Автоматизированная информационная система документооборота в Отделе по обслуживанию юридических лиц

 

          2.2 Обзор российского рынка программных  средств автоматизации документооборота в организациях

 

DocsVision

           «DocsVision» - универсальная система  автоматизации документооборота  и бизнес-процессов, разработанная  на базе технологии .Net и тесно  интегрированная с платформой  и приложениями Microsoft. В состав системы входят приложения "Делопроизводство", "Управление процессами" и "Административное делопроизводство", средства разработки приложений и бизнес-процессов, а также программные шлюзы в Microsoft Dynamics AX, Microsoft SharePoint Portal и 1С:Предприятие 8.0.

           Решения, построенные на базе  «DocsVision», позволяют эффективно  организовать работу с электронными  документами и выполнение бизнес-процессов,  связанных с информационным взаимодействием.  Система предоставляет возможности  для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им. Система оперирует хранящейся в ней информацией и взаимодействует с другими ИТ-системами предприятия, обеспечивая информационное единство и интеграцию систем при выполнении сквозных бизнес-процессов.

           Успешное внедрение решений по  управлению документами и бизнес-процессами  на базе «DocsVision» способствует  повышению общей эффективности  бизнеса и достижению предприятием  таких результатов, как:

- упорядочение  работы с документами, ускорение  их поиска и исключение потерь;

- сокращение  сроков выполнения бизнес-процессов,  ускорение производственного цикла; 

- уменьшение  количества несоответствий, повышение  качества;

- повышение удовлетворенности и лояльности потребителей;

- снижение простоев  и непроизводительных расходов;

- рост производительности  труда; 

- улучшение  исполнительской дисциплины и  мотивации сотрудников; 

- повышение  прозрачности и управляемости  предприятия; 

- усиление конкурентных позиций на рынке.

1С:Документооборот  8

           Фирма «1С» выпустила  новое  прикладное решение «1С:Документооборот  8», предназначенное для автоматизации  делопроизводства и документооборота  коммерческих предприятий и бюджетных  учреждений.

          Программный продукт «1С:Документооборот  8», разработанный на новой  технологической платформе «1С:Предприятие  8.2», является преемником программного  продукта «1С:Архив 3», который  уже более 10 лет применяется  в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

         «1С:Документооборот 8» позволяет:

- упорядочить  работу сотрудников с документами,  исключить возможность утери  версий или пересечения фрагментов  при одновременной работе;

- сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

- повысить качество  готового материала (проектов, документации  и пр.) за счет решения большого  количества спорных вопросов  и упорядочивания работы пользователей.

        «1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

         «1С:Документооборот 8» в комплексе  решает задачи автоматизации  учета документов, взаимодействия  сотрудников, контроля и анализа  исполнительской дисциплины:

- централизованное безопасное  хранение документов;

- оперативный доступ к  документам с учетом прав пользователей;

- регистрация входящих  и исходящих документов;

- просмотр и редактирование  документов;

- контроль версий документов;

- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;

- полнотекстовый поиск  документов по их содержанию;

- коллективная работа  пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;

- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду  документов в отдельности;

- автоматизированная загрузка  документов из электронной почты  и со сканера;

- учет и контроль рабочего времени сотрудников.

          Учет документов ведется в  разрезе видов документов в  соответствии с положением о  документообороте предприятия. Принципы  учета входящих, исходящих и внутренних  документов, заложенные в программу,  полностью соответствуют действующим стандартам и нормам

         «1С:Документооборот 8» поддерживает  многопользовательскую работу в  локальной сети или через Интернет  с использованием веб-браузеров  или тонкого клиента.

CompanyMedia

            Универсальная система электронного  документооборота CompanyMedia ориентирована на:

- создание качественно  нового уровня управления, основанного  на электронных административных  регламентах с применением формальных  методик описания процессов и  с измерением показателей процессов;

- повышение эффективности  управления за счет документирования всей деятельности организации, строгого контроля за соблюдением персоналом должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов на всех уровнях управления;

- сокращение циклов прохождения  документов и времени исполнения контрольных функций;

- обеспечение максимальной  прозрачности процесса обработки  документов и заданий и возможности  оперативного контроля всех стадий  управленческих процессов;

- создание единого информационного  пространства, объединяющего сотрудников  всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации/холдинга на уровне общих деловых процессов и коллективной работы.

           Система предоставляет средства, обеспечивающие работу с документами  в соответствии с требованиями государственных стандартов и спецификой документопотоков организаций различного масштаба и отраслевой принадлежности.

        «CompanyMedia»  предназначена для решения следующих  задач: 

- документационного  обеспечения управления;

- управления  типовыми деловыми процессами;

- управления  документацией;

- управления  потоками работ и документов  в рамках регламентированных  и произвольных деловых процессов;

- доставки управленческой  информации (коммуникации), выработки и принятия управленческих решений (коллективная работа), поддержки исполнения и контроля за принятыми решениями (координация).

