Автоматизированная система управления персоналом «Отдел кадров"

Министерство образования  и науки Российской Федерации

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. И.И. ПОЛЗУНОВА

 

Кафедра «»

 

УДК 681.3.06: ББК 65.9(2)240-21

Допустить к защите в ГАК

Зав. кафедрой д.т.н., проф.

________

«____» июня 2013г.

 

 

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ «ОТДЕЛ КАДРОВ»

 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

К ДИПЛОМНОМУ ПРОЕКТУ

ДП 351400.111.26.000П3

 

 

Дипломник группы АСУ-01

Руководитель проекта  профессор, к.э.н.

Нормоконтролер доцент, к.т.н.

 

 

БАРНАУЛ 2013

 

Введение

 

Актуальность. Современная рыночная экономика требует получения конкурентных преимуществ во всех отраслях деятельности – применение информационных технологий не просто повышает эффективность, а вносит уже необходимый минимум практически в любой деятельности на предприятии. Увеличившееся количество информационных потоков, как внутри, так и снаружи предприятия это сложившаяся действительность экономики XXI века. Отдел кадров на предприятии не является исключением и внедрение в него удобной и качественной в работе программы также стало теперь необходимостью.

Пережитки советского управления еще до сих пор встречаются  в современных организациях. Многие документы оформляются задним числом, без соответствующих допусков и  многое другое. Самое главное, что  от этого проигрывают сами организации  и государство, а недобросовестные сотрудники получают возможности для  махинаций и выхода «сухими из воды». Например, могут устроить на работу формального человека и получать его зарплату, увольняют задним числом избегая законной ответственности и принимают на работу делая все мыслимые и не мыслимые надбавки своим протэжэ. Все это стало краеугольным камнем в отечественных организациях и следственно требует решения. Автоматизированная система «Отдел кадров» позволит не просто систематизировать кадровое управление, она позволит осуществлять кадровый мониторинг и контроль, в котором трудно будет найти лазейки для нарушений.

С экономической  точки зрения информация, представленная в системе, получаемая и накапливаемая  в процессе деятельности станет в  управлении как фактор увеличения объемов  производства и повышения его  эффективности. При этом информация как средство управления выступает  своеобразным коррелятором организованности системы и служит основой процесса принятия управленческих решения, а также оптимизации последних с учетом принимаемых критериев эффективности.

Целью исследования является разработка средствами приложения MS Access автоматизированной системы «Отдел кадров» для предприятия «Сибэенгомаш», предоставляющей услуги по строительству и ремонту.

Для реализации поставленной цели надо решить следующие задачи:

• провести анализ работы отдела кадров и систематизировать предъявляемые требования для Автоматизированной системы «Отдел кадров»;
• провести анализ на возможность реализации системы в среде MS Access в соответствии с выявленными требованиями;
• разработать Автоматизированную систему «Отдел кадров» в среде MS Access;
• провести экономическое обоснования внедрения системы «Отдел кадров».

Предметом исследования выступает управление кадрами на предприятии OАO «Сибэнергомаш».

Объектом  исследования выступает информационная среда MS Access, где будет реализована система.

Автоматизированная  система «Отдел кадров» позволяет:

• вести учет кадров для произвольного количества организаций с возможностью импорта сведений из базы данных другой организации;
• хранить сведения из личных карточек работников и выводить их на печать;
• оформлять трудовые договоры с работниками.

 

 

 

 

На основе материала, рассмотренного при написании  работы мы сделали вывод, что в  информационном обществе доминирует производство информационного продукта, а материальный продукт становится более информационно емким. Изменятся весь уклад жизни, система ценностей: возрастает значимость информации, как предмета труда, возрастает спрос на знания, от человека требуется способность к интеллектуальному труду и творчеству. Интерес вызывают следующие факты:

• В процессе производства информации не создается вещественных продуктов (информация может фиксироваться на вещественном носителе, но все равно остается не вещественным продуктом.
• Информацией как продуктом можно пользоваться бесконечное число раз.
• У информации есть потребительские свойства, которые меняются во времени (своевременность, полнота, достоверность и др.)
• При однократном использование информации вся её стоимость переносится на продукт, созданный с её помощью.
• В процессе потребления информация не уничтожается и чем чаще она используется, тем меньшая стоимость включена в себестоимость готового продукта.
• Производится информация однородно по всем сферам управления. [22]

В результате появились противоречия между ограниченными  возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими  массивами хранящейся и передаваемой информации. Возникло большое число  избыточной информации, в которой  иногда трудно сориентироваться и выбрать  нужные сведения. Для решения подобных проблем применяются автоматизированные системы. Они стали неотъемлемой частью практически во всех отраслях и отдельных предприятиях.

Основным  структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены  функции по приему и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышение квалификации и переподготовки кадров. Необходимо не просто заполнить  штатное расписание, а подобрать  его так, чтобы принятый человек  работал наиболее эффективно. Конечно, немаловажным фактором является компетентность кадровой службы. Именно от нее зависит, насколько объективно будет оценен тот или иной претендент, что в последствии может сказаться на деятельности организации и, в конечном итоге, на их же заработной плате.

