреса — повністю призвіще, титул та адреса. Розміщують угорі або у низу першої сторінки документа залежно від його характеру та повторюють на конверті[3, 301].

Службові листи друкуються на компюторі, друкарській машині або на спеціальному бланку листа лиш з одного боку. Не слід відправляти листа, написаний через копіюючий папір. Звичайно відповідати на листа якомога швидше. Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох  днів повідомити, що лист одержано, й  дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

 Не слід відповідати  на листа нашвидкоруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформуйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думку на папір.

Правила службового етикету зобов´язують пам´ятати  таке:

• краще не торкатися проблем особистого характеру, не розповідати про себе, коли вирішуєш ділові питання;

• дискусія - це мистецтво. Треба обстоювати власну позицію, вдаючись винятково до об´єктивних фактів. Нетактовно казати: "Ти тугодум", "Егоїст", "Цинік" — це епітети, а не аргументи, до того ж найчастіше спірні. Аргументом не може також слугувати підвищений або іронічний тон. У будь-якій дискусії слід уникати узагальнень;

• недоречні й образливі зауваження на зразок: "Як примітивно ти міркуєш!" (це може стати початком сварки);

•  у приятельській дискусії неприпустимі й нетактовні вигуки: "Брехня!", "Вас важко зрозуміти" (одразу зникає бажання спілкуватися). Можна те саме сказати інакше: "А мені здається, що...", "Я не зовсім вас зрозумів..." тощо. [7,407]

   Згідно з нормами і правилами етикету службових взаємин не можна:

• обговорювати зовнішній вигляд співробітника;
• починати розмову про те, що може залишитися незрозумілим бодай одному із присутніх. Неввічливо спілкуватися в присутності товаришів по службі натяками, зрозумілими лише частині присутніх;
• розповідати сенсаційні, але поки недостовірні новини;
• переривати, коли хтось говорить, особливо якщо це співробітник похилого віку;
• підказувати слова речникові, закінчувати за нього фразу, виправляти припущені ним стилістичні помилки;
• привселюдно виправляти неправильно вимовлене кимось іноземне слово;
• неприпустимо керівникові (начальникові) робити будь-які зауваження літньому співробітникові (молодому можна, але тільки в приятельській формі, м´яко, неначе між іншим);
• дізнаватися, хто скільки заробляє;
• висловлювати побажання співробітниці будь-якого віку "взяти шлюб". Така неделікатність трапляється часом і на роботі;
• жадати пояснень, якщо хтось, посилаючись  на зайнятість, відмовляється від участі в незапланованих заходах;

те, що довелося почути випадково, піддавати подальшому обговоренню;

• запитувати професійної поради в лікаря, юриста, котрого випадково зустріли на вулиці, в транспорті;
• говорити про свої успіхи або таланти — нехай це зроблять інші. [6,297]                           

 

                                  Висновок

      Листування відіграє важливу роль в нашому житті. Для людини необхідно знати головні принципи листування. В якій сфері ми не працювали, нам обов’язково ці знання стануть в пригоді.

Листами почали користуватися  наші предки ще в давні часи. Листи мають не тільки інформаційне але й правове значення.

      Службові  листи належать до головних  засобів встановлення офіційних,  службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами  та закладами. Мета їх, пояснити, переконати, проінформувати і спонукати  адресата до певної дії.

Не слід відповідати на листа нашвидкоруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформуйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думку на папір.

Вміння правильно за всіма  критеріями написати службового листа  – це справжнє мистецтво, для того щоб осягнути всі тонкощі і  таємниці потрібно прикласти багато зусиль.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Зубков М. Г. «Мова ділових паперів» − Харків – 2004. – 288с.
2. Чмут Т.К., Чайка Г.Л. «Етика ділового спілкування» − 2003. – 223с.
3. Бибик С.П., Сюта Г.М. «Ділові документи та правові папери» −    Харків – 2006. –493с.
4. Денисюк О. М., Правдюк Н.Л. «Професійна етика» – 2011. – 252с.
5. Корніяка О. «Мистецтво ґречності» − К.: Либідь,1995.
6. Паламар Л.М., Кацавець Г. М. «Мова ділових паперів: Практичний посібник.» – 4-е вид. – К.: Либідь, 2000. — 296с.
7. Глущик С. В. та ін. «Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. Закладів» – К. АСК., 2002. – 400с.