         В настоящее время действует  новая «CompanyMedia» версии 3.6, отличающаяся  большей производительностью, масштабирумостью и скоростью работы.

LanDocs

          Внедрение системы автоматизации  текущего делопроизводства и  архива электронных документов LanDocs обеспечивают предприятию следующие  возможности:

- повышение  производительности офисных деловых процессов. Снижение зависимости результатов деятельности от персональных качеств исполнителей;

- возможность  строгой регламентации доступа  к неструктурированной корпоративной  информации. Контроль состояния  связанных с документами бизнес-процессов  (контроль исполнения);

- возможность  оперативного обмена данными  с другими системами.

           Основные характеристики «LanDocs»:

- полнота и  комплексность поддержки задач  делопроизводства;

- строгое соответствие  отечественным нормам и стандартам, сложившимся в многолетней практике учета и контроля исполнения документов;

- гибкость и  адаптивность, позволяющие настроиться  на специфику учета документов  и делопроизводственную логику  конкретной организации;

- соответствие  современным индустриальным стандартам, интегрируемость и открытость. «LanDocs» интегрируется с офисными приложениями, коммуникационными средами, управленческими бизнес-приложениями (системы управления проектами, системы финансового учета и т.п.), специализированными документными программно-аппаратными средствами (сканеры, МФУ, факс-серверы и т.п.);

- интеграция  с системами электронной почты,  которая позволяет включить в  делопроизводственный контур не  только персонал канцелярии или  управления делами, но и исполнителей, руководителей и т.д., предоставляя им возможность авторизованного выполнения делопроизводственных операций в привычной среде MS Outlook или Lotus Notes;

- развитая и  гибкая подсистема безопасности, поддерживающая инфраструктуру  открытых ключей, позволяет использовать  в своем составе криптографические средства различных производителей. Ее использование дает возможность внедрения систем полностью безбумажного делопроизводства и документооборота;

- возможность  построения территориально-распределенных  систем документооборота. Наличие  специализированной подсистемы обмена информацией позволяет объединять в единое информационное пространство множество локальных систем электронного документооборота, построенных как на основе LanDocs, так и на других программных платформах;

- поддержка  функций управления корпоративным контентом и службы внутренних публикаций.

OPTIMA-WorkFlow

         «OPTIMA-WorkFlow» — программная платформа  для создания систем управления  документами (электронного документооборота) в государственных и коммерческих  организациях любого масштаба. «OPTIMA-WorkFlow» обеспечивает комплексную автоматизацию процессов обработки документов и позволяет перейти к безбумажной технологии работы с электронными документами. Платформа «OPTIMA-WorkFlow» — это открытая, web-ориентированная архитектура, функциональность, применение самых современных технологий и промышленных стандартов, интеграция с лидирующими ИТ-решениями, визуальные средства настройки и адаптации системы. Текущая версия продукта — 1.19

           Функциональность:

- автоматизация всех видов деятельности по обработке документов;

- делопроизводство  и канцелярия;

- управление  бизнес-процессами и административными  регламентами;

- контроль исполнительской  дисциплины;

- мониторинг  эффективности деятельности, формирование  отчетности и поддержка процессов принятия управленческих решений;

- архивное хранение  бумажных и электронных документов;

- электронные  библиотеки, управление знаниями;

- преобразование  бумажных документов в электронный  вид;

- межтерриториальный  и межведомственный обмен документами;

- информационная  безопасность, защита информации  от несанкционированного доступа,  применение ЭЦП и обеспечение   юридической значимости документов;

- наличие типовых  (коробочных) решений;

- полнофункциональный  Web-клиент;

- возможность  создания территориально-распределенных систем;

- потоковое  сканирование, распознавание, полнотекстовый  поиск, штрих-кодовая и радиочастотная (RFID) маркировка и идентификация  документов

- соответствие  требованиям ГОСТ, ЕГСДОУ, ВНИИДАД,  Росархива и MoReq2.

         Отличительные черты:

- открытая архитектура,  применение самых современных  технологий и промышленных стандартов;

- удобный, настраиваемый,  многоязычный интерфейс;

- простые и  не требующие привлечения разработчика  визуальные средства настройки  и адаптации решений;

- гибкость, функциональная  полнота и масштабируемость платформы;

- документированный  объектно-ориентированный API, открытая  модель хранения данных;

- XML и Web-сервисы  для обмена информацией между  информационными системами.

БОСС-Референт

           Система «БОСС-Референт» разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД «БОСС-Референт» является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management).

         Пользователями системы электронного  документооборота «БОСС-Референт»  являются органы федеральной  и региональной власти, государственные  унитарные предприятия, коммерческие  компании, среди которых как холдинги  с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.