Персонал  любой организации представлен  его кадрами. Состав и структура  кадров постоянно меняется в соответствии и с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных  категорий работников. А следовательно, кроме упорядочения работы кадрового отдела предприятие получает с подобной системой и более быстрый и качественный многофакторный анализ наиболее удобных принципов его функционирования. [1]

Методологической  основой исследования является разработки концептуальных моделей вышеперечисленными авторами, а основой для реализации автоматизированной системы стали  разработки различных фирм на современном  рынке автоматизированных систем для  кадровых служб.

Практическая  значимость результатов данной работы заключается в разработанном  на базе MS Access приложения, которое соответствует основным критериям предъявляемым кадровыми службами для автоматизированных систем.

Теоретическая значимость выражена в проработанном  теоретическом материале, представленным в данной работе.

Структура выпускного квалификационного проекта включает введение, две главы, заключение, список литературы и приложения.

 

1. Теоретический аспект

1. Отдел кадров

1. Функции и задачи структуры отдел кадров

Отдел кадров является самостоятельным структурным  подразделением, подчиненным непосредственно  начальнику службы управления персоналом. В своей работе отдел кадров руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями по предприятию.

Отдел кадров возглавляет начальник отдела, которого назначает и увольняет непосредственно  директор предприятия. На отдел кадров не допускается возложение обязанностей, не предусмотренных настоящим стандартом. [23]

Основные  документы, представленные в отделе кадров OАO «Сибэнергомаш». – бланки удостоверений, свидетельства, сертификаты, заявления, договора, справки и т.д.

Задачами  отдела кадров выступают:

1. Осуществление подбора, отбора и расстановки кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильное использования работников в подразделениях предприятия.
2. Организация своевременного оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами руководителей, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
3. Организация медицинского осмотра и ознакомление вновь поступающих работников с правилами внутреннего трудового распорядка, осуществляет необходимый инструктаж через существующие подразделения предприятия.
4. Выдача работникам характеристики в ВУЗы, техникумы, военкоматы, суды, органы МВД и т.д.
5. Подбор руководящих, инженерно-технических работников и служащих на должности номенклатуры Генерального директора и оформление на них необходимых документов.
6. Изучение деловых качеств ИТР, служащих и на основе чего вносит предложения руководству предприятия о выдвижении, создание резерва для выдвижения на руководящую работу. Осуществление по указанию Генерального директора и начальника службы правления персоналом замещение вакантных должностей руководителей, перемещение ИТР, служащих и рабочих.
7. Заключение договоров на потребное количество специалистов, окончивших ВУЗы, техникумы, училища профтехобразования.
8. Учет специалистов с высшим и среднетехническим, среднеспециальным образованием, научных работников.
9. Оформление необходимых материалов для привлечения к ответственности нарушителей трудовой дисциплины.
10. Организация табельного учета и обязательное медицинское страхование на предприятии.
11. Учет военнообязанных, призывников, осуществление бронирования работников предприятия.
12. Обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию и ведению персонифицированного учета в системе Государственного пенсионного страхования. [1]

 

 

 

 

1.1.2 В задачи группы приема входят следующие обязанности:

• Осуществляет прием на работу рабочих, ИТР и служащих, согласно действующему трудовому законодательству, приказам и инструкциям.
• Сообщает сведения в службу занятости и средства массовой информации о наборе работников. Сообщает сведения по установленной законодательством РФ форме в службу занятости о предстоящем сокращении и персональном составе замещаемых работников. Занимается трудоустройством высвобождаемых работников предприятия, их переводом на другую работу.
• Оформляет договора с учебными заведениями, принимает и вместе с директором по производству определяет прибывших на практику и постоянную работу выпускников ОУ, следит за их трудоустройством.
• Направляет вновь принимаемых рабочих, ИТР и служащих на инструктаж по технике безопасности, противопожарной безопасности и др., в медсанчасть на предварительный медицинский осмотр.
• Готовит карточки для выписки постоянного пропуска на предприятии. [24]

Одну из важнейших  ролей на предприятии играет группа учета личного состава, которая  выполняет ряд следующих функций:

• Ведет учет личного состава предприятия, картотеку личных карточек, реестр кадров.
• Осуществляет хранение и выдачу трудовых книжек.
• Своевременно вносит в личные карточки и трудовые книжки работающих записи о перемещениях по работе, об изменении тарифного разряда, профессии, о присвоении Почетных званий, поощрений и наград.
• Оформляет всю документацию по увольнению работников предприятия в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. Ведет книгу приказов на уволенных.
• Ведет учет и выписку приказов о переводе из подразделений в подразделения предприятия.
• Систематически вводит в ПЭВМ массив принятых, уволенных и другие изменения по обороту рабочей силы.
• Готовит приказы и поощрении на работников предприятия, которым исполняется 50–60 лет согласно существующему положению.
• Готовит сведения, отчеты по обороту кадров предприятия.
• Оформляет и выдает работникам предприятия необходимые справки и другие документы, связанные с работой на предприятии.
• Отвечает на запросы организаций и письма граждан.
• Оформляет личные дела на вновь поступивших. Ведет учет и архив личных дел работников предприятия.
• Своевременно делает раскладку извещений переводных и других документов по личным делам.
• Составляет списки для последующего оформления пропуска на предприятие согласно инструкции.
• Готовит материал допуска для оформления и переоформления работникам предприятия.
• Готовит и передает личные дела уволенных работников в архив предприятия.
• Выдает характеристики в учебные заведения по запросам органов МВД, прокуратуры и прочих организаций.