ERP-система – инструмент управления деятельностью предприятия

Другими словами, назначение ERP-системы —  достичь согласованности в работе различных подразделений компании, что позволяет значительно снизить  административные издержки и устранить  проблему интеграции данных для разных приложений, поскольку все предприятие  работает с единой системой;

2. снижение издержек и повышение конкурентоспособности. Использование ERP-систем обеспечивает компании серьезные преимущества перед конкурентами за счет оптимизации бизнес-процессов и значительного снижения оперативных расходов. Системы управления создавались именно для контроля себестоимости продукции, ведущего к достижению конкурентных выгод. В системы изначально заложены методы планирования и управления, которые позволяют: регулировать количество продукции, устраняя ее дефицит либо возникновение излишков, что дает возможность значительно снизить издержки на хранение; планировать производственные процессы в соответствии с ростом или понижением спроса на конкретную продукцию; при этом производственные процессы планируются в соответствии со сроком исполнения клиентского заказа; оценивать возможность выполнения заказа на основе анализа имеющихся на предприятии рабочих мощностей; оптимизировать бизнес-процессы путем сокращения материальных и временных затрат на производство; отслеживать и анализировать фактическую производительность каждой производственной единицы, сравнивать ее с плановой производительностью и оперативно вносить корректировки и изменения в производственные планы; более гибко реагировать на спрос путем уменьшения цикла производства и времени выполнения заказа; повышать уровень доверия клиентов и заказчиков за счет своевременного исполнения поставок и оптимизации сервиса.

ERP-системы  являются мощным инструментом  повышения прибыли за счет  гибкого управления себестоимостью, позволяя варьировать рыночную  цену продукции (в сторону ее  понижения), что является мощным  преимуществом в конкурентной  борьбе. Внедрение ERP-системы вашим  конкурентом — сигнал для принятия  аналогичного решения, поскольку  сегодня очевидно, что автоматизированные  системы управления бизнес-процессами  являются мощным инструментом оптимизации бизнеса и средством выживания в меняющихся рыночных условиях;

3. инвестиционная привлекательность. Внедрение ERP-системы поможет компании привлечь дополнительные инвестиции, так как автоматизация деятельности обеспечивает большую прозрачность деятельности компании, автоматически повышая доверие со стороны инвесторов и привлекательность для инвестиций;

4. возможности интеграции в новую экономику. В последние несколько лет проходило формирование новой Интернет-экономики. Огромное большинство компаний уже понимают, какие преимущества дает им Интернет для ведения бизнеса. Выводя часть своего бизнеса в Интернет, традиционные компании преследуют несколько целей: от сокращения расходов до улучшения обслуживания клиентов и организации нового онлайнового канала сбыта для дилеров и конечных покупателей.  

3. Номенклатурные  позиции

     Номенклатурная  позиция (item) – это любая уникальная (определенная) производимая или закупаемая деталь, материал, полуфабрикат, сборочная единица или готовый продукт.

     Стоит отметить, что уникальность здесь  понимается как однозначная определенность, а не как своеобразность и «единственность».

     Можно сказать, что существуют четыре основные возможности определения способа  работы с номенклатурной позицией и, соответственно, четыре класса ее выделения  и описания. Номенклатурные позиции  могут быть следующие.

     И учитываемые, и планируемые. «Учитываемые»  означает, что поддерживаются данные о складских запасах по данной номенклатурной позиции, «планируемые» – что для расчета потребности в этих номенклатурных позициях используются возможности ERP-системы.

     К учитываемым обычно относят реально  существующие номенклатурные позиции  с относительно продолжительным  временем пребывания в запасах. Надо сказать, что в рамках ERP-системы  тот или иной материальный объект может находиться либо в покое (в  запасах), либо в движении (в состоянии  незавершенного производства или в  процессе транспортировки или заказа). В первом случае фиксируется наличие  запаса, во втором — наличие открытого (не завершенного производством или  закупкой) заказа. Причем здесь важно  отметить, что должно использоваться не бухгалтерское понимание термина  «незавершенное производство» (как  тот объект, который уже не является покупным, но еще не является готовой  продукцией), а логистическое понимание (как тот объект, который еще не завершен производством в рамках некоторого производственного заказа).

