Информационные процессы

 

 

Концепция Business Process Management. Жизненный цикл управления процессами в BPM

 

BPMS (Business Process Management Suite) - это класс программного обеспечения для управления бизнес-процессами и административными регламентами. (Употребляются также термины BPM-система и просто BPM.) Использование BPMS позволяет организовать эффективное взаимодействие между управленцами и ИТ-специалистами, лучше использовать существующие и ускорить разработку новых информационных систем. Основные функции BPMS - моделирование, исполнение и мониторинг бизнес-процессов. Основываясь на данных мониторинга, организации выявляют узкие места и усовершенствуют свои бизнес-процессы. Цикл управления замыкается, когда при помощи BPMS измененные бизнес-процессы оперативно внедряются в эксплуатацию.

BPMS (Business Process Management System) — система управления бизнес-процессами. Используются также термины BPM-система и просто BPM.

Основная идея BPM-системы  предельно проста:  

Берем описание бизнес-процесса (наподобие тех, что давно и успешно создаются специалистами по реинжинирингу бизнес-процессов) и отслеживаем его выполнение при помощи специализированной компьютерной программы.

Традиционный способ автоматизации бизнес-процессов — разработка или приобретение готового прикладного программного обеспечения. Однако на практике прикладные программы автоматизируют только часть шагов бизнес-процесса, а главное — внесение даже небольших изменений в схему бизнес-процесса означает необходимость перепрограммирования и большие затраты времени. В результате прикладные программы не успевают обновляться в том темпе, который диктуют изменяющиеся условия бизнеса и потребности самого предприятия. Изначально BPM-системы появились как решение именно этой конкретной проблемы.

Суть BPM-решения заключается  в том, что бизнес-процесс описывается  на языке, который может непосредственно  исполняться специализированной программой.

Составные части BPMS

Типичная BPM-система состоит  из стандартного набора компонент, соответствующих хорошо известным стадиям жизненного цикла бизнес-процесса: проектированию, исполнению, мониторингу.

Проектирование

Под проектированием  понимается разработка схемы бизнес-процесса. В состав BPM-системы обычно входят:

1. графический дизайнер для рисования схемы бизнес-процесса
2. репозиторий для ее хранения и организации совместного доступа.

Возможность моделировать бизнес-процесс при помощи графического редактора является принципиальной особенностью BPM-систем: проектирование бизнес-процесса должен выполнять бизнес-аналитик без участия программиста.

Процедура создания модели бизнес-процесса мало чем отличается от привычной для бизнес-аналитиков процедуры рисования схем. Нарисовать шаги, описать бизнес-логику, определить группы пользователей и перечень вводимых на каждом шаге реквизитов.

Результат сохраняется  на сервере, после чего процесс может  быть инициирован. При необходимости  в схему можно вносить изменения, также не прибегая к помощи программистов. Альтернативно, схема бизнес-процесса может разрабатываться в каком-либо из традиционных средств моделирования бизнес-процессов и переноситься в BPM-систему при помощи импорта-экспорта.

Исполнение

Ядром BPM-системы является его «движок» (BPM Engine). Он стартует экземпляры бизнес-процессов, отслеживает смену их состояний, хранит значения реквизитов, выполняет бизнес-правила. Если сравнить схему бизнес-процесс с нотами, игра по которым производит приятную для слуха мелодию, то BPM Engine — это механическое пианино, играющее по этим нотам.

Ядро BPM-систем предоставляет  также интерфейсы для стыковки с  внешними приложениями — специальные  адаптеры, вебсервисы, драйверы для  доступа к реляционным базам  данных или к другим источникам данных. Использование этих интерфейсов зависит от типа бизнес-процесса:

