Автоматизированная информационная система документооборота в Отделе по обслуживанию юридических лиц

 

         3.2 Сравнение и выбор средств  автоматизации 

 

         Основываясь на представленных  требованиях, выберем программное  средство, наиболее соответствующее особенностям организации документооборота в Отделе по обслуживанию юридических лиц Моршанского ОСБ № 3773. Средства автоматизации были рассмотрены в пункте 2.2:

1. DocsVision;
2. 1С:Документооборот 8;
3. CompanyMedia;
4. LanDocs;
5. OPTIMA-WorkFlow;
6. БОСС-Референт;
7. ДЕЛО.

        Сводим данные в таблицу.

        Таблица 1 – Сравнение программных  средств

Требования	Вес	Программные средства
		1	2	3	4	5	6	7
Функциональные  требования
Передача данных через сети коммуникации	0,2	5	5	5	5	5	5	5
2. Четкая организация хранения и поиска документов	0,19	5	5	4	5	5	5	5
3. Рациональное  распределение по уровням обработки	0,07	5	5	4	4	4	4	4
4. Придание юридической  силы документам, продуцируемым  техническими средствами автоматизированной  системы	0,06	5	5	5	5	5	5	5

 

 

        Продолжение таблицы 1

5. Обеспечение  необходимой степени защиты информации  от несанкционированного доступа	0,053	4	5	4	5	5	4	4
6. Однозначное  и экономичное представление  информации	0,04	4	3	4	4	4	4	4
7. Обеспечение  взаимодействия с другими филиалами	0,035	5	4	5	5	5	5	5
Наличие и использование системы классификации и кодирования	0,02	3	4	3	3	4	4	5
9. Быстрая адаптация  к меняющимся требованиям пользователей	0,015	4	3	3	5	3	3	3
10. Контроль  идентичности одноименной информации  в различных базах данных	0,009	4	3	4	3	4	3	3
Нефункциональные  требования
1. Надежность	0,127	5	5	4	4	5	4	4
2. Понятность  для пользователей	0,05	5	4	4	4	5	4	4
3. Оперативность	0,035	5	5	5	5	4	4	4
4. Функциональность	0,017	4	5	4	5	5	3	3
5. Гибкость	0,015	3	4	3	5	4	3	4
6. Ориентация на общую характеристику организации	0,014	4	4	4	4	4	3	3
7. Эргономичность	0,014	5	5	4	4	5	5	4
8. Масштабируемость	0,013	4	4	5	5	5	3	3
9. Безопасность	0,012	4	5	4	5	4	4	4
10. Целостность	0,011	5	4	5	5	4	4	4
Итого	1	4,757	4,714	4,304	4,627	4,744	4,416	4,436

 

           Основываясь на данных таблицы,  можно сделать вывод, что наиболее  подходящим программным средством  автоматизации документооборота  в Отделе по обслуживанию юридических  лиц, является система DocsVision, так  как она получила максимальную  оценку – 4,757.

          DocsVision – новый лидер российских  систем документооборота и составляет  серьезную конкуренцию мировым  лидерам в России.

         Накопленный многолетний опыт  и созданные библиотеки типовых  проектных решений позволяют  обеспечить ввод системы в эксплуатацию в сжатые сроки без потери качества. Лучшие в отрасли параметры окупаемости – в основе системы самые современные технологии. DocsVision тесно интегрирован с самыми передовыми технологиями и наиболее используемыми продуктами. Частью DocsVision является мощная система workflow, обеспечивающая управление как прикладными, так и технологическими бизнес-процессами организации.

 

           3.3 Организация деятельности Отдела  по обслуживанию юридических  лиц Моршанского отделения Сбербанка  России № 3773 в условиях автоматизированной обработки данных с помощью системы DocsVision

 

          Использование новых технологий  является одним из важнейших  факторов эффективного развития  банка. Система делопроизводства  и электронного документооборота DocsVision предназначена для создания гибких, настраиваемых эффективных решений:

1. Электронных архивов документов;
2. Автоматизации делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины;
3. Автоматизации документооборота – управления деловыми и организационными бизнес-процессами;
4. Интеграции различных информационных систем предприятия на базе сквозных бизнес-процессов.

           В условиях использования системы  DocsVision деятельность отдела претерпит ряд нововведений.

           Входящие документы, которые поступают  в Отдел по обслуживанию юридических  лиц в бумажном виде, будут  переводиться в электронную версию  уже на этапе регистрации, а  исходящие и внутренние - изначально  готовиться в рамках данной системы. Такая организация работы позволит значительно ускорить и упростить не только документооборот, но и многие другие операции банка, так как любой процесс, так или иначе, связан с созданием или использованием документов, получением или обменом информации.

