Виды информационных технологий

За последнее десятилетие ведущими мировыми компаниями наработаны теоретические референтные модели деятельности предприятий самых различных направлений бизнеса (торговые, дистрибьюторские, производственные, добывающие и т.д.)¹⁶. Выделены и сформированы основные требования к функциональным подсистемам, реализующим процессы управления финансами, производством, снабжением, сбытом, проектными работами, техническим обслуживанием и т.д. Формализована и программно реализована логика процессов планирования, учета и контроля.

Внедрению информационных технологий в особенности на промышленных предприятиях всегда сопутствует реорганизация существующих процессов деятельности. Прежде всего, следует сформировать работоспособную, квалифицированную и инициативную команду, способную к восприятию и приложению на практике перспективных технологий. По мере анализа и документирования процессов деятельности, использования инструментов моделирования, тесного общения с руководством предприятия и согласования необходимых изменений, процесс «реинжиниринга» может пройти относительно безболезненно и постепенно, не вызывая катастрофического отторжения новаций у руководителей среднего звена и исполнителей. Руководство предприятия должно осознавать, что уровень квалификации и способности сотрудников, привлекаемых к внедрению, будет непосредственно влиять на окончательный результат. Чем серьезнее отношение руководства к подбору персонала, тем большую отдачу от внедрения они получат.

Внедрение информационных технологий осуществляется в рамках специально организованного проекта со следующими основными стадиями:

- обследование предприятия; 

- выверка и формирование  основной нормативно-справочной  информации;

- описание и оптимизация процессов деятельности предприятия по направлениям, подвергающимся автоматизации;

- настройка системы на процессы деятельности предприятия и подстройка процессов деятельности под основные требования системы;

- проведение опытной эксплуатации;

- внедрение в промышленную  эксплуатацию;

- сопровождение промышленной  эксплуатации.

Как уже отмечалось ранее  внедрение информационных технологий всегда сопровождается привнесением изменений как в структуру предприятия, так и в процессы деятельности. Такие изменения не должны проводиться с потерей качества управления, поэтому предлагаемые изменения обосновываются и согласовываются с руководством предприятия. Основным критерием изменений является их целесообразность с точки зрения процесса в целом. Основной предпосылкой успешного введения изменений является конструктивность позиции и понимание причины соответствующими руководящими лицами.

Основные возникающие  проблемы на этапе внедрения информационных технологий имеют объективный и субъективный характер.

Прежде всего, информационные технологии являются сложно организованным комплексом, охватывающим различные направления деятельности предприятия. Логика, заложенная в функциональность данных систем, базируется на серьезном и длительном аналитическом опыте и предполагает наличие подготовленных специалистов для эффективной повседневной эксплуатации. В этом заключается объективная сторона проблемы.

К числу субъективных факторов в первую очередь следует отнести (и об этом уже говорилось выше) организационные и проблемы недостатка подготовленных кадров. 

Основная задача состоит  в проведении ряда предварительных  мероприятий, позволяющих осуществить перевод предприятия в высокую степень готовности и создания предпосылок для успешного, эффективного внедрения.

2.3. Автоматизация офиса

К офисным относятся следующие  задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией  между отделами офиса, между офисами предприятия и предприятиями.

Типовые процедуры, выполняемые в  перечисленных выше задачах:

• обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

• сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

• хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих  условий: должна быть скоординирована работа между исполнителями; движение документов должно быть по возможности оптимизировано; должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Информационная технология автоматизированного  офиса – организация и поддержка  коммуникационных процессов как  внутри организации, так и с внешней  средой на базе компьютерных сетей  и других современных средств передачи и работы с информацией.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки  документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства компьютеры, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства средства копирования документов; модем. Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, обеспечивающими технологию автоматизации  офиса, являются¹⁷:

• текстовый редактор;

• электронная таблица;

• система управления базами данных – база данных концентрирует в себе данные о деятельности фирмы.

В состав программного обеспечения  офиса могут также входить:

• программа анализа и составления расписаний;

• программа презентации;

• графический редактор;

• программа обслуживания факс-модема;

• сетевое программное обеспечение: электронная почта (вид однонаправленной связи, позволяющий получать хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети), компьютерные и телеконференции и др;

• программы перевода;

• специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и др.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видео конференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Аудиопочта – почта для передачи сообщений голосом (напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера передается голос).

