Учет движения основных средств

Для обеспечения сохранности  инвентарные карточки регистрируют в специальных описях и хранят в картотеке бухгалтерии. Как  правило, картотека формируется по местам эксплуатации и видам основных средств. Такой вариант первичного учета движения объектов основных средств характерен для ручного способа ведения бухгалтерского учета. При автоматизированном способе инвентарные карточки формируются по реквизитам унифицированных форм, но хранятся не в картотеке, а в компьютерах.

На основании инвентарных  карточек на поступившие и выбывшие объекты в конце каждого месяца формируют ведомость движения основных средств.

Синтетический учет наличия  и движения основных средств, принадлежащих  предприятию на правах собственности, осуществляется на следующих счетах: «Основные средства» (активный); «Амортизация основных средств» (пассивный); «Прочие  доходы и расходы» (активно –  пассивный); «Вложения во внеоборотные активы». [7]

 

2.3 Учет поступления  основных средств

 

Основные средства поступают на предприятие или в результате капитальных вложений (нового строительства  и приобретений). Если в результате капитальных вложений приобретаются  новые основные средства, то от других предприятий поступают основные средства, бывшие в эксплуатации и  частично изношенные.

Учет основных средств организуется централизованно в бухгалтерии  предприятия по классификационным  группам в разрезе инвентарных  объектов.

Под инвентарным объектом понимается законченное устройство, предмет  или комплекс предметов со всеми  приспособлениями и принадлежностями, относящимися к данному объекту.

По отдельным классификационным  группам основных средств инвентарным  объектом считается:

по зданиям – каждое здание с  его внутренними устройствами (система  отопления, водо-, газопровод, канализация, вентиляционные устройства) и надворные  постройки (сарай, забор и др.);

по сооружениям – каждое обособленное сооружение с устройствами, составляющими  с ним органическое целое (мост вместе с опорами, фермами, подъездами и  подходами к нему);

по передаточным устройствам –  каждое самостоятельное устройство, не являющееся составной частью здания или сооружения;

по силовым машинам и оборудованию – каждая силовая машина с фундаментом  и всеми приспособлениями к ней  и принадлежностями, приборами и  индивидуальным ограждением;

по рабочим машинам и производственному  оборудованию каждый станок или аппарат, включая входящие в его состав приспособления, принадлежности и приборы, ограждение, а также фундамент, на котором смонтирован инвентарный  объект;

по транспортным средствам –  каждый объект транспортных средств  с включением относящихся к нему приспособлений и принадлежностей (автомобиль грузовой, включая запасные колеса с камерой и покрышкой  и комплект инструмента);

по инструментам и инвентарю  – каждый предмет, который имеет  самостоятельное назначения и не является составной частью какого –  либо инвентарного объекта (машины, станка, аппараты и т. п.).

Для обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий  номер.

Инвентарный номер, присвоенный объекту, проставляется на объекте и в  первичных документах и сохраняется  на весь период его нахождения на данном предприятии. В случае выбытия объекта  его инвентарный номер не присваивается  вновь поступившим объектам.

Поступление основных средств оформляется  актом, на основании приходного ордера. Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая  документация на данный объект, которая  после открытия бухгалтерией инвентарной  карточки передается в соответствующий  отдел, цех предприятия по месту  эксплуатации. Акт приемки и передачи основных средств составляется двумя  сторонами–принимающей объект и  передающей, с указанием времени  вступления в эксплуатацию, даты изготовления, первоначальной стоимости и суммы  износа. Бухгалтерия оформляет его  бухгалтерской записью, т. е. указывает  корреспонденцию счетов на первоначальную стоимость и на сумму износа.

Учет основных средств организуют так, чтобы можно было установить наличие основных средств по каждой классификационной группе и отдельно по каждому объекту, местам нахождения и источникам их приобретения.

Это обеспечивается аналитическим  учетом основных средств на карточках, открываемых для каждого инвентарного объекта и синтетическим учетом в целом по счетам основных средств  по видам.

