Земельная кадастровая палата

    Уважаемый председатель государственной аттестационной комиссии, уважаемые члены ГАК и преподаватели!

    Актуальность работы:

    заключается в недостаточной практической разработанности системы управления документооборотом и проблемы организации эффективной работы с документами со стороны руководителей к системе делопроизводства.

    заключается в недостаточной  практической разработанности совершенствования системы управления документооборотом в организации и проблемы недостаточного внимания со стороны руководителей к системе делопроизводства. 
 

    Цель  работы: исследование системы документооборота учреждения и выявление путей совершенствования системы управления документооборотом на основе анализа работы ФГУ  «Земельная кадастровая палата» по Республике Саха (Якутия).

    Исходя  из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

• ознакомление с организационной структурой, изучение функций, задач, основных видов деятельности учреждения;
• изучение структуры, организации работы отдела общего обеспечения и его роль в совершенствовании системы управления документооборотом учреждения;
• проведение анализа документооборота учреждения путем изучения его количественных и качественных параметров;
• разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы.

    Предметом исследования является деятельность отдела общего обеспечения, отвечающего за делопроизводство в ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Республике Саха (Якутия).

    Объектом  исследования выступает ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Республике Саха (Якутия).

    Во  введении обосновывается актуальность темы, устанавливается цель, объект, формулируются задачи и раскрывается новизна работы.

    В первой главе «Теоретические основы построения документооборота в организации» даются общие понятия: рассматривается понятие документооборота, описываются его основные этапы, даются характеристики и параметры документооборота, описывается методика анализа документооборота и приведены информационные технологии, как средство повышения эффективности делопроизводства.

    Во  второй главе «Анализ документооборота в ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Республике Саха (Якутия) определяются основные функции учреждения, дается организация работы (характеристика) отдела общего обеспечения, проводится анализ документооборота учреждения: изучается система и структура документооборота. По результатам анализа делаются выводы.

    В третьей главе «Совершенствование системы управления документооборотом в ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Республике Саха (Якутия)» определяются пути совершенствования системы управления документооборота, возможности внедрения автоматизации документооборота в учреждении и проведен подбор системы автоматизации на основе системы электронного документооборота. По результатам анализа делаются выводы и выносятся предложения и рекомендации.

    В заключении представляются выводы по данной работе.

    В настоящий момент ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Республике Саха (Якутия)  является  единственным учреждением, осуществляющим исполнительные функции по ведению земельного кадастра на территории республики. Учреждение  имеет централизованную систему делопроизводства и по объему документооборота относится под IV категорию (до 10 000 документов в год).

    За  процесс делопроизводства в учреждении несет ответственность отдел общего обеспечения. Отдел является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно директору и его заместителю. Основными задачами отдела являются организация правильной работы с управленческими документами и контроль за  делопроизводством в структурных подразделениях. Рациональная организация документационного обеспечения служит залогом успешной реализации управленческих решений.

    В ходе исследования работы отдела были выявлены следующие проблемы:

    - не проводится оперативный учет за ходом исполнения поручений;

    - не ведется анализ документооборота организации в целом;

    - в учреждении нет перечня нерегистрируемых документов, за период 2006-2007гг. было зарегистрировано несколько информаций из сайтов, приглашения на семинары, постановления и распоряжения государственных органов, информационные материалы, которые не подлежат регистрации;

    - в ходе исследования журнала регистрации за 2007 год была выявлена ошибка в порядке нумерации входящей корреспонденции на 600 единиц, вызвавшая искусственное увеличение объема входящих документов;

    - анализ контроля за сроками исполнения документов за 2006-2007 г. показал, что контроль исполнения документов была низкая;

    - при анализе ведения журналов регистрации приказов по личному составу за 2006 год, было отмечено, что имеется дробная нумерация приказов, указанное нарушение является недопустимым и ведет к возможным злоупотреблениям;

    - в настоящее время отсутствие системы автоматизации делопроизводства замедляет этап прохождения  документооборота.

