Управление запасами на предприятии

      Подготовительные запасы формируют с целью более рационального их последующего использования.

      Гарантийные (страховые) запасы создаются на случай возникновения каких-либо форс-мажоров в снабжении.

      Сезонные запасы формируются, если в течение года происходят плановые «провалы» в снабжении.

      Переходящие запасы — это запасы на конец одного периода и начало следующего. Они необходимы для того, чтобы на рубеже периодов в компании не возникали простои.

      Можно применить к запасам еще ряд классификационных признаков.

      В частности, рассмотреть запасы с точки зрения их ликвидности. В соответствии с этим признаком можно выделить ликвидные запасы — запасы, которые можно использовать по прямому назначению, и неликвидные запасы — которые по прямому назначению использовать нельзя.

      Все эти признаки классификации, в большей или меньшей степени используются при управлении запасами. [3]

      Затраты связанные с создание и содержание запасов (далее «затратами на запасы»), принято делить на две больших группы:

• Затраты на формирование запасов — это затраты, которые возникли к моменту, когда запасы сформированы
• Затраты на содержание запасов — это затраты, которые возникают от момента, когда запасы сформированы, до момента, когда запасы будут использованы, т.е. прекратят свое существование.

      Если, например, речь идет об основных материалах и комплектующих, то к затратам на формирование запасов можно отнести:

• Затраты на оплату труда персонала, который занимался поиском поставщика, ведением с ним переговоров и заключением договора
• Затраты на командировки данного персонала
• Затраты, связанные с оплатой услуг посредников или консультантов, которые помогали в приобретении материалов
• Затраты, связанные с транспортировкой (доставкой) приобретенных материалов
• Затраты на страхование перевозимых материалов
• Затраты на входной контроль поступивших материалов
• Убытки вследствие порчи и хищений материалов во время погрузки, транспортировки, разгрузки

      К затратам на содержание, в отношении тех же материалов, будут относиться:

• Затраты на содержание мест хранения (складов или специальных открытых площадок)
• Затраты на оплату труда персонала, который «втянут» в хранение материалов
• Затраты на обеспечение особых условий хранения (Например, замороженные продукты надо хранить при минусовой температуре. Чтобы ее обеспечить, должны постоянно работать холодильники, что, в свою очередь, приводит к затратам на электроэнергию, амортизации холодильников, затратам на ремонт холодильников.)
• Затраты на страхование запасов на время их хранения
• Убытки вследствие порчи и хищений материалов во время их хранения
• Затраты особого рода («не денежные» затраты), связанные с тем, что наши оборотные средства «заморожены» в материалах

 

 Эти две группы затрат — затраты на формирование запасов и затраты на содержание запасов — довольно существенно отличаются друг от друга с точки зрения свой природы и своих характеристик. [3]

      Но прежде, чем рассматривать их, введем такое понятие, как «заказ» («партия»).

      Заказ (партия) — это некая величина (некий объем) запасов, формируемых одномоментно (разово).

      Главная характеристика партии — это размер партии. И как раз затраты на формирование и содержание запасов мы будем засматривать с точки зрения того, как они зависят от размеров партии.

      Затраты на формирование запасов.

      Есть  затраты, которые, практически не зависят от размера партии. Например, к ним относятся затраты на оплату труда персонала, который занимался всей подготовительной работой по приобретению тех же материалов. По существу, нет особой разницы — две тонны материала к нам придут или двести тонн. Время, которое потратит персонал на эту «снабженческую суету», будет одинаковым. А значит и затраты на оплату его труда будут одинаковыми. Аналогичным образом можно охарактеризовать и затраты на командировки.

      Получается, что эти затрат носят условно-постоянный характер и от размера партии не зависят. Вывод напрашивается следующий: надо стремиться к покупке максимально большой партии. Тогда на единицу приобретаемых материалов «упадет» меньше этих условно-постоянных затрат.

      Другая  часть затрат будет иметь очевидную  склонность к зависимости от размера партии. Сюда можно отнести, в частности, комиссионные, выплаченные посредникам, и страховую премию, уплаченную страховой компании. Ведь и размер комиссионных, и размер страховой премии зависят от стоимости закупаемых материалов, а значит и от их количества, т.е. от размера партии. [3]

      Вывод такой: купим партию побольше, больше будет и величина данных затрат. Но на единицу покупаемых материалов будет приходиться одна и та же величина данных затрат, независимо от размера партии. Так вывод наш, на самом деле, не вполне корректен, и данные затраты, вообще говоря, не очень то нам важны, с точки зрения определения размера партии!

      В целом же, если подытожить, то затраты на формирование запасов имеют склонность к снижению (на единицу запасов) при увеличении размера партии.

      Затраты на содержание запасов.

      Скорее  всего, затраты на страхование, затраты вследствие «замороженности» капитала можно отнести к зависящим от размера партии. (Они зависят от среднего уровня запасов, а он, в свою очередь, зависит от размеров партии поставляемых ресурсов.)

      Возможно, что и затраты на обеспечение особых условий хранения в некоторых случаях будут зависеть от размера партии.

      А вот затраты на содержание мест хранения (складов или специальных открытых площадок) и затраты на оплату труда персонала, скорее всего, мало зависят от среднего размера запасов и, стало быть, от размера партий, поскольку складские площади останутся неизменными и количество складского персонала будет неизменным. По крайней мере, в краткосрочном периоде.

      В целом же, если