В целях сокращения трудоемкости учетных  работ предприятиям, имеющим небольшое  количество основных средств, разрешается  их по объектный учет вести в инвентарной  книге. Записи в книге производятся в разрезе классификационных  групп (видов основных средств и  по местам их нахождения).

Заполняются инвентарные карточки и инвентарные книги на основе первичных документов–актов технических  паспортов и прочей документации. Затем инвентарные карточки регистрируются в специальных описях, записи в  которые производятся по классификационным  группам основных средств.

В описи для каждого вида основных средств отведен раздел, определенный серией инвентарных номеров. При  такой регистрации объект получает инвентарный номер, который проставляют  в приемном акте, в инвентарной  карточке и на самом объекте. Объект числится в учете под этим номером  на протяжении всего времени его  нахождения на предприятии.

Зарегистрированные в описи  карточки помешают в картотеку основных средств. В картотеке их группируют по отраслевым классификационным группам, а внутри групп – по местам нахождения, эксплуатации и по видам. Карточки недействующих  основных средств группируют отдельно.

Выбытие основных средств оформляют  актом и отражают в инвентарной  карточке, а затем ее изымают из картотеки.

Сумма износа, установленная при  переоценке, указывается в соответствующем  разделе карточки.

В местах использования основных средств  ведут описи, в которых приводятся краткие сведения об объектах основных средств, находящихся в эксплуатации, указываются группы основных средств, за которые плата в бюджет вносится, и группы, за которые плата не вносится.

Инвентарные карточки на поступившие, выбывшие и перемещенные внутри предприятия  основные средства после соответствующих  записей до конца месяца не раскладывают, а хранят отдельно. Это необходимо для того, чтобы на основе этих карточек (их обычно бывает много) можно было составить расчеты амортизации  основных средств. По окончании месяца карточки с записями за данный месяц  группируют по классификационным видам  основных средств. Обороты по поступлению  и выбытию по каждому виду основных средств суммируются и записываются в карточку учета движения основных средств.

Карточки открывают в начале января на текущий год. Сначала в  них указывают наличие основные средств по видам на 1 января. Затем  ежемесячно после записи оборотов за месяц определяют и записывают наличие  основных средств на 1-ое число следующего месяца.

По данным карточек составляют оборотную  ведомость движения основных средств, итоги которой, сверенные с итогами  Главной книги, служат основанием для  составления отчетности о наличии  и движении основных средств.

На установки, машины, предметы технического оборудования и другие крупные предметы завод–изготовитель высылает специальные  технические паспорта. В них приводятся подробные характеристики машин  и их эксплуатационные данные и, кроме  того, даются сведения о режиме работы машины и т.п. Паспорта хранятся в  отделе главного механика.

Перемещение основных средств из одного цеха и участка в другие в пределах предприятия осуществляется по распоряжению соответствующего отдела предприятия (главного механика, главного технолога  и т.д.) и оформляется накладной. Накладная выписывается в двух экземплярах  при передаче основных средств из запаса в эксплуатацию и из цеха в цех, отдел и т.д. Бухгалтерия  на основании первого экземпляра осуществляет запись в инвентарной  карточке и перекладывает ее по месту  нового нахождения, эксплуатации. Сдатчик  на основании 2-ого экземпляра накладной  отмечает в инвентарном списке о  выбытии объекта.

Причинами выбытия основных средств  из предприятия могут быть: ликвидация инвентарного объекта полностью  при разборке или демонтаже в  силу ветхости и износа, а также  уничтожения при стихийных бедствиях  и т.д.; ликвидация части инвентарного объекта в связи с перестраиванием, переоборудованием, модернизацией; передача основных средств другим предприятиям; недостача основных средств.

Для определения непригодности  к дальнейшему использованию  тех или иных основных средств  не только на предприятии, но и в  народном хозяйстве, т.е. для определения  необходимости в ликвидации основных средств, на каждом предприятии создается  постоянно действующая комиссия.