         В настоящее время при работе  с бумагами сотрудники вынуждены  ходить из кабинета в кабинет,  собирать подписи, документы могут  потеряться или остаться у  людей, ушедших в отпуск, что  усложняет и замедляет работу  отдела. С внедрением системы все станет гораздо проще:

- при необходимости  найти документ нужно будет  всего лишь задать критерии  поиска и получить результат,  не отходя от компьютера.

- обмен документами,  их согласование, доведение поручений  до исполнителей станут практически  мгновенными — перемещение документов будут обеспечивать не люди, а компьютеры.

- станет проще  и оперативнее межфилиальное  взаимодействие отдела.

- будет обеспечен  контроль выполнения распоряжений  и резолюций.

- доля неисполненных  заданий сократится и будет  близка к нулю.

- клиентам не  придется приходить в банк, чтобы  забрать четвертый экземпляр  платежного поручения – оно  автоматически будет отсылаться  на электронный адрес организации;

- второй экземпляр  платежного поручения будет в  электронном виде отправляться  банку получателя, а третий - на электронный адрес организации получателя;

- картотека  также примет электронный вид,  что упростит работу операциониста  2 линии и позволит без затруднений  пользоваться ей всем сотрудникам  отдела.

            Система DocsVision будет интегрирована с другими программами, которые используются при организации документооборота, такими как  «Центральный архив» и система управления сертификатами пользователей (обеспечивает использование электронной цифровой подписи).

           Возможно, полностью отказаться от бумажных носителей в ближайшей перспективе не получится — это и не предусматривается российскими законами и стандартами. Но можно с уверенностью сказать, что в итоге основная доля документов будет обрабатываться в электронном виде, например, вся внутренняя служебная переписка Отдела по обслуживанию юридических лиц с другими структурными подразделениями Сбербанка.

 

        3.4 Обоснование эффективности применения  системы электронного документооборота DocsVision в Отделе по обслуживанию юридических лиц Моршанского отделения Сбербанка России № 3773

 

         Автоматизированный документооборот  в любой организации – это  залог успешной работы.

         Введение автоматизированной информационной  системы документооборота DocsVision в  Моршанском ОСБ № 3773 конечно, как и любое нововведение в области автоматизации, повлечет за собой определенные затраты сил, средств и времени.

         Суммарные затраты на приобретение  системы складываются из стоимости  лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. На общем фоне российского рынка программных средств по суммарной стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, система DocsVision является достаточно приемлемым вариантом. Одним из самых важных преимуществ DocsVision является быстрая окупаемость. Такая система позволяет экономить не только время на физическое перемещение документов из одной комнаты в другую, но и значительные средства, уходящие на оплату времени, которое персонал проводит за хождениями из кабинета в кабинет. Также с помощью DocsVision минимизируются все издержки по осуществлению документооборота: экономия средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д.

       Программа реализуется, прежде всего, для оптимизации работы всех сотрудников банка, она потребует проведения дополнительного непродолжительного по времени и совсем несложного обучения, которое займет буквально два-три дня. Как видно, на обучение персонала уйдет минимум средств и времени, что является большим плюсом системы DocsVision.

         Немаловажным является возможность  развития системы силами своих  штатных специалистов. В таблице  «Инструментарий для настройки»  приведен некоторый список инструментария  для настройки рабочего процесса «под себя».

         Также DocsVision прекрасно интегрируются с Microsoft Office – самым популярным на сегодняшний день пакетом офисных программ. Это позволяет не только уменьшить затраты на установку нового программного обеспечения, но и существенно сократить сроки запуска системы. Что немаловажно, так как запуск системы может препятствовать нормальной работе сотрудников отдела. Лицензии Microsoft при покупке совместно с системой DocsVision стоят дешевле.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

        В настоящее время уже невозможно  представить современную жизнь  без использования различных  программных средств. Они широко  внедряются во все сферы деятельности  и позволяют организовать ее  наиболее рациональным способом. Современные российские банки также, стараясь идти в ногу со временем, автоматизируют выполнение многих своих операций.

        Так как практически все операции  банка, тем или иным образом  связаны с оформлением, передачей  и хранением документов, то внедрение  автоматизированной информационной системы документооборота значительно упрощает жизнь банковского бизнеса. Рынок программных средств в настоящее время очень богат и приходится приложить немало усилий, чтобы выбрать наиболее выгодную, эффективную и надежную информационную систему.