Информация и коммуникация в государственном муниципальном управлении

2.2.Классификация признаков информации в государственном управлении

Информацию в органах государственного(муниципального) управления можно классифицировать по разным основаниям и признакам. В литературе уже делались попытки классификации социально-управленческой информации при изучении проблем информатизации и технологизации социального пространства. 
    Поскольку управленческая информация представляет собой определенное отражение социальной действительности (а также природной в той мере, в какой она вовлечена в орбиту общественной человеческой деятельности), признано, что ее следует классифицировать прежде всего в зависимости от степени соотнесения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней. 
  Например, информацию разделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках управленческой системы она рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения. 
При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе - для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум - трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую объективность анализа и оценки [2.15,c.214]. 
    Указанные подходы к проблеме систематизации управленческой информации, несмотря на их различную направленность и некоторую обособленность, могут быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур. Классификация информации в государственных органах необходимо проводить на основе учета всех особенностей, черт, признаков, присущих ее различным видам. Естественно, что классификация должна быть единой, целостной и основываться на комплексном, системном подходе. Это предполагает выделение рассмотрения всех возможных видов и типов социально-управленческой информации. Классификацию следует также ориентировать на всестороннее исследование проблем регулирования и управления. Только в этом случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности всех органов государственной власти и управления в стране, и структурных подразделениях и сотрудников. 
     Представляется, что информацию, циркулирующую в органах государственного управления, надо классифицировать в начале на уровне структурных подразделений. За тем следует выделить и рассмотреть специфические виды социальных сведений, данных, сообщений и фактов, которые характеризуют информацию, проходящую через органы управления. Далее, основываясь на так называемых конкретных, частных классификациях, можно ставить вопрос о классификации информации на уровне всех управленческих структур. 
    Главная цель систем информационного обеспечения государственного управления состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить вторичную, обработанную информацию, которая служит основой для управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда частных задач, таких, как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями органа управления и их работниками, подготовка к переработке, собственно переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции и т.д. 
Исходя из этого информацию в структурных подразделениях органа управления можно классифицировать по следующим основным признакам: 
- функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений; 
- отношению сообщения к субъекту управляющему структурным подразделением; 
- типу связи структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой. Анализируются взаимосвязи региональных структур и СМИ, органов государственной власти и т.д. Например, администрациями субъектов РФ в ходе подготовки мероприятий устанавливаются тесные контакты с представителями ведущих отечественных, зарубежных агентств, теле- и радиокомпаний, газет, центрами общественных связей министерств и ведомств. В большинстве случаев это позволяет доводить до общественности информацию о деятельности администраций, содержании принимаемых ими решений. В свою очередь указанные организации выступают как постоянные источники информации для самих управленческих структур. Иначе говоря, осуществляется прямая и обратная связь по обмену информацией путем налаживания постоянных контактов, проведения пресс-конференций, брифингов, информационных встреч; 
- отношению к целевой функции структурного подразделения. Из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам; 
- логическому содержанию. Информация структурного подразделения может подразделяться на три самостоятельных подмножества - о субъектах органа управления, объектах его управленческого воздействия (регионах, предприятиях и организациях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах и отношениях; 
- физической форме представления (устный доклад; сообщение на бумаге в виде текстов, анкет, таблиц, графиков и т.д.; электронный вариант - поступление по электронной почте, факсу, телексу, из информационных систем, на дискетах и т.д.; в виде аудио- и видеокассет, постраничная, сброшюрованная, книги, газеты, журналы и т.д.); 
- процедурам преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, аналитические, вычислительные и т.д.); 
- степени преобразования (основная, или вновь поступающая; обработанная в аналитические и прогнозные записки, теле-радио-фотоматериалы; сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени и т.д.). 
С позиций социального управления существуют и другие основания и признаки классификации информации в структурных подразделениях госаппарата: 
- пределы фиксации (подлежащая не подлежащая регистрации); 
- степень дополнительной переработки перед использованием;