Ликвидацию объектов (слом, разборку, демонтаж) комиссия оформляет актом  о ликвидации основных средств. На основании  акта, утвержденного руководителем  предприятия, бухгалтерия отмечает в инвентарной карточке и в  описи инвентарных карточек дату выбытия объекта и номер акта о ликвидации.

Акт является основанием для сдачи  на склад оставшихся в результате ликвидации запасных частей, материалов, металлолома и т. п. Затраты по ликвидации объекта (разборка, снос, перевозка) также указываются в акте. Бухгалтерия  обрабатывает этот акт с выявлением результатов от ликвидации объекта.

Основные средства передаются другим предприятиям безвозмездно по распоряжению вышестоящей организации по первоначальной стоимости с одновременной передачей  сумм начисленного износа. Передачу оформляют  актом приемки–передачи основных средств.

На основании акта осуществляют запись о выбытии в инвентарной  карточке переданного объекта и  отметку в описи инвентарных  карт.

Учет наличия и движения основных средств, за исключением арендованных, ведется на синтетическом счете 2100 “Основные средства” по первоначальной стоимости. Счет 2100 “Основные средства”  – активный, инвентарный. При отражении  на этом счете поступления и выбытия  основных средств он корреспондирует  со счетом 5100 “Уставный капитал”, а  последний – со счетом «Износ основных средств” (по видам основных средств).

Поступление новых основных средств  на основании приемных актов записывается в кредит счета 5100 “Уставный капитал” в корреспонденции с дебетом  счета 2100 “Основные средства”.

При поступлении основных средств, бывших в эксплуатации, помимо отражения  первоначальной стоимости необходимо отразить сумму их износа, начисленную  на предприятии, передающем объект. При  передаче основных средств передают и износ.

Учет износа основных средств ведется  на регулирующем контрактивном счете 219…“Износ основных средств” по видам  ОС. Например, износ основных средств  по зданиям и сооружениям ведется  на счете 2193 «Накопленная амортизация  – здания, сооружения», износ конторского  оборудования на счете 2195 «Накопленная амортизация – конторское оборудование». На нем же учитывается износ, ежемесячно начисляемый исходя из норм амортизации  основных средств. Назначение счета “Износ основных средств” состоит в том, чтобы при учете всех основных средств на счете “Основные средства” по первоначальной стоимости показывать отдельно изменение первоначальной стоимости.

Поэтому при поступлении основных средств, бывших в эксплуатации, в  акте приемки–передачи указывают первоначальную стоимость и сумму износа в  части полного восстановления, при  этом первоначальная стоимость поступивших  основных средств будет отражена по дебету счета “Основные средства”  в корреспонденции с кредитом счета “Уставный капитал”, а  сумма износа – по дебету счета  “Уставный капитал” в корреспонденции  с кредитом счета “Износ основных средств”.

Расходы по доставке безвозмездно принимаемых  основных средств от других предприятий  к их первоначальной стоимости не присоединяются, а относятся на счет 8490 “Прочие общие и административные расходы”.

Внутреннее перемещение основных средств отражается только в аналитическом  учете, делать запись об этом перемещении  в синтетическом учете нет  необходимости.

Расходы, связанные с внутренним перемещением основных средств, учитываются  на счетах 1630 «Незавершенное производство» - в части основных производственных средств, 8490 «Прочие общие и административные расходы» - основных средств используемых в офисе, и т.д. в зависимости  от принадлежности объектов. [3]

В соответствии с действующим положением и правилами с балансов предприятий  и хозяйственных организаций  могут списываться основные средства по следующим причинам:

·  безвозмездная передача другим предприятиям;

·  реализация ненужного оборудования;

·  ликвидация по ветхости, моральному износу, стихийным бедствиям.

Безвозмездная передача основных средств  оформляется актом приемки–передачи основных средств, только предприятие  уже будет выступать в качестве стороны, передающей основные средства. В акте записываются первоначальная стоимость и сумма износа. Инвентарная  карточка из картотеки изымается (прилагается  к акту), о чем делается отметка  в описи инвентарных карточек или книге и в инвентарном  списке основных средств по месту  их нахождения.