Разработка и создание базы данных: «Косметика и парфюмерия» в системе управления базами данных МS Access 2003

9.      Флажки Каскадное обновление связанных полей, и Каскадное удаление связанных полей обеспечивают одновременное обновление во всех связанных таблицах при изменении данных в главной таблице. Установить флажки;

10. Кнопка Объединение раскрывает окно Параметры объединения. Если      их не выбирать, то программа выбирает их по умолчанию;

11. Закрыть окно схемы данных можно, щелкнув мышью по кнопке Создать. В результате линия связи соединяет два совпадающих поля.

Отображается связь 1 : М;

12. Сохранить макет схемы данных.

2.3. Создание форм

Заполнение таблиц в базе данных трудоемкий и кропотливый процесс. Для упрощения ввода данных используются специальные объекты – формы. Форма – это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы.

Как и любой объект MS Access, можно создать форму вручную или воспользоваться услугами Мастера форм. Лучше использовать Мастер форм.

Создадим форму с помощью Мастера форм для заполнения таблицы Косметика и парфюмерия , для этого:

1.      В окне базы данных щелкнуть мышью на вкладке формы. Нажать кнопку Создать;

2.      В окне Новая форма выбрать Мастер форм. В качестве источника данных определить таблицу Косметика и парфюмерия  ;

3.      На первом шаге Мастера выбрать доступные поля для помещения в форму. В левой части окна выделить поле Наименование и нажав кнопку > переместить его в правую часть. Аналогично переместить все остальные поля. На следующем шаге определяется вид формы. Выбрать опцию В ОДИН СТОЛБЕЦ;

4.      Не третьем шаге оформляется фон;

5.      В последнем окне мастера задать имя формы – Косметика и парфюмерия.

Аналогично создаются формы: Заказы,  Поставщики,  Сотрудники.

Для создания сложных форм можно воспользоваться Мастером форм и Конструктором. Сложная форма состоит из главной и подчиненной форм. Главная форма строится на основе независимой таблицы.

Создадим подчиненную форму Заказы в режиме Конструктора:

1)     создается форма для главной таблицы;

2)     открыть эту форму в режиме Конструктор;

3)     открыть панель инструментов, если она не открыта: Вид – Панели – Панели инструментов;

4)     на панели инструментов нажать кнопку форм/отчет. Левой кнопкой мыши внизу нарисовать прямоугольник, где будет располагаться форма, затем начнет работать мастер:

- в появившемся окне указать источник данных: таблица Заказы;

- определить поля, которые входят в подчиненную форму: Цена, Количество, Скидка, Дата размещения;

- определение характеристики связей между этими формами;

- задается имя: Подчиненная форма Заказы.

Для просмотра: Вид – Таблицы, Вид – Формы.

2.4. Создание запросов

Запросы – это объекты, с помощью которых можно отобрать информацию и обработать ее.

Запросы можно разделить на три группы:

1)     запросы, позволяющие производить простой отбор каких-либо конкретных данных из таблиц;

2)     запросы для модификации записей таблицы;

3)     запросы для преобразования одной таблицы в другую. Простой случай: создание новой таблицы, содержащей выборочную информацию из другой.

В более сложных запросах создание вычисляемых полей, создание сводных и итоговых таблиц. При работе запроса данные могут: сортироваться, фильтроваться, объединяться, разделяться, изменяться, вычисляться.

Access с помощью конструктора и мастеров запросов позволяет создать следующие запросы:

- простой запрос (мастер);

- перекрестный запрос (мастер);

- параметрический запрос (конструктор);

- повторяющиеся записи (мастер);

- записи без подчиненных (мастер);

- запросы на изменения (конструктор);

- структурированные запросы (с помощью SQL - языка).

Часто пользователи базы данных задают однотипные вопросы: показать товары по определенной цене; число заказов за период и т.д.

Чтобы не создавать несколько однотипных запросов, лучше создать запрос с параметром.

Создадим запрос для отбора заказов за период:

1)     в окне БД щелкнуть на вкладке Запросы и нажать кнопку Создать и выбрать Конструктор;

2)     в окне запроса добавить таблицы Тип и  Косметика и парфюмерия;

3)     переместить в сетку QBE поля: Категория из таблицы ТИП, а из таблицы Косметика и парфюмерия  – Наименование, На складе, Цена товара, код товара;

4)     сохранить запрос;

5)     запустить запрос.

Аналогично строится Запрос на оплату заказа.

Можно создать простой запрос:

1)     в окне БД выбрать вкладку Запросы. Нажать кнопку Создать, выбрать Простой запрос;

2)     на первом шаге Мастера определить источник данных. Выделить таблицу Косметика и парфюмерия;

3)     выделить все поля (кроме полей: Код поставщика, Код товара и Код типа) и переместить их в правую часть.

4)     на втором шаге выбрать переключатель Подробный;

5)     на последнем шаге Мастера задать имя запроса.

Запросы: Запрос на выборку  и К оплате строятся в режиме Конструктор.

2.5. Создание отчетов

Отчет – это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать.

Для создания отчетов используют:

1)     конструктор отчетов;

2)     мастер отчетов;

3)     мастер диаграмм;

4)     автоотчеты.

Воспользуемся Мастером отчетов и создадим отчет по запросу заказы клиентов:

1)    на вкладке Отчеты окна БД нажать кнопку Создать. Выбрать строку Мастер отчетов;

2)    на первом шаге в качестве источника данных выбрать таблица Поставщики и переместить в область Доступные поля следующие: Код поставщика, Название, Адрес, Город, Область, Телефон;

3)    на втором шаге автоматически будет выделен уровень группировки;

4)    на следующем шаге отсортировать по полю Название;

5)    на четвертом шаге выбрать тип оформления;

6)    на последующем шаге задать стиль отчета;

7)     на последнем шаге задать имя отчета: Отчет о поставщиках.

Аналогично создаются и другие отчеты.

Заключение

        На основании проделанной работы можно сказать, что СУБД Access 2000 является удобным средством для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных.

Базы данных в Access представляет собой единый, большой объект, который объединяет такие составляющие как таблицы, отчеты, формы, запросы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле.

При выполнении данной работы мы научились в удобной для пользователя форме: в виде таблиц и форм, создавать запросы и отчеты, которые облегчают поиск нужной для пользователя информации.

Список использованной литературы

1.      Брайен Т.О. и др. MS Access 97, разработка приложений.- М.: bhv, 1999 – 640 с.

2.      Гончаров А. Access 97 в примерах. - СПб., Питер, 1997 – 320 с.

3.      «Информатика»: Учебник. – 3-е перераб. изд./Под ред. Проф. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2001 – 560 – 588 с.

4.      Караттин С.А. «Access 97», - М.: ABF, 1997.

5.      Шаров Ю. Введение в базы данных. – М.: ABF, 1995 – 384 с.

6.      Шафрин Ю.А. Информационные технологии: В 2 ч. Ч.2: Офисная технология и информационные системы. – М.: Лаборатория Базовых знаний, 2000 – 263 – 295 с.

Приложение.

Приложение 1

Таблица 1

Таблица 2