- сфера применения (универсальная, используемая во всех управленческих структурах - сводки, справки, положения, приказы руководства и т.д.; специализированная, применяемая только в тех или иных структурах); 
- степень комплектности (комплектная документальная, т.е. пригодная для использования в первичном виде; некомплектная, т.е. применяемая лишь в связи с другими видами данных и сведений); 
- емкость и стабильность (исчерпывающая, не нуждающаяся в дополнении; требующая дополнения; постоянная; переменная; характеризующая вероятность наступления события); 
- форма и способ получения (получаемая из органа управления, посредством изучения статей и других публикаций, проведения мониторингов, исследования общественного мнения, обмена опытом работы различных информационных подразделений органов государственного управления); 
- упорядоченность (систематизированная; сведения о нормативно-правовых актах, принимаемых государственными структурами; строго регламентированная во времени, пространстве, по лицам, источникам опубликования и содержанию). 
   Информация и ее потоки в государственном управлении могут разбиваться также в зависимости от источников (правительство и государственные органы, администрации регионов, представители президента, республиканские и региональные государственные структуры, пресса, информационные агентства, коммерческие структуры, население, зарубежные информационные каналы и т.д.); качественного содержания (вычленение ценной по содержанию информации, от которой зависят определенные управляющие воздействия, исходящие от структурных подразделений); количественных характеристик (целесообразно выделять вероятностны, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей). (Приложение Б) 
   Информацию можно классифицировать и по признаку адресности (кому направляется и от кого исходит) и характеру носителя. Здесь целесообразно различать следующие ее виды: официальную не для передачи, официальную для передачи, документальную для почты, документальную для других средств связи, появляющуюся в ходе личного общения, горизонтальную и вертикальную, прямую и косвенную. 
   Среди классификационных признаков следует также назвать способ передачи информации (телефон, телеграф, человек, почта, электронная почта, факс, радио, телевидение), вид преобразователя (человек, машина, человек и машина), степень достоверности (достоверные и недостоверные сообщения), вовлеченность в вычислительные процессы (вычисление исходной, постоянной, переменной, промежуточной, конечной информации), алфавит (буквенная, цифровая, буквенно-цифровая) и другие. 
   На основе так называемых конкретных, частных классификаций информации в структурных подразделениях органов управления возможна ее систематизация на уровне всей управленческой системы. Подходы здесь могут быть разные - с точки зрения дифференциации официальной и неофициальной управленческой информации в структурах госаппарата; с позиций анализа общих и функциональных показателей; на базе взаимодействия подразделения с другими структурами органа управления и вне его и т.д. При этом надо исходить из того, что госаппарат является сложной динамической системой, оказывающей сильное управляющее воздействия не только на отдельные организации и учреждения, но на общество в целом. 
В информации, циркулирующей в государственном управлении, можно выделить сведения, сообщения и данные, относящиеся к его основным целям и задачам[2.20,c.389]. 
   Важное основание для классификации представляет источник информации, причем в этом качестве выступают как объект, отражением которого является информация, так и субъект, создающий и распространяющий ее. 
В зависимости от субъекта (конкретного органа управления или его работника, получающего, распространяющего и обрабатывающего информацию) различают аналитическую, прогнозную, справочную, ознакомительную, рекомендательную и другую информацию. 
  Основаниями для классификации могут служить также функции информации в государственном управлении, направления движения, периодичность возникновения и передачи и другие. 
  Подобная классификация весьма относительна. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основаниям и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется , если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника. 
     В целом классификация позволяет получать весьма ценные сведения об информации, содержащейся в структурных подразделениях госаппарата, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы государственного управления и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

 Под информацией понимается  любое сообщение, содержащее какие-либо  сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д. Однако с  позиции кибернетики как науки  об общих принципах управления  под информацией понимается не  каждое сообщение, а лишь такое,  которое содержит не известные  ранее его получателю факты, дополняющие представления последнего об изучаемом или анализируемом объекте (процессе) [2.13,c.109].         

 Информация является  одним из основных элементов  социального управления. Она выступает  связующим звеном между объектом  и субъектом управления, характеризуя  состояние объекта управления  в статике и динамике. И обеспечивая  подготовку управляющего воздействия  в виде управленческого решения  и характеристику  результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация, тем эффективней принимаемые управленческие  решения, и, следовательно, результаты их реализации.         

