Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

По ряду функциональных возможностей пакеты НИС аналогичны лучшим текстовым процессорам, и граница, разделяющая их, становится все незаметнее. Однако пакеты НИС отличаются от текстовых процессоров двумя важными характеристиками. Во-первых, они имеют более широкие возможности управления подготовкой текста, например сжатие и растяжение строк, вращение текста и изменение расстояний между строчками и абзацами с очень маленьким шагом приращения и т.д.

Во-вторых, подготовленные в пакете НИС материалы выглядят изданиями высшего уровня качества, а не просто изящными распечатками.

Системы подготовки текстовых  документов этого класса можно разделить на две подгруппы:

- настольные издательства профессионального уровня;

- издательские системы начального уровня.

Системы первой подгруппы  предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой. К ним относятся QuarkXPress, FrameMaker, PageMaker. Однако освоение дорогих и сложных в эксплуатации «настольных типографий» обычно требует значительных временных затрат, поэтому вряд ли их целесообразно использовать тем специалистам, которым по роду занятий лишь изредка требуется красиво и довольно быстро подготовить документацию, письмо или объявление.

Системы второй группы обычно не рассчитаны на получение промышленной полиграфической продукции. Пользователи данного класса НИС для решения своих задач, как правило, применяют другие программы, а НИС используют эпизодически, например, при создании информационного бюллетеня или формировании поздравительной открытки для тиражирования в небольшой фирме. Наиболее распространены в этой группе такие пакеты НИС, как Microsoft Publisher и Pageplus for Windows.

Процесс создания новых и совершенствования существующих систем текстовой обработки продолжается. Рынок сбыта программ этого класса значителен и имеет устойчивую тенденцию к дальнейшему расширению. Роль систем подготовки документов будет постоянно расти по мере совершенствования информационных технологий в ходе информатизации общества.

2. Принципы работы с программой MS Word

Из предложенной классификации систем подготовки текстовых документов, можно видеть, что современный рынок программного обеспечения предлагает множество различных продуктов, предназначенных для создания и обработки текстовых документов. В делопроизводстве, где требуется ежедневно подготавливать большое количество различных документов должны использоваться системы, отличающиеся надежностью, высокой производительностью, гибкостью к любого рода изменениям в предъявляемых ей требованиям. Всеми этими качествами обладает текстовый процессор общего назначения Microsoft Word, который предоставляет пользователю непревзойденное количество и разнообразие возможностей. Диапазон задач, решаемых с помощью этой программы, простирается от создания простейших документов типа докладных записок до подготовки готовых оригинал-макетов профессионально оформленных бюллетеней и книг. При этом Word сравнительно прост в обращении, так как не требуют запоминания многочисленных сочетаний клавиш при подготовке документа. Кроме того, в комплект поставки Word входят многочисленные встроенные шаблоны и стили для создания документов, с которыми можно быстро и эффективно работать. Наконец, Word полностью автоматизирует многие важные задачи, среди которых: создание и форматирование новых документов, исправление текста. При работе с Word можно не только контролировать все параметры создаваемых документов с помощью «автоматических» и «ручных» средств управления, но и настраивать саму среду Word - меню, панели инструментов, сочетания клавиш и режим просмотра документа.

Наиболее актуальным при описании принципов работы с  системой подготовки тестовых документов является понятие интерфейса пользователя, к которому относятся внешний вид окна программы и язык общения с текстовым процессором. Современные системы подготовки текстовых документов обладают, в большинстве своем, дружественным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ обработки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом, поэтому наиболее привлекательными для пользователя выглядят те программные среды, в которых можно подстроить интерфейс под свои вкусы и потребности.

При запуске  программы Word автоматически открывается новый, пустой документ. Структура и внешний вид окна программы Word в значительной мере определяются пользователем (рис. 1).

1. Строка заголовка находится в верхней части экрана и отображает пиктограмму системного меню программы, название программы и имя файла, открытого в данный момент документа.
2. Кнопки управления окном программы Word, расположенные в правой части Строки заголовка, позволяют определить размер и положение окна программы.
3. Строка меню находится под строкой заголовка и содержит названия отдельных меню программы. Она активизируется нажатием клавиши [Alt]. Для выбранного в строке меню элемента или команды меню в строке состояния выводится краткое пояснение. При необходимости структура строки меню может быть изменена.
4. Окно документа - область, в которой вводится и/или редактируется текст документа. Каждый документ располагается в собственном окне. Число одновременно открытых окон документов не может превышать 64. Окна документов в свою очередь могут быть разбиты на панели.
5. Кнопки управления окном документа, позволяющие определить размер и положение окна документа и окончить работу с документом.
6. Панели инструментов, содержащие кнопки со значками, соответствующие определенным командам или макросам.
7. Координатные вертикальная и горизонтальная линейки, которые появляются на экране только в режиме предварительного просмотра или разметки страницы.
8. Вертикальная и горизонтальная полосы предназначенные для удобства просмотра документа.
9. Строка состояния, расположенная у нижней кромки окна программы Word и содержащая различную информацию о текущем состоянии документа.

Рисунок 1. – Окно программы Microsoft Word

Делая выводы из второй главы важно отметить, что  среди современных текстовых  процессоров при подготовке документов самым популярным является Microsoft Word. Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира.

В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. 

