Автоматизированная информационная система документооборота в Отделе по обслуживанию юридических лиц

           Автоматизация управления документами  с помощью «БОСС-Референт» приводит  к росту продуктивности работы  сотрудников, облегчению доступа  к информации для принятия  управленческих решений, улучшению  исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

        СЭД «БОСС-Референт» помогает  решать следующие управленческие  задачи:

- организовать  эффективную работу с договорами;

- сделать внутрикорпоративный  документооборот максимально безбумажным;

- автоматизировать  документооборот органов власти  федерального или регионального  уровня;

- обеспечить  качественный контроль исполнения  поручений руководителей; 

- повысить эффективность  работы с заявками;

- реализовать  проектный документооборот и возможность коллективной работы;

- наладить управление  документами в рамках системы  менеджмента качества.

ДЕЛО

          Система «ДЕЛО», разработанная компанией  «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)  – комплексное промышленное решение,  обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

          Система делопроизводства эффективно  используется как в небольших  коммерческих компаниях, так и  в распределенных холдинговых  или ведомственных структурах.

       Функциональные возможности:

- отслеживание  всех этапов делопроизводственных  операций и результатов выполнения  работ по основным функциональным  процессам организаций и учреждений;

- регистрация  проектов как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;

- ввод текстов  резолюций, включая повторные  и назначение исполнителей по  ним;

- направление  резолюций и документов на  рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;

- пересылку  отчетов исполнителей по документу  ответственным исполнителям и/или  авторам резолюций;

- осуществление  контроля за своевременным исполнением  поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;

- объединение  и группирование документов, зарегистрированных  в системе делопроизводства, по  различным признакам;

- выполнение  поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;

- ввод сведений  об отправке исходящих документов  адресатам с созданием реестров  рассылки документов;

- получение  согласно действующим правилам  и инструкциям информационных  материалов, сводок, отчетов для  предоставления руководству;

- предоставление  любому должностному лицу своего  личного электронного кабинета;

- получение  и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек;

- хранение электронных  образов документов;

- списание документов  в дело в соответствии с  принятой в организации номенклатурой  дел и, при необходимости, извлечения  их из дела;

- протоколирование работы пользователя с системой

         Система функционирует в локальной  вычислительной сети и рассчитана  на моноструктурную организацию.

 

            2.3 Обзор технического, математического,  программного и информационного  обеспечения автоматизированных систем документооборота

 

            Документационное обеспечение управленческого  труда реализуется путем делопроизводственного  обслуживания деятельности аппарата  управления.

           Осуществление документационных  процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации.

          Сокращение трудозатрат, связанных  с этими процессами, и повышение  качества работы с документной  информацией достигаются различными  путями. Наиболее эффективный путь - это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники), к которой относятся достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

          В настоящее время состав групп  средств оргтехники претерпел  существенные изменения, что связано  с проникновением на российский  рынок ведущих мировых фирм-производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, расширению возможности средств и систем электронной передачи документов на большие расстояния, но в то же время уделяется пристальное внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.

1. Носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов; микроносители визуальной информации; звуконосители; видеоносители; магнитные носители для записи кодированной информации; перфоносители машинные для записи кодированной информации.

2. Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; диктофонная техника; печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители; специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии: средства фотокопирования; средства диазокопирования; средства электрографического копирования; средства термографического копирования; машины электронно-искрового; средства микрографии; средства ризографического копирования; машины для гектографической печати; машины для трафаретной печати; оборудование для оперативной офсетной печати.

4. Средства обработки  документов: фальцевальные, биговальные,  перфорирующие и резательные  машины; машины и устройства листоподборочные  и сортировальные; скрепляющее и склеивающее оборудование; конвертовскрывающие и резательные машины; машины для нанесения защитных покрытий на документы; адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; машины для уничтожения документов, агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов: первичные средства хранения  документов, вторичные средства  хранения документов; картотеки  и картотечное оборудование; тележки  для транспортировки документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации.

6. Средства электросвязи: средства и системы стационарной  и мобильной телефонной связи;  средства и системы телеграфной  связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта.

7. Банковская  оргтехника: машины для счета  купюр, детекторы валют; машины  для упаковки банкнот; банкоматы.