  Как научная категория информация в управленческих структурах характеризуется рядов признаков (свойств), к числу которых относятся:

-         известная самостоятельность данных;

-         возможность их многократного  использования, сохранения у передающего или получающего субъекта;

-         пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной информации;

-         доступность математического анализа;

-         системность, коммуникативность.

Информация, циркулирующая  в органах государственного управления, разнородна и разнообразна. Она может  относиться к внешнеполитической, экономической, социально-политической и экологической  обстановке.            Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для  соответствующих региональных управленческих структур, когда они выступают как органы, принимающие решения в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Необходимые сведения могут содержаться в: законах, иных нормативных актах, письмах, справках, сводках, обзорах, юридических решениях, сознании работников госаппарата и т.д. Эти сведения, будучи собранными систематизированными и преобразованными  в пригодную    для использования форму, играют в управлении исключительную роль классифицировать, прежде всего, в зависимости от степени соотнесения с этой действительностью, реальными процессами,  протекающими  в ней.  

Например, информацию  разделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках управленческой системы она рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения.    

 При разделении информации  по объектам распределения внутри  органа управления на первое  место ставится информация для  руководителя или руководящего  звена (или исходящая от них), на второе – для должностных  лиц. При этом рекомендуется  сведения, заслуживающие особого  внимания, направлять параллельно  или  перекрестно двум-трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую активность анализа и оценки [2.7,c.378].      

Указанные подходы к проблеме систематизации управленческой  информации, несмотря на их различную направленность и некоторую  обособленность, могут  быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур. Классификация информации в государственных органах необходимо проводить на основе учета всех особенностей, черт, признаков, присущих ее различным видам. Естественно, что классификация должна быть единой, целостной и основываться на комплексном, системном подходе. Это предполагает выделение рассмотрения всех возможных  видов и типов социально-управленческой информации. Классификацию следует также ориентировать на всесторонне исследование проблем регулирования и управления. Только в этом случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности всех органов государственной власти и управления в стране, структурных подразделениях, работников.         

 Информацию в структурных  подразделениях органа управления  можно классифицировать по следующим  основным признакам:

-  функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;

-    отношению сообщения к субъекту, управляющему структурным подразделением;

-    типу связи  структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделом органа управления, отделами и внешней средой. Анализируются взаимосвязи региональных структур и СМИ, органов государственной власти  и т.д.

-    отношению к целевой функции структурного подразделения. Из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить  ту, которая наиболее полно соответствует целям и задачам;

-  логическому содержанию. Информацию структурного подразделения можно рассматривать как три самостоятельных подмножества – о субъектах органа управления, объектах его управленческого воздействия (регионах, предприятиях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах и отношениях;

-  физической форме представления (устный доклад, сообщение на бумаге в виде текстов, анкет и т.д.; поступление по электронной почте, факсу, из информационных систем, на дискетах и т.д.);

-   процедуре преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, вычислительные и т.д.);

-   степени преобразования (основная или вновь поступающая; обработанная в аналитические и прогнозные записки; сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени и т.д.).

Информация и ее потоки в государственном управлении могут  разбиваться также в зависимости  от источников (правительство и государственные  органы, представители президента, республиканские и региональные государственные структуры и  т.д.); качественного содержания (вычисление ценной по содержанию информации, от которой  зависят определенные управленческие воздействия, исходящие от структурных  подразделений); количественных характеристик (целесообразно выделять вероятностные, семантические и иные меры информации,  используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

Подобная классификация  относительна. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между  собой; трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает  в различных видах. Она может  усложняться и  изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на  подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно  четко дифференцировать информацию по тем или иным основаниям и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется, если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника.

В целом   классификация позволяет получать весьма ценные сведения об информации, содержащейся в структурных подразделениях госаппарата, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы государственного управления и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений.  Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использовании

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

     Таким образом, в данной работе мы рассмотрели не только коммуникацию в государственном управлении, но и значение информации для государственного управления.

Многие практики и теоретики  управления считают, что формы, в  которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о  получателе информации. Специалисты  по коммуникациям считают, что наиболее важным фактором, нарушающим "общность" в коммуникациях между источником и получателем информации, являются изменения, которые происходят в  её кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются  в том случае, когда процессы кодирования  и расшифровки информации являются единообразными.