     Планирование  при помощи ERP-системы обычно осуществляется одним из двух методов: календарной  точки заказа или статистической точки заказа. Выбор того или иного  метода, как правило, базируется на ABC-классификации номенклатурных позиций. ABC-класс. Параметр, указывающий степень  важности данной номенклатурной позиции (A — дорогие, дефицитные, труднодоступные  позиции; B — менее дорогие, менее  дефицитные; C — относительно дешевые, легкодоступные, быстро получаемые). Данный параметр позиции не является жизненно необходимым для запуска информационной ERP-системы в эксплуатацию, однако задуматься над принципами присвоения номенклатурной позиции той или  иной категории контроля полезно  уже на ранних стадиях проекта.

     Конечно, базовым критерием, по которому в ERP-системах проводится ABC-классификация, является годовой объем использования  в стоимостном выражении. Его  точный расчет удобнее производить, когда система уже эксплуатируется. Однако есть и другие критерии присвоения той или иной категории контроля, соответствующего степени важности позиции (например, степень дефицитности позиции, длительность цикла ее получения  от поставщика или из производства), потенциально способные побудить присвоить  номенклатурной позиции высшую степень  категории контроля. Примеры позиций  такого типа — основные материалы, сборочные единицы, готовая продукция. Если по производимой номенклатурной позиции выбран рассматриваемый  класс описания номенклатурной позиции, мы должны будем определить для нее  спецификацию обычного типа (как минимум  одну, основную), технологический маршрут  производства (как минимум один, основной) и увязать между собой  спецификацию и технологический  маршрут (то есть описать способ ее производства). Резюмируя, можно сказать, что позиции такого класса существуют и для складской подсистемы, и  для подсистемы планирования потребности 

     Учитываемые, но не планируемые. То есть ERP-система  не используется для планирования пополнения запасов (скажем, применяются методы визуального контроля, но при этом ведется учет фактического наличия  запасов и фиксируются в системе  совершаемые операции с запасами). Пример — недорогие вспомогательные  материалы и офисные принадлежности, расчет потребности в которых  по спецификации продукта не выполняется, и решения по пополнению запасов  позиций такого типа принимаются  не на основании расчетных данных из информационной системы, хотя информация о фактическом наличии в запасах  при принятии решения о заказе может использоваться. Позиции такого класса существуют только для складской  подсистемы, для подсистемы планирования их нет.

     Планируемые, но не учитываемые. Например, номенклатурные позиции типа «семья» (по сути, представляющие собой разновидность фантомных  номенклатурных позиций), используемые для целей прогнозирования продаж и являющиеся родительскими для  номенклатурных позиций готовой  продукции, входящих в данную семью  продуктов и образующих так называемую суперспецификацию. Физически этих номенклатурных позиций не существует, они представляют собой плановую единицу. Соответственно, данные о складских запасах отсутствуют, имеется только информация о прогнозах продаж данных номенклатурных позиций.

     Второй  пример позиций данного класса —  это так называемые фантомные  номенклатурные позиции. Они используются в тех случаях, когда производимая номенклатурная позиция «живет»  короткое время, то есть по ее получении  она в скором времени направляется на сборку родительской для себя номенклатурной позиции. Физически это может  быть реальный объект, однако сведения о его запасах не поддерживаются. Кроме того, у данного типа позиции  нет технологического маршрута производства, несмотря на то что это реально  изготавливаемая позиция. У нее  есть только спецификация.  