Word обеспечивает  поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий.

3. Влияния систем подготовки  текстовых документов на процесс обучения студентов.

Вхождение России в единое мировое информационное пространство ставит серьезные проблемы перед отечественным образованием. Начиная с 80-х годов, сумма знаний в обществе возрастает вдвое каждые 2 года. Изменится и структура знаний: доля традиционных знаний уменьшится с 70 до 40%, прагматических (полезные на практике) - с 15 до 10%, но возрастет доля новых знаний - с 5 до 15% и знаний, направленных на развитие творческих способностей личности - с 3 до 25%. Современное образование является поддерживающим, перспективное образование должно стать в информационном обществе опережающим.

Такое развитие информационного пространства требует  обеспечения как психологической, так и профессиональной подготовленности всех участников образовательного процесса.

В условиях радикального усложнения жизни общества, его технической  и социальной инфраструктуры решающим оказывается изменение отношения людей к информации, которая становится важнейшим стратегическим ресурсом общества. Успешность перехода к информационному обществу существенным образом зависит от готовности системы образования в кратчайшие сроки осуществить реформы, необходимые для ее приспособления к нуждам информационного общества.

По существу, речь идет о решении проблемы качественного  изменения состояния всей информационной среды (пространства) обитания российского  образования в сопряжении с отечественной наукой и общественной практикой, а также в сопряжении с мировой высшей школой и мировой наукой.

 Решение  этой задачи открывает новые  возможности для ускоренного  прогрессивного индивидуального  развития каждого человека в  системе образования и для роста качества совокупного общественного интеллекта, что в перспективе окажет свое положительное влияние на все стороны общественной жизни России.

Эффективность процесса информатизации непосредственно  зависит от эффективности процессов  создания и использования информационного ресурса, т.е. всего информационного потенциала общества. Информационный ресурс фактически есть совокупность информации о прошлом и настоящем опыте человечества, база для воспроизводства новой информации.

По развитию информационного общества Россия отстала от многих западных стран. Это можно легко пронаблюдать на примере общего индекса зрелости информационного общества (Information Imperative Index). Он состоит из 20 четко сформулированных показателей из трех областей: социальной, информационной и компьютерной. Социальные показатели состоят из законодательной базы, регулирующих норм и политических факторов. Информационный показатель состоит в основном из сектора информатики и информационного бизнеса (программное обеспечение, мультимедиа и т.д.). Компьютерный показатель отражает объем и насыщенность рынка оборудования, такого как РС, Интернет, мобильные телефоны и пр. Россия находится на 34 месте из 54 стран, т.е. в группе III. Наилучшие показатели в России достигнуты в социальной сфере (20 место), затем идет информационная сфера (32 место), и наихудший уровень наблюдается в компьютерной сфере (46 место). Все это вместе составляет ясную картину, демонстрируя, что телекоммуникационная инфраструктура и аппаратное обеспечение требуют в целом большего развития, чем законодательная база.

Здесь главной  проблемой является выработка основных принципов образовательного процесса, соответствующих современному уровню информационных технологий. К сожалению, на данном этапе новые технологии искусственно накладываются на традиционные образовательные формы. Поэтому необходимо найти новые подходы к формированию основных требований к каждому уровню образования.

Например, как  сочетать традиционные требования умения грамотно писать и считать с возможностями компьютера, который это делает лучше и в силу присущей человеку лени не способствует формированию таких навыков.

Аналогичный пример касается чтения. Легкий доступ к информационным ресурсам, создание которых никто  не контролирует, атрофирует у человека стремление работать с литературой. Такие же тенденции прослеживаются в области черчения и других дисциплин. Реальные лабораторные исследования заменяются работой в виртуальной среде. Но поскольку технический прогресс остановить невозможно крайне важно выработать новые образовательные стандарты.

Методический  аспект.

Основные преимущества современных информационных технологий (наглядность, возможность использования  комбинированных форм представления  информации - данные, стереозвучание, графическое  изображение, анимация, обработка и хранение больших объемов информации, доступ к мировым информационным ресурсам) должны стать основой поддержки процесса образования.

Усиление роли самостоятельной работы обучаемого позволяет внести существенные изменения  в структуру и организацию учебного процесса, повысить эффективность и качество обучения, активизировать мотивацию познавательной деятельности в процессе обучения.

Основные факторы, влияющие на эффективность использования  информационных ресурсов в образовательном процессе:

Информационная   перегрузка - это   реальность.   Избыток данных служит причиной снижения качества мышления, прежде всего среди образованных членов современного общества;

Внедрение современных  информационных технологий целесообразно  в том случае, если это позволяет создать дополнительные возможности в следующих направлениях:

• доступ к большому объему учебной информации;
• образная наглядная форма представления изучаемого материала;
• поддержка активных методов обучения;
• возможность вложенного модульного представления информации.

Выполнение  следующих дидактических (теория обучения) требований:

• целесообразность представления учебного материала;
• достаточность, наглядность, полнота, современность и структурированность учебного материала;
• многослойность представления учебного материала по уровню сложности;
• своевременность и полнота контрольных вопросов и тестов;
• протоколирование действий во время работы;
• интерактивность, возможность выбора режима работы с учебным материалом;
• наличие в каждом предмете основной, инвариантной и вариативной частей, которые могут корректироваться.