Расчетно-графическая работа

Содержание

Введение

Сущность и основные понятия офисных пакетов

Виды современных офисных пакетов.

Microsoft Office Standard Edition 2003

Microsoft Word 2003

Microsoft Outlook 2003

Microsoft PowerPoint 2003

Microsoft Excel 2003

StarOffice 6.0 OpenOffice.org 1.0

IBM Lotus SmartSuite

Corel WordPerfect Office 2002

Заключение

Список литературы

Введение

Что такое «офисные программы»? И чем они отличаются от всех других программ, с которыми мы сталкивались раньше, — от утилит, к примеру? Как известно, основа любого офиса — это документ. Документы могут быть разными: простые тексты, готовые к печати сверстанные публикации,  электронные таблицы и множество других. Подготовкой всех этих видов документов и занимаются программы, входящие в офисные пакеты. Здесь мы впервые сталкиваемся с программами, которые не оптимизируют  систему, а занимаются созидательной работой. Это — первый признак офисных  программ. Второе, не менее важное их качество, — интегрированность,  возможность работы в связке.

В данной работе рассматриваются основные популярные виды офисных пакетах применяемых большинством пользователей, их состав и основные функции применения.

Рассмотрит такие пакеты как :

­ Пакет Microsoft Office Standard Edition 2003 включает программы:  Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003 и др.

- StarOffice 6.0 OpenOffice.org 1.0

- IBM Lotus SmartSuite

Сущность и основные понятия офисных пакетов

Современные офисные пакеты в тесном  сотрудничестве позволяют встроить, скажем, электронную таблицу в самое сердце текстового файла. И наоборот. Офисных программ не так уж много — куда меньше, чем, например, утилит. Однако каждая из них неизмеримо сложнее любой, даже самой «крутой»  утилиты. Освоить все возможности того же Microsoft Word просто нереально,  (да такую задачу и не поставит себе ни один нормальный человек, за  исключением мазохистов и сотрудников самой Microsoft). Да вот только выясняется, что далеко не всегда пользователи понимают, что им необходимо. И авторы компьютерных самоучителей этим частенько злоупотребляют.

Для начала разберемся с тем, что автор понимает под «офисными программами». Это совершенно не те программы, с которыми работают исключительно в офисах. Точнее — не только те. С тем же Word можно преспокойно и дома пообщаться...

ОФИСНЫЕ ПРОГРАММЫ - ЭТО ПРОГРАММЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ. Для простоты несколько сузим понятия. Пусть «документом» для нас пока что  является чисто текстовая информация. Плюс — электронные таблицы, простые  базы данных. Любой полнофункциональный офисный пакет включает несколько программ,  предназначенных для решения стандартных офисных задач. Одна программа отвечает за работу с текстами, другая специализируется на таблицах,  и т.д. Всем известно, что  лидером разработки офисных приложений в этой четверке (и с большим отрывом) является Microsoft. По-видимому, из четырех претендентов наиболее серьезно потягаться с Microsoft Office   намеревается Sun. При этом Sun не только выступает со своим недавно вышедшим продуктом StarOffice 6.0, но и поддерживает проект OpenOffice.org,  который в рамках концепции открытого кода (open source) смог привлечь опыт тысяч талантливых  программистов со всего мира. Microsoft, таким образом, приходится конкурировать не только с Sun и с ее офисным продуктом, но и с «открытым офисом», который охватывает деятельность  разработчиков из самых разных компаний.

Виды современных офисных пакетов

Microsoft Office Standard Edition 2003

Как уже говорилось, самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным IDC1), это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. Пакет Microsoft Office Standard Edition 2003 включает программы:  Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003. На  возможностях этих программ мы кратко остановимся. Microsoft Word 2003 Microsoft Word - это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности.

Microsoft Word 2003

Microsoft Word - настолько широко распространенный текстовый процессор, что его файловый формат (.doc) стал стандартом дефакто  для всех разработчиков офисных приложений. Word обеспечивает редактирование текста, предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев и разделов). Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание. На уровне символа программа обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, расстояние между символами, полужирный текст,  курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.).

На уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, межстрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка  абзаца, создание маркированных списков и т.д.). Программа также позволяет форматировать разделы, то есть участки  документа, в пределах которых сохраняют свой формат колонки,  колонтитулы, нумерация страниц, сноски, поля и некоторые другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов,  а также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет   информацию о макете документа. Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили. Стиль - это именованный и сохраненный набор параметров  форматирования. Стиль может определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста по краям и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту  текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования. Использование стиля гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение стиля весь текст документа, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей. Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов. Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы. Word предлагает встроенные средства графики, позволяющие включать в текст схемы, чертежи и диаграммы. Важной особенностью программы является возможность поиска и замены  фрагментов текста, сравнения версий документов, проверки правописания.  В Word 2003 реализованы также новые возможности доступа к  дополнительным ресурсам (электронным словарям, шаблонам, клипартам, учебным материалам и т.п.), которые собраны на специальном Web-узле  Microsoft Office Online. В последнее время появился ряд новых интерактивных служб на русском языке. В частности, пользователям Office 2003 доступны электронные энциклопедии и системы поиска товаров в Интернет-магазинах. Число подобных сервисов будет постоянно расширяться, открывая  пользователям MS Office доступ к новым услугам. Поддержка в Word 2003 формата файла XML позволяет сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая при этом форматирования Word. При сохранении документа Word в формате XML  создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы хранятся отдельно.

Microsoft Outlook 2003

Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных  приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов,  позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними. Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной  оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах  или получить предупреждение о важном событии за несколько дней. Программа Microsoft Outlook объединяет функции  электронной почты, личного календаря, совместного планирования и   управления личной информацией Outlook можно использовать и для планирования групповой работы.  Например, при работе в корпоративной сети можно посмотреть расписание свободного времени сотрудников, которых нужно пригласить на совещание, и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время. В последней версии (Outlook 2003) (рис. 2.3) программа существенно изменилась. Новый интерфейс обеспечивает расположение сообщений на экране в виде вертикального окна (так называемой газетной колонки).  Появились новые возможности управления письмами. Функция "интеллектуальной группировки" почты позволяет упорядочить письма по времени получения, важности, объему и т.д. В результате пользователь получает краткий список разделов: сегодня, вчера, на этой неделе, в последний месяц, за последний год. Щелкнув мышью по любому пункту, можно ознакомиться с письмами, которые соответствуют определенным  критериям.

Microsoft PowerPoint 2003

Microsoft PowerPoint - это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд-проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа  PowerPoint оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты. PowerPoint позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых "слайдами" по аналогии со слайд-проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. PowerPoint дает возможность создавать слайды,  содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды. Переходы между слайдами при демонстрации презентации с компьютера могут быть анимированы различными способами. Можно анимировать также отдельные элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание  аудитории. Как и в других программах, входящих в MS Office, PowerPoint предоставляет множество готовых вариантов дизайна и  шаблонов содержания. Microsoft PowerPoint позволяет транслировать презентации на широкую аудиторию через Интернет. По мере развития Microsoft Office программа приобретала новые   элементы, общие для всех приложений Office. В PowerPoint 2003 появилось усовершенствованное средство просмотра (PowerPoint Viewer), позволяющее пользователям, у которых установлен PowerPoint, ознакомиться с PowerPoint-презентацией. Авторы презентации могут включить "просмотрщик" (viewer) на этапе записи презентации на CD. Помимо этого, программа приобрела целый ряд новых функций. В частности, появилась возможность просматривать  полноэкранные фильмы как PowerPoint-презентации.

Microsoft Excel 2003

Microsoft Excel - это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п. Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая информация. Такая книга служит  хорошим организационным средством. Например, в ней можно собрать все  документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту  (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для  проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с   числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel  располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно  быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы. Microsoft Excel имеет массу встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Одна из важнейших функций программы - возможность представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт. Excel предлагает мощный аппарат для решения задач подбора параметров, статистического анализа данных и т.д. Программа имеет возможности доступа к внешним источникам данных (таблицам другого формата, базам данных).  За счет поддержки языка XML Microsoft Office Excel 2003 позволяет считывать данные из любой заданной пользователем XML-схемы. Можно также использовать поддержку языка XML в Microsoft Office Excel 2003 для обновления диаграмм, таблиц и графиков по мере внесения  изменений в соответствующем хранилище XML-данных.

