Ревизия расчетов с поставщиками и покупателями

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РЕВИЗИИ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОКУПАТЕЛЯМИ

1.1 Цель и задачи ревизии расчетов с поставщиками и покупателями 

     Часть оборотных активов организации, направленная на расчеты с физическими  и юридическими лицами, является дебиторской  задолженностью. Многообразие объектов дебиторской задолженности объясняется, прежде всего, различиями в существе совершаемых операций, их документировании и отражении на счетах синтетического и аналитического учета. Объединение однородных по своему содержанию хозяйственных операций дает возможность выделить однородные объекты учета при отражении расчетных отношений данной организации с другими хозяйствующими субъектами.

     Кредиторская  задолженность представляет собой  обязательства организации за поставленные ей товары, работы и услуги, а также  другие обязательства в пользу кредиторов, обусловленные прошлыми хозяйственными событиями и сделками. Выполнение обязательств организации влечет за собой использование активов  в определенном периоде. Таким образом, идет отток экономических ресурсов организации, который обусловлен необходимостью исполнения существующих обязательств, выраженных в конкретной сумме [15, с. 334].

     Ревизия дебиторской и кредиторской задолженности  начинается с изучения расчетов по счету 62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками» и счету 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками».

     Основная  цель проверки расчетов с поставщиками и покупателями – установить соответствие совершенных операций по расчетам с  поставщиками и покупателями действующему законодательству и достоверность  отражения этих операций в бухгалтерской  отчетности.

     В ходе ревизии расчетов с поставщиками и покупателями должны быть решены следующие задачи:

• проверка правильности оформления первичных документов по приобретению товарно-материальных ценностей и получению услуг с целью подтверждения обоснованности возникновения кредиторской задолженности;
• подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета кредиторской задолженности;
• оценка правильности оформления и отражения в учете предъявленных претензий;
• проверка правильности оформления первичных документов по поставке товаров и оказанию услуг с целью подтверждения обоснованности возникновения дебиторской задолженности;
• подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета дебиторской задолженности. 

     Основные  источники информации для проверки расчетов с поставщиками и покупателями:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность (форма №1 «Бухгалтерский баланс», форма №5 «Приложение к бухгалтерскому балансу»);
• главная книга;
• регистры бухгалтерского учета по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• первичные документы (договора, счета-фактуры, накладные, книга покупок и продаж, журнал регистрации счетов-фактур, приемные акты, акты о выполнении работ и услуг, акты сверок).

     Наличие дебиторской задолженности в  конце месяца на счете 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками» означает, что предприятие произвело предоплату своим поставщикам, а они не поставили  продукцию (товары, работы, услуги). Кредиторская задолженность на этом счете характеризует  долг предприятия своим поставщикам  за поставленные, но не оплаченные ценности.

     Дебиторская задолженность по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» свидетельствует о задолженности покупателей продукции (товаров, работ, услуг). Суммы кредиторской задолженности по этому счету – это авансы, полученные предприятием в счет будущей поставки своей продукции (товаров, работ, услуг).

     Кроме того, при ревизии расчетов с покупателями и поставщиками ревизор должен исследовать  счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», который часто  подвергается искажениям в процессе учета.

     Проверка  расчетов с поставщиками и подрядчиками предусматривает, прежде всего, изучение договоров поставки сырья и материалов и других хозяйственных договоров на оказанные предприятию услуги, выполненные работы. Эти договоры должны отвечать требованиям Гражданского кодекса РФ. К числу важнейших требований при осуществлении сделок на поставку товаров (работ, услуг) помимо соблюдения формы договора относятся также полнота и своевременность исполнения сторонами обязательств вне зависимости от срока договора [14, с. 183].

     Одной из важнейших предпосылок обеспечения  реальности статей баланса, включающих дебиторскую и кредиторскую задолженность, является подтверждение полноты  отражения этих сумм в учете, а  также своевременность списания просроченной задолженности. С этой целью организации ежегодно проводят инвентаризации расчетов с поставщиками и покупателями. Итоговые данные инвентаризации дают возможность выявить суммы  дебиторской и кредиторской задолженности  с истекшими сроками их погашения, списание которых производится за счет финансовых результатов. В этой связи своевременность и соблюдение порядка списания просроченной дебиторской и кредиторской задолженности позволяют организациям определить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

     Дебиторская задолженность в зависимости  от возможностей ее истребования организацией-кредитором подразделяется на истребованную и  неистребованную.

     Истребованной дебиторской задолженностью считается  та, по которой организация-кредитор предпринимает определенные действия с целью выполнения организацией-должником  обязательств по расчетам. К таким  действиям урегулирования отношений с организацией-дебитором относятся: досудебный порядок урегулирования споров в случаях, если он предусматривался Федеральным законом для данной категории споров или договоров (предприятия железнодорожного, автомобильного и водного транспорта), а также предъявление иска в арбитражный суд с приложением документов, подтверждающих уплату государственной пошлины; направление копий искового заявления и приложенных к нему документов. Предъявление иска является обязательным условием истребования дебиторской задолженности.

     Истребованная дебиторская задолженность списывается  по истечении срока исковой давности по приказу руководителя организации  на финансовые результаты или за счет резервов сомнительных долгов [25, с. 110].

     Согласно  ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года. В течение  указанного срока законодательством  предусматривается защита права  по иску лица, право которого нарушено. Срок исковой давности определяется с момента окончания срока  исполнения обязательств. По обязательствам, по которым не установлена дата их исполнения, срок исковой давности наступает с того момента, когда  у кредитора возникает право  предъявить требования об исполнении обязательств. При этом законодательством  предусмотрено, что сроки исковой  давности и порядок их исчисления не могут быть изменены соглашениями сторон [1, с. 257].