Электронный календарь – средство хранения и манипулирования рабочего расписания менеджера в сети.

Компьютерные конференции –  использование компьютерные сетей  для обмена информацией между  участниками группы, решающей определенную проблему.

Телеконференции включает в себя три  типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Хранение изображений – перспективная  офисная технология, организующая хранение вместо бумажных документов его цифровых образов (изображений). Основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов.

Некомпьютерные офисные технологии:

1. Аудиоконференции – использование аудиосвязи для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы посредством телефонной связи с оборудованием, обеспечивающим возможность взаимодействия более чем двум участникам.

2. Видеоконференции – аналогичны аудиоконференциям, но применяется видеоаппаратура.

3. Факсимильная связь – связь с помощью факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Интегрированный пакет прикладных программ – совокупность программных средств различного назначения с единым пользовательским интерфейсом, совместно использующих одни и те же данные.

Основу интегрированного пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные программы. Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета.

Примеры интегрированных пакетов  для офиса: FrameWork, Simphony, Works, Corel Office, SmartSuite и др. Из интегрированных офисных  программных продуктов отечественной разработки следует отметить комплект программных продуктов «Русский Офис», выпускаемый компанией "Арсеналъ". В нашей стране наибольшую популярность завоевал пакет Microsoft Office фирмы Microsoft.

2.4. Информационная технология поддержки принятия решений

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют:

- система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;

- человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности информационной системы совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.

Дополнительно к этой особенности  информационной технологии поддержки принятия решений можно указать еще ряд ее отличительных характеристик:

- ориентация на решение плохо структурированных задач;

- сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;

- направленность на непрофессионального пользователя компьютера;

- высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

Информационная технология поддержки  принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем, и технологий является координация лиц, принимающих решения, как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.

База данных играет в информационной технологии поддержки принятия решений  важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей. Рассмотрим источники данных и их особенности¹⁸:

1. Часть данных поступает от  информационной системы операционного  уровня. Чтобы использовать их  эффективно, эти данные должны  быть предварительно обработаны.

2. Помимо данных об операциях  фирмы для функционирования системы  поддержки принятия решений требуются  и другие внутренние данные, например данные о движении персонала, инженерные данные и т.п., которые должны быть своевременно собраны, введены и поддержаны.

3. Важное значение, особенно для  поддержки принятия решений на  верхних уровнях управления, имеют данные из внешних источников. В числе необходимых внешних данных следует указать данные о конкурентах, национальной и мировой экономике. В отличие от внутренних внешние данные обычно приобретаются у специализирующихся на их сборе организаций.

Система управления данными (СУБД) должна обладать следующими возможностями¹⁹:

- составление комбинаций данных, получаемых из различных источников посредством использования процедур агрегирования и фильтрации;

- быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;

- построение логической структуры данных в терминах пользователя;

- использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;

- обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.

В системах поддержки принятия решения  база моделей состоит из стратегических, тактических и оперативных моделей, а также математических моделей в виде совокупности модельных блоков, модулей и процедур, используемых как элементы для их построения.

Стратегические модели используются на высших уровнях управления для установления целей организации, объемов ресурсов, необходимых для их достижения, а также политики приобретения и использования этих ресурсов. Горизонт планирования в стратегических моделях, как правило, измеряется в годах.

Тактические модели применяются управляющими среднего уровня для распределения и контроля использования имеющихся ресурсов. Эти модели применимы обычно лишь к отдельным частям фирмы и могут также включать в себя агрегированные показатели. Временной горизонт, охватываемый тактическими моделями, – от одного месяца до двух лет.

Оперативные модели используются на низших уровнях управления для поддержки принятия оперативных решений с горизонтом, измеряемым днями и неделями. Оперативные модели обычно используют для расчетов внутрифирменные данные.

Математические модели состоят  из совокупности модельных блоков, модулей и процедур, реализующих математические методы. Сюда могут входить процедуры линейного программирования, статистического анализа временных рядов, регрессионного анализа и т.п.

Система управления базой моделей (СУБМ) должна обладать следующими возможностями: создавать новые модели или изменять существующие, поддерживать и обновлять параметры моделей, манипулировать моделями.