    Технологическая цепочка обработки и движения документов в ФГУ «ЗКП» проходит  несколько этапов: прием и первичная обработка входящих документов; предварительное рассмотрение документов отделом общего обеспечения; регистрация документов и доведение до исполнителей; контроль над исполнением, стадия согласования и подписания проекта документа; экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

    В ходе исследования работы отдела были выявлены следующие выводы:

- информационный обзор документопотоков за период с 2006 по 2008 года показал, что по сравнению с 2006 и 2007 годами в 2008 году увеличилось количество входящей и внутренней документации. Количество исходящих документов существенно возросло: так, по сравнению с 2006 годом – в 2007 году увеличилось на 16% (с 638 до 740 единиц), в 2008 году уже на 60% (1031 единиц). За рассматриваемый период больше всего входящих документов поступало от вышестоящих инстанций (в 2006 г. – этот показатель составил 54%, в 2007 – 50%, в 2008 – 59%) а исходящих документов - в другие организации (соответственно – 58%, 56%, 52%). Таким образом, независимо от количественного изменения документопотоков, объем обрабатываемых документов оставался неизменным, что говорит о стабильности системы делопроизводства;

- скорость получения информации, необходимой для выработки управленческих решений зависит от четкости, оперативности обработки и движения документа. В настоящее время в учреждении разработаны Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции работников, сводная номенклатура дел, положения об отделах и создана экспертная комиссия по экспертизе ценности документов, что позволило разделить функции  и обязанности между работниками, а наличие прочной базы нормативно-правовых документов гарантирует порядок и оперативность в документообороте и деятельности учреждения.

- создание отдела общего обеспечения предоставило возможность улучшения работы по документационному обеспечению для успешной реализации управленческих решений, повысить контроль исполнения документов.

-  в то же время отсутствие системы автоматизации делопроизводства в ФГУ «ЗКП» замедляет этапы документооборота. Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок на рабочем месте.

- правильная организация документооборота в ФГУ «ЗКП» способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает больше положительное влияние на управленческий процесс в целом.

    По  результатам проведенного исследования системы документооборота учреждения можно рекомендовать следующие  пути совершенствования системы  управления документооборотом:

1. Введение системы автоматизированного документооборота позволит работать с электронными версиями документов, что обеспечит возможность оперативного доступа к ним внутри учреждения по локальной сети. Бумажные документы будут использоваться только при необходимости подтверждения их юридической силы, или на стадии рассмотрения и наложения резолюции руководителем.

2. Система  электронного документооборота  систематизирует ведение контроля  над сроками исполнения документов, справочную работу по ним, а  регистрация документов на компьютере одновременно автоматизирует возможность контроля качества работы  каждого из отделов и отдельно взятого работника учреждения.

3. С внедрением системы электронного документооборота рекомендуется провести экономический анализ расчета численного состава отдела общего обеспечения, т.к. внедрение системы электронного документооборота предполагает  экономию фонда оплаты труда.

4. В рамках самообследования делопроизводства учреждения рекомендуется организовать работу по ежегодному подсчету документооборота с учетом размноженных экземпляров (форма справки стр. 21).

5. Для  обеспечения единого порядка  документационного обеспечения  необходимо создать список нерегистрируемых документов, в виде приложения к инструкции по делопроизводству и ввести регистрацию внутренних документов.

    В ходе написания выпускной квалификационной работы основная цель достигнута. 
 

      и в результате проведенного  анализа документооборота ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Республике Саха (Якутия) можно сделать следующие основные выводы: 
 
 

    Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или передачи в дело.

    Сегодня задача организации эффективной  работы с документами актуальна как для государственных и крупных коммерческих структур, так и для малого и среднего бизнеса. Большинство предприятий за время своей деятельности создают большой объем документов, которыми нужно управлять, что при постоянном росте документооборота становится делать все сложнее.

    Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

    В современном учреждении основными  технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места сотрудников в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений.

    Вследствие  того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

    Высокая значимость и недостаточная практическая разработанность проблемы «совершенствование системы управления документооборотом» определяют несомненную новизну данного исследования.