     Дебиторская задолженность организации, не погашенная в сроки, установленные договорами, и не обеспеченная соответствующими гарантиями, считается сомнительным долгом. Безнадежным долгом считается  долг, нереальный для взыскания, по которому истек установленный срок исковой давности либо в соответствии с ГК РФ обязательство по нему прекращено из-за невозможности его исполнения. Действующими нормативными актами предусматривается  право организации создавать  резерв по сомнительным долгам, возникшим  в результате невыполненных обязательств по расчетам с другими организациями  и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги. Величина резерва  определяется по каждому долгу в зависимости от платежеспособности должника и оценки вероятности полного или частичного погашения долга. Кроме того, обязательным условием создания резерва по сомнительным долгам является истребование дебиторской задолженности в установленном порядке.

     Если  у организации-кредитора есть документы, подтверждающие нереальность взыскания  дебиторской задолженности, то она  относится на финансовые результаты до истечения срока исковой давности. В этом случае положениями ГК РФ (ст. 419) обязательства по расчетам прекращены, а документом, на основе которого устанавливается  нереальность получения долга, является запись о ликвидации юридического лица в Едином государственном реестре, что оформляется справкой налоговой  инспекции, на учете в которой  состоит организация-дебитор. 

     1.2 Порядок проведения ревизии расчетов  с поставщиками и покупателями 

     Рассмотрим  контрольные процедуры, которые  могут присутствовать в зависимости  от результатов проведенного анализа  в программе проверки учета расчетов с поставщиками и покупателями.

     Проверка  достоверности (полноты и точности) фактов оприходования и реализации товарно-материальных ценностей. Основная цель – достижение уверенности в  том, что на предприятии присутствует вся первичная документация по всем поступившим и реализованным  ценностям за отчетный период. Выборку на данном участке целесообразно осуществлять следующим образом: операции по поступлению и реализации товарно-материальных ценностей – выборка репрезентативная (осуществлять с помощью случайного или систематического отбора); операции по приобретению и осуществлению работ, услуг – выборка непредставительная, в зависимости от предмета договоров, их стоимости и прочих факторов. Проводя эту процедуру, ревизору надлежит сверить данные первичных приходных и расходных документов с договорами на поставку с тем или иным поставщиком, покупателем. Затем необходимо проверить наличие счетов-фактур по каждой конкретной сделке (целесообразно использовать журнал регистрации счетов-фактур).

     Проверка  оперативности регистрации фактов поступления и реализации сырья  и материалов, оказания услуг. Ревизор  должен установить причины расхождений (если таковые есть) между датами совершения хозяйственных операций и сроками их регистрации в учете, а также выяснить, имеют такие факты разовый или систематический характер. С помощью опроса работников бухгалтерии ревизор должен выяснить, каким образом и в какие сроки обрабатываются поступившие на предприятие документы, каковы основные каналы поступления документов, ведется ли централизованная регистрация. Осуществляются ли работы по истребованию документов в случае их отсутствия, некомплектности или некачественности, и как в таких ситуациях происходит принятие к учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг. Также ревизору будет полезно ознакомиться с перечнем постоянных и разовых контрагентов предприятия, и документам последних уделить особое внимание.

     Проверка  законности первичной учетной документации по операциям расчетов с поставщиками и покупателями. Проведение этой процедуры обязательно. Ее цель – получение достаточного количества доказательств того, что весь массив первичной учетной документации имеет юридическую силу (соблюдены ли все требования к оформлению документации). Ревизор полистно просматривает те документы, которые были отобраны им для проверки ранее (в соответствии с выбранными критериями). К проверке документации, оформляющей операции, по которым были обнаружены расхождения, следует подойти с особой тщательностью.

По результатам  проведения данной процедуры ревизор  должен выявить общий уровень  соблюдения правил оформления документов по данному участку и, выявив нарушения, отразить их в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов нет либо они оформлены неверно, обязательно должна быть учтена в дальнейшем, при проверке их отражения на счетах учета [8, с. 434].

     Проверка  соблюдения графика документооборота. Проверка проводится с целью установить наличие или отсутствие графика  документооборота по операциям с  поставщиками и покупателями, и на все ли первичные документы он составлен.

     При необходимости ревизор может  также лично проследить за движением  конкретного документа и исполнением  сроков его создания и обработки. По операциям, оформляемым документами, графики оборота которых не прописаны  или прописаны только формально, есть риск того, что:

• некоторые первичные документы могут отсутствовать;
• некоторые первичные документы могут быть утеряны;
• некоторые первичные документы будут приняты к учету несвоевременно;
• в некоторых документах будут содержаться приписки и прочие злоупотребления (так как отсутствие контроля способствует подобным ситуациям).

     Исходя  из этого, на документацию, на которую  нет графиков документооборота или  если эти графики реально не работают, при проведении следующей процедуры  ревизор должен обратить особое внимание.

     Проверка  полноты и точности регистрации  документа в учетных регистрах  нацелена на получение достаточного количества доказательств того, что  при принятии документа к учету  были соблюдены следующие принципы:

• было достаточно оснований для регистрации документа в системе учета;
• все документы, оформляющие проверяемые операции, зарегистрированы полностью;
• все документы зарегистрированы своевременно;
• все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной операции учетных регистрах;
• все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операции, и по всем документам произведен точный количественный и качественный перенос данных в систему учета;
• документ принят к учету единожды.