8. Другие средства  оргтехники: сканеры, компьютерные  аксессуары.

9. Офисная мебель  и оборудование: мебель служебных помещений специализированная; оборудование служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для исследования условий труда.

          Математическое и программное  обеспечение - совокупность математических  методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

          К средствам математического  обеспечения относятся: 

- средства моделирования  процессов управления;

- типовые задачи управления;

-  методы  математического программирования, математической статистики, теории  массового обслуживания и др.

           В состав программного обеспечения  входят общесистемные и специальные  программные продукты, а также  техническая документация.

            К общесистемному программному  обеспечению относятся комплексы  программ, ориентированных на пользователей  и предназначенных для решения  типовых задач обработки информации. Они служат для расширения  функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

          Специальное программное обеспечение  представляет собой совокупность  программ, разработанных при создании  конкретной информационной системы.  В его состав входят пакеты  прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

           Информационное обеспечение автоматизированных  банковских систем представляет  собой информационную модель  банка. Различают внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение:

- внемашинное  – это вся совокупность информации  в банке, включая системы показателей,  методы классификации и кодирования  элементов информации, документов, документооборота информационных  потоков;

- внутримашинное – это представление данных на машинных носителях в виде разнообразных по содержанию, по назначению и специальным образом организованных массивов (файлов), БД и их информационных связей.

 

 

 

 

           3. Обоснование проектных решений  по автоматизации документооборота в Отделе по обслуживанию юридических лиц Моршанского отделения Сбербанка России №3773

 

             3.1 Обоснование требований  к автоматизированной  информационной системе документооборота  Отдела по обслуживанию юридических  лиц Моршанского отделения Сбербанка России №3773

 

           Для осуществления своего эффективного  функционирования автоматизированная  система документооборота должна  отвечать ряду требований. Выделяют  функциональные и нефункциональные  требования (Functional and Non-functional Requirements) – функциональные требования задают «что» система должна делать; нефункциональные – с соблюдением «каких условий».

           Рассмотрим функциональные требования  к развертыванию электронного  документооборота и проранжируем  их по степени важности в отношении организации деятельности в Отделе по обслуживанию юридических лиц моршанского ОСБ № 3773:

1. Передача данных через сети коммуникации. Обеспечивает мгновенную передачу данных с минимальным количеством ошибок и искажений.
2. Четкая организация хранения и поиска документов. Позволяет сократить время на поиск документов, сокращает риск их потери.
3. Рациональное распределение по уровням обработки. Позволяет ускорить процесс обработки информации.
4. Придание юридической силы документам, продуцируемым техническими средствами автоматизированной системы. Приравнивает электронные документы к их аналогам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью.
5. Обеспечение необходимой степени защиты информации от несанкционированного доступа. Обеспечение информационной безопасности - это гарантия удовлетворения законных прав и интересов пользователей.
6. Однозначное и экономичное представление информации. Устраняет риск неправильного восприятия данных из-за их многозначной трактовки.
7. Обеспечение взаимодействия с другими филиалами. Позволяет обмениваться данными для совершения операций и получать необходимую информацию.
8. Наличие и использование системы классификации и кодирования. Обеспечивает правильное представление информации.
9. Быстрая адаптация к меняющимся требованиям пользователей. Позволяет системе всегда оставаться актуальной.
10. Контроль идентичности одноименной информации в различных базах данных. Устраняет возможность появления путаницы при поиске информации.

Также рассмотрим перечень нефункциональных требований и проранжируем их:

1. Надежность. АИС должна действовать, не нарушая нормального ритма деятельности предприятия.
2. Понятность для пользователей. Позволяет быстро и без затруднения освоить работу системы.  
3. Оперативность. Высокая скорость совершения операций.
4. Функциональность. Осуществление широкого круга операций.
5. Гибкость. Способность осуществлять или менять принятые решения в зависимости от сложившейся ситуации.
6. Ориентация на общую характеристику организации. Совместимость системы с деятельностью организации.
7. Эргономичность. Создание комфортных условий для пользователя.
8. Масштабируемость. Способность увеличения возможностей АИС без существенной модернизации или замены.
9. Безопасность. Обеспечивает снижение рисков сбоя операций и потери информации.
10. Целостность. Обеспечивает взаимосвязанную работу системы.