     Рисунок 3 – Фантом и его спецификация

     Причины необходимости такого рода объекта  могут быть различными, например, если требуется описать как объект какую-либо деталь, на которую имеется  чертеж, но которая есть только промежуточная  фаза технологического маршрута. То есть, с точки зрения конструктора, это  номенклатурная позиция, а с точки  зрения технолога — нет, это только результат промежуточной операции технологического маршрута. Соответственно, спецификация, в которой фантомная  номенклатурная позиция является компонентом, называется транзитной.

     И не учитываемые, и не планируемые. То есть сведения о данных позициях никак  не отражаются в информационной системе. А значит, данные о них нет необходимости  подготавливать в рамках проекта  подготовки к внедрению. 

4. Спецификации 

     Спецификация  – это список всех сборочных единиц, полуфабрикатов, деталей и материалов, применяемых в родительской сборочной единице, с указанием норм их расхода. Он используется вместе с главным календарным планом производства для определения номенклатурных позиций, для которых должны быть сформированы заявки на закупку и запущены в производство производственные заказы. Для спецификаций существует множество форматов представления данных. Различают одноуровневые спецификации, а также спецификации с отступами («структурированные»), модульные (плановые) спецификации, а также спецификации транзитные, матричные, учетные.

     Все спецификации должны быть формализованы, описаны в едином формате в  единой базе данных, с тем чтобы  все подсистемы пользовались едиными  сведениями о составе продукта.

     Это требует налаживания единых процедур создания и ведения данных о спецификациях  с реализацией принципа персональной ответственности. Спецификации активно  используются при планировании материальных потребностей, на базе чего впоследствии формируются графики производства и закупок, при расчете себестоимости  продукции, при формировании материальных требований на склад под конкретные производственные заказы.

     Следует отметить, что выделяют несколько  основных типов спецификаций, каждый из которых служит определенным задачам.

     Обычная спецификация. Первый из них — так  называемая «обычная» спецификация, которая отражает взгляд на продукт  с точки зрения технолога. В этой спецификации учитывается, какие компоненты на какую операцию технологического маршрута в каком количестве (с  учетом норм потерь) поступают.

     Рисунок 4 – Схема взаимосвязей

     Здесь сразу же следует отметить, что  спецификации в ERP-системах описываются  как одноуровневые, в виде соотношения «родитель-компонент». Для каждой такой пары указывается в общем случае норма расхода в единицах измерения компонента на одну единицу измерения «родителя», норма потерь компонента в виде процента брака, а также, возможно, сдвиг по времени потребности в данном компоненте относительно момента начала той технологической операции маршрута, с которым «увязана» данная спецификация. Если последний параметр не указан, предполагается, что компонент требуется к началу маршрута.

     Может оказаться так, что «конструкторские»  спецификации выглядят несколько иначе, чем «технологические». В этом случае следует приводить описание к «технологическому» формату, пользуясь при этом, если необходимо, возможностями описания фантомных номенклатурных позиций и так называемых транзитных спецификаций, являющихся вторым типом спецификаций.

     Транзитная  спецификация. Данная спецификация вкупе  с фантомными номенклатурными позициями  предназначена для того, чтобы  дать возможность выделения номенклатурной позиции, являющейся неким промежуточным  звеном при изготовлении другой номенклатурной позиции (см. рис. 2). В этом случае фантомная  позиция есть всего лишь промежуточный  результат маршрута (не складируемая позиция), окончательным же результатом  является позиция, помещаемая в запасы (складируемая).

     Рисунок 5 – Фантомная позиция

     Соответственно, можно сказать, что спецификация типа «родитель (производимая, складируемая позиция) — компонент (фантомная  позиция)» есть транзитная спецификация. Система «минует» ее при планировании потребности в материалах, формируя заказы на компоненты фантомной позиции, но не на нее саму. Безусловно, в некоторых  информационных системах можно найти  возможность формирования заказов  на саму фантомную позицию и даже возможность учитывать при планировании запасы фантомной позиции, однако это  уже особенности реализации принципа.