1. Относительно небольшую долю составляют бизнес-процессы, которые BPM-система может выполнить полностью автоматически, запустив ряд специализированных программ. Например, интернет-провайдер при активации нового клиента должен создать для него учетную запись на сервере, добавить информацию в системную службу имен, в конфигурационные файлы веб-сервера и электронной почты и наконец, сформировать счет и отправить его пользователю вместе с уведомлением об активации сервиса. Каждая операция выполняется отдельной программой (в идеале через стандартизованный интерфейс — вебсервис), а BPMS играет роль планировщика.
2. Наиболее распространен тип бизнес-процессов, предполагающий как стыковку со специализированными приложениями, так и участие живых людей. Например, сотрудник финансового отдела должен зарегистрировать факт оплаты в ERP-системе как шаг бизнес-процесса реализации товара. Этот сценарий требует разработки интерфейсных программ, работающих и с контекстом бизнес-процесса (т.е. с его реквизитами), и с внешней прикладной программой или базой данных. В контексте бизнес-процесса сохраняются ссылки — номер платежки, код контрагента — по которым развернутую информацию можно извлечь из внешнего приложения или базы данных на следующих шагах бизнес-процесса. Разработка таких комплексных приложений обычно — самая трудоемкая часть проекта BPM.
3. Наконец, существуют шаги бизнес-процессов, автоматизировать которые невозможно или слишком сложно. (Например, бизнес-процесс может включать рытье канавы — ясно, что это задача не для компьютера.) В такой ситуации BPM-система подаст пользователю сигнал о том, что ему поручено определенное задание, и будет ждать от него подтверждения о выполнении.

Ключевой элемент интерфейса пользователя BPM-системы — т.н. «персональный список задач», перечень шагов запущенных экземпляров бизнес-процессов, назначенных данному конкретному пользователю или ролевой группе, к которой он принадлежит:

Благодаря такой организации  работы исполнителю за компьютером  не приходится думать, с какой функцией и какого именно внешнего приложения ему пора работать: он видит перечень назначенных ему заданий, и когда  он берет очередное задание себе на исполнение, нужная программа запускается автоматически.

BPM-системы предоставляют  доступ через веб-интерфейс, что  позволяет максимально легко  вовлекать в коллективную работу  сотрудников территориально удаленных  подразделений и организаций-контрагентов.

Мониторинг

BPM-система осуществляет  контроль бизнес-процессов двумя  путями:

1. Менеджеру не приходится выяснять «на ком стрелка» — для каждого экземпляра бизнес-процесса это наглядно показывает динамически формируемое графическое изображение. Например, вот как может выглядеть графическое изображение экземпляра процесса, схема которого рассматривалась выше. 

Зеленым цветом отмечены шаги процесса, которые выполняются  в данный момент; в рассмотренном  примере параллельно выполняются  два шага, один из которых соответствует основной последовательности работ, а второй служит для контроля процесса его инициатором. Красные стрелки показывают пройденный маршрут.

2. BPM-система накапливает ценную статистику о параметрах выполнения экземпляров бизнес-процессов: интенсивность (число экземпляров в неделю или месяц), продолжительность (время от запуска до завершения), нагрузка на отдельных специалистов (число и продолжительность выполненных заданий).

BPM-системы как правило  предоставляют базовый набор  отчетов по показателям бизнес-процессов.  На их основе могут быть  сконструированы т.н. «ключевые  показатели эффективности» (KPI, Key Performance Indicators), которые, в свою очередь,  могут быть увязаны с «системой сбалансированных показателей» (BSC, Balanced Scoreсard).

 

.

Жизненный цикл  управления процессами в BPM

В действующем, «живом» бизнесе все оперативные процессы должны выполняться стабильно и в любое время, при любых условиях. Активные  процессы должны быть четко определены, постоянно контролироваться и выполняться в соответствии со спецификациями.

Также необходимо постоянно контролировать ключевые показатели эффективности, чтобы 

гарантировать, что процессы выполняются, как должно быть, и что предусмотрена возможность возникновения выходящих из-под контроля и за рамки спецификации условий, которые получают незамедлительный отклик в случае их возникновения. Это одна из фундаментальных задач системы управления бизнес-процессами.  Однако процессы динамичны и имеют тенденцию к нестабильности и быстрому устареванию. не важно, чем вы занимаетесь сегодня,

и как вы это делаете, завтра вам может понадобиться выполнять те же функции иначе.

