Особенности перевода деловой корреспонденции

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему:

«Особенности перевода деловой  корреспонденции  »

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2012

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….2

ГЛАВА I СПЕЦИФИКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

          1.1 Оформление делового письма.…………………………………...4

          1.2 Виды деловых писем……………………………………………….6

ГЛАВА II ОСОБЕННОСТИ ПЕРЕВОДА ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

          2.1 Лексические особенности перевода деловых писем………….13  

          2.2 Грамматические особенности перевода деловых писем…….21

Заключение……………………………………………………………………27

Список использованной литературы 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Деловое письмо - один из важнейших  каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Несмотря на наличие современных форм связи (телефона, факса, интернета и т.п.), объем переписки даже на небольшом  предприятии весьма велик.   Необходимость написать письмо деловому партнеру возникает постоянно – будь то заключение выгодной сделки или просто благодарность за оказанную услугу, поздравление с юбилеем. А так как английский язык  является общепринятым международным языком делового общения, то особый интерес представляет письмо именно на английском языке, что и подтверждает актуальность данного исследования.     На Западе очень большое внимание уделяется этике бизнеса, что, к сожалению, часто игнорируется у нас. Там считается, например, крайне необходимым письменно подтвердить предварительную договоренность или прием заказа, извиниться за непредвиденную задержку его исполнения, дать промежуточный ответ, сохранить конфиденциальность полученной информации, поблагодарить за оказанную любезность или сделанную покупку, официально поздравить коллегу с повышением по службе или днем рождения.           Следует иметь в виду, что существует определенный стандарт в оформлении и написании деловых писем, который отличается от принятого в нашей стране. Нет необходимости подчеркивать, насколько важно правильно составить письмо, ведь оно является своего рода визитной карточкой вашей фирмы, именно по нему складывается у адресата первое впечатление о вас, как о деловом партнере, это – та самая «одежка», по которой встречают. Цель данной работы заключается в том, чтобы исследовать особенности перевода деловой корреспонденции. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• рассмотреть правильное оформление делового письма;
• классифицировать виды деловых писем;   
• выявить грамматические и лексические особенности перевода деловой корреспонденции.

Работа состоит из введения, двух глав и заключения. Во введении обосновывается актуальность и задачи работы. В первой главе рассматриваются виды деловых писем и их оформление. Во второй главе указаны основные лексические и грамматические особенности перевода деловых писем. В заключении происходит обобщение всего выше указанного материала. 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА I СПЕЦИФИКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

1. Оформление делового письма.

Как уже было сказано выше, существует определённый стандарт оформления деловых писем, который следует  строго соблюдать.  Именно внешний  вид письма формирует первое впечатление  получателя. Ниже приводятся необходимые элементы делового письма и их оформление.

1. Оформление конверта. Существует единый стандарт оформления конвертов. Согласно этому стандарту информация располагается в строго определенном месте и в строго определенном порядке. Основной принцип этого расположения: от частного к общему, от индивидуума к стране. В нашей стране информация на конверте располагается в обратном порядке: от страны к индивидууму. Представим общую схему оформления английского конверта.

Наполним эту схему  содержанием.

 -Имя, фамилия отправителя,            - Марка,

номер квартиры/ дома,                      указание на способ

название улицы, город,                      доставки

штат/ район, почтовый

индекс, страна  

                              - Имя, фамилия получателя,

                                                      номер квартиры/ дома, название улицы,

                                                  город, штат/ район, почтовый индекс,

                                                                                                    страна.

2. Название и адрес компании. Обычно отпечатано типографским способом вверху страницы («фирменный бланк»). Используется только для первой страницы письма.

   3. Дата. Пишется через пять строк после указанного в пункте первом.

4. Адрес получателя. Тот же, что и на конверте.

5. Конкретный адресат. В случае, если письмо отправляется на адрес компании или организации, но вы хотите, чтобы оно было вручено конкретному человеку, заглавными буквами пишется слово «ATTENTION» и имя получателя.

6. Обращение. Старайтесь обращаться по имени. В том случае, если оно неизвестно, можно в качестве обращения использовать титул или должность адресата. Обращения типа «Dear Sir», «Dear Madam», «Gentlemen» возможны, но помните, что они придают письму официальный тон.

7. Заглавие или тема письма. Хотя эта позиция и необязательна, но, указав тему письма, вы лишний раз продемонстрируете свое вежливое отношение к адресату. Ему сразу станет ясно, заслуживает ли письмо немедленного внимания. Тему письма также следует подчеркивать или писать заглавными буквами.

8. Непосредственно текст письма. Абзацы текста рекомендуется отделять друг от друга интервалами, а не отступом.

9. Вежливое, формальное завершение письма. Для вежливого официального способа завершить письмо могут быть использованы следующие стандартные фразы: «Yours truly», «Truly yours», «Sincerely yours», «Respectfully yours». Фамильярности в данном случае следует избегать. Например, фразой «Best wishes» можно завершить письмо в том случае, если адресат вам хорошо знаком. Такие выражения, как «Fondly», «Love» лучше использовать в частной переписке.

10. Название вашей компании. Этот пункт часто опускается в менее формальной переписке. Название следует ставить, если автор письма пишет не от своего лица, а от имени всей компании. Но поскольку эта информация стоит в начале письма, некоторые не ставят подпись в конце вовсе.

11. Имя написавшего, его должность и звание. Печатается четырьмя строками ниже предшествующего пункта, чтобы оставить место для подписи.