За счет интеграции приложений Microsoft Office пользователи пакета могут создавать весьма сложные составные документы, содержащие данные из различных приложений. Способ обмена данными между приложениями Microsoft Office (механизм связывания и внедрения объектов) предоставляет пользователю возможность вставлять в документ, созданный в одном приложении, фрагменты, созданные в других приложениях. В общем виде описанные возможности можно сформулировать следующим образом. Фрагмент, созданный в приложении-источнике, можно поместить в документ приложения-приемника как объект, в котором вместе со вставляемыми данными хранится информация о приложении, создавшем этот объект. Это позволяет редактировать объект средствами создавшего его приложения. Объекты могут представлять собой рисунок, текст, диаграмму, интервал ячеек, звуковой файл или даже видеоклип. Например, в документ Word может быть внедрена диаграмма Excel, слайд презентации PowerPoint или выборка из базы данных. Механизм связывания оригинального объекта и его копии обеспечивает эффективную работу с составными документами, в которых используются различные источники. В частности, можно настроить режим, при котором данные, помещенные в Word-документ из таблицы Excel, будут обновляться автоматически в составном документе при обновлении источника - таблицы Excel.

StarOffice 6.0 OpenOffice.org 1.0

Совместимость с файлами Microsoft Office. StarOffice 6.0 позволяет обмениваться файлами с пользователями Microsoft Office, включая Office   XP. Программное обеспечение StarOffice поддерживает метрически идентичные шрифты TrueType, поэтому форматирование документов остается неизменным независимо от того, в каком приложении открыт документ.Улучшенные технологии обработки шрифтов и печати   для UNIX. Встроенная поддержка функций высококачественного отображения текста включает поворот текста и кернинг, встроенную растровую графику и сглаживание переходов между пикселами в линиях.Совершенствование интерфейса. В StarOffice 6.0 создана удобная среда, позволяющая быстро открывать файлы и переходить от одного приложения к другому с минимальным количеством действий.

OpenOffice.org 1.0 — это результат 18-месячного сотрудничества разработчиков Sun и более чем 10 тыс. программистов-добровольцев. Продукт содержит около 7,5 млн. строк кода и доступен сегодня на 25 языках. Пакет включает те же основные компоненты, что и StarOffice: редактор текста, электронную таблицу, редактор презентаций и другие приложения . По мнению Эрика Реймонда (Eric Raymond), одного из основателей OSI, «OpenOffice.org — это единственная возможность избежать в будущем монопольного рабочего стола Microsoft». Как и StarOffice, OpenOffice.org работает на разных   версиях UNIX и Linux, а также под управлением Windows.Главное различие платной и бесплатной версий StarOffice — то, что Sun осуществляет техническую поддержку и обучение пользователей StarOffice, и то, что StarOffice 6.0 содержит некоторые дополнения, отсутствующие в OpenOffice, такие как специальные шрифты и база данных.

Достоинства офисных продуктов StarOffice/OpenOffice. Поскольку пакет существует в двух формах: в виде бесплатной и платной версии, такая политика позволяет, как говорится, одним ударом убить двух зайцев. Корпоративным пользователям важно получить поддержку и быть уверенными, что эта поддержка продлится достаточное время, а для этого бизнес Sun в области офисных пакетов должен быть прибыльным. Корпоративные пользователи руководствуются принципом: «Если это хороший и серьезный продукт, то почему он распространяется бесплатно?».В противовес этому большое число энтузиастов-разработчиков хотят получать бесплатно открытый код и модифицировать его, внося туда свежие наработки. Открытость продукта позволяет Sun аккумулировать в него лучшие идеи. Благодаря проекту OpenOffice.org компания Sun смогла учесть предложения сотен талантливых программистов, работающих с открытым исходным кодом. Sun использовала код OpenOffice в StarOffice 6.0, о чем свидетельствует тот факт, что функциональные возможности продуктов почти идентичны. База данных кода одинакова для пакета StarOffice 6.0 и для набора офисных приложений OpenOffice.org 1.0, поэтому дальнейшее совершенствование исходного кода влияет на функциональность обоих пакетов.