Если  существующий процесс нуждается в улучшении, или возникла необходимость  разрабатывать новый процесс, следует применять проверенные методы  НСП, которые помогут сформировать новый или улучшенный  процесс.  изменения могут быть небольшими или существенными. они могут требовать перепроектирования и перестройки процесса для соответствия бизнесу и цепочке формирования стоимости. После внесения изменений процесс необходимо разработать, запустить и интегрировать, прежде чем заменять им существующий процесс.

1. Выявить необходимость  в улучшении процесса (решение о внесении изменений).  На принятие решений о внесении изменений в процесс влияет множество факторов, которые могут быть и внутренними, и внешними. Соответственно, они могут вызвать или крупные изменения или небольшие.  решение изменить процесс должно быть хорошо обдумано, ориентировано на достижение определенных  целей, основано на принципах и тщательно  просчитано.

2. Определить  изменения (При помощи методов  улучшения).  для определения собственно  изменений процесса должны быть  применены проверенные временем методы НСП.

С помощью проекта DMAIC методологии Six  Sigma или аналогичных  средств методологии 

Lean описываются  проблемы, возникшие в процессе, определяются необходимые изменения  процесса и формируются новые  процессы и стандарты производительности.  Если это новый процесс, то следует применить инструментарий, содержащийся в таких средствах как Lean или Design for Six Sigma (DFSS). Можно также применять моделирование, проектирование экспериментов, создание прототипов и моделей.

3. определить  и привести в соответствие стандартам. новый или преобразованный процесс должен быть очень тщательно определен. должны быть определены модели процесса, схемы цепочки создания ценности (value stream maps), системные определения, логика, интерфейсы и ключевые показатели эффективности. После этого, специфицированный процесс должен быть приведен в точное соответствие со стратегическими и текущими целями и средствами ведения бизнеса, включая сбалансированную карту показателей деятельности.

4.  реализовать  и интегрировать. В реализацию нового или измененного процесса может быть вовлечено большое количество персонала, организаций, инструментария, капитала, материалов и систем. Человеческий и системный факторы процесса должны быть оптимизированы индивидуально и интегрированы совместно.

Предприятие применяет  методологию управления бизнес-процессами (BPM) в целях постоянного улучшения  их производительности посредством  активного контроля и оперативного реагирования для регулирова ния  и оптимизации многих активных процессов, которые в совокупности определяют результаты бизнеса.

Стандартизированные средства управления бизнес-процессами являются наиболее совершенными и удобными средствами для эффективного улучшения  процессов в целом, представляющими  собой верх достижений последних 50 лет в области методов, средств и систем. Это прорыв в оптимизации широкомасштабных сложных адаптивных систем, из которых состоит современный бизнес.  Организации, применяющие BPM, способствуют развитию совокупности перспективных методов и инструментария. К ним относятся информационные технологии, известные как средства BPM для моделирования, измерения и контроля, а также методологии улучшения процессов, такие как Lean, Six Sigma и ТQM для анализа и понимания сути изменений в контексте видения и принципов бизнеса.

ЖЦ управления процессами в BPM

1) Стратегия

Миссия. Стратегия. KPIs разработанные с помощью Balansed Scorecard

2) Проектирование / Описание

Документирование и  анализ процессов и его окружения.

Проектирование недостающих  процессов

Назначение владельца процесса

Определение метрик процесса

Регламенты и роли в рамках процесса

3) Внедрение

Внедрение методики управления процессами

Изменения в системе  управления

Выбор ИТ-решений и  подготовка к внедрению ИТ-систем

Внедрение ИТ-систем

Управление изменениями, рисками, знаниями в рамках процесса

4) Контроллинг

Измерение параметров процесса (время, стоимость, качество)

Идентификация слабых мест

Контроль основных метрик (KPI)

Контроль его адекватности после внедрения

 

 

 

Рассмотрение организации как системы

 

Системный анализ. Понятие системы. Свойства системы.

Формальное  определение (ИСО 9000). Определение, данное Расселом Л. Акоффом.