12. Инициалы автора и инициалы исполнителя письма. Инициалы автора пишутся большими буквами, затем через дробь или двоеточие маленькими буквами – инициалы напечатавшего письмо. Благодаря этому всегда можно узнать, кем оно было подготовлено.

13. Перечень приложений. Если таковые имеются, то необходимо написать слово «Enclosure» и составить список прилагаемых документов. Это будет гарантией того, что вложенные в письмо важные бумаги не будут случайно выброшены в мусорную корзину вместе с конвертом.

14. В случае если копия письма была направлена другому адресату, в конце вы ставите знак «сс» и имя этого человека.

1.2. Виды деловых писем.

Существует  несколько видов деловых писем: запрос, заказ, ответ, требование, реклама и резюме.

1. Одной из разновидностей делового письма является запрос.  Письмо-запрос должен быть написан таким образом, чтобы получатель немедленно ответил на послание. Очень часто случается так, что именно письма-запросы формируют дальнейшие отношения между деловыми партнерами. В письме-запросе необходимо четко выразить, что требуется и какие ответные действия ожидаются от получателя письма. В том случае, если запрос не содержит перспективу возможной продажи, послание должно быть еще более конкретным. Для этого необходимо следовать трем правилам:

• разбить по пунктам ту информацию,  которую необходимо получить;
• вложить в письмо конверт с маркой и обратным адресом;
• предложить адресату, чем вы могли бы быть ему полезны.   

2. Заказы. В заказе, как и в любом деловом письме, содержащаяся информация должна быть точной и полной. В противном случае, поставка может быть задержана или поставленный товар окажется не тем, что был заказан. Каждый заказ должен включать в себя:

• точное наименование товара;
• артикул товара (номер по каталогам, номер модели и т.п.);
• количество;
• цену одной единицы данного товара;
• возможную скидку;
• налог на продажу;
• полную цену за всю партию;
• вид расчета (наличный, безналичный, по чеку);
• описание (размер, вес, цвет, материал, какие-либо дополнительные
• качества);
• желаемый день отправки; 
• способ транспортировки (наземный, воздушный);
• адрес отправки;
• подпись ответственного лица.

В случае, если информация была получена из рекламы, нужно указать  ее источник (номер газеты или журнала  и т.п.).

3. Письма-ответы. Написание ответов является существенной частью ведения деловой корреспонденции. Умение правильно оформить и написать ответ трудно переоценить. Деловые письма этого рода можно разбить на следующие категории:

• благодарность за оказанную услугу;
• подтверждение устной договоренности;
• подтверждение приема заказа;
• сопровождение к денежному переводу;
• сообщение о выполнении заказа на товар;
• «промежуточный ответ»;
• ответ на информационный запрос;
• рекомендация к другому адресату;
• отказ.

 Требование полноты и точности информации, предъявляемое ко всем видам деловой переписки, необходимо и в данном случае. Однако ответ, как правило, не бывает коротким. Он чаще всего ориентирована продажу, и краткость в данном случае не всегда хороший спутник. Существенно, чтобы ответ был дан без задержки, и совсем не лишне невзначай подчеркнуть оперативность.

4. Письма – требования и ответы на них. В сделках, как и в жизни в целом,  случается, бывают сбои, клиент не получает вовремя ожидаемого товара или услуги. В этом случае пишется письмо, именуемое требованием,  на которое необходимо дать ответ. Могут быть тысячи причин срыва сделок. Наиболее типичные:

• неверный номер р/счета или счета-фактуры;
• вексель выписан, но не получен;
• получение незаказанного товара;
• неполная комплектация;
• отправка некачественного товара;
• длительная задержка в отправке.

Два других более специфичных  вида требований – это:

• запрос на урегулирование конфликта под гарантию или поручительство;
• запрос на возмещение ущерба в страховой компании.

Требование пишется для  того, чтобы проинформировать адресата о проблеме и предложить справедливый способ ее разрешения. Задача требования не в том, чтобы выразить свой гнев или неудовольствие, а прежде всего  в том, чтобы достичь нужных результатов, поэтому тон должен быть вежливым и спокойным, хотя и достаточно твердым.     Требование начинается с фактов,  с объяснения проблемы. Оно должно быть ясно и логично. Необходимо включить такие данные, как последовательность и даты поставок,  номер платежного поручения или счета-фактуры,  способ транспортировки. Во второй части рекомендуется сделать упор на неудобства и потери, произошедшие в результате сбоя,  привести больше фактов и избегать чрезмерной эмоциональности и преувеличений. В конце следует написать,  какие ответные действия ожидаются.

 На требования следует отвечать тотчас, стремясь как можно быстрее восстановить репутацию фирмы и добрые отношения с клиентом.  Как и в случае задержки следует делать ударение на избранном способе разрешения проблемы. Начинается подобное письмо с того, что вы разделяете беспокойство заказчика. Затем сообщается, что делается в данный момент и дается объяснение данным действиям. Заканчивается письмо уверениями в добрых намерениях и обещанием исправить допущенные промахи. Необходимо быть предельно вежливым, отвечая на требование.

5. Письмо-реклама. Подобное письмо требуют от составителя особого такта и умения убеждать читателя. Именно поэтому крупнейшие компании мира для рекламы и поддержания связи с клиентами нанимают профессиональных писателей. Тем не менее, в жизни даже небольших предприятий бывают моменты, когда практически любому бизнесмену приходится составлять подобные письма. Они составляются по-разному, но с одной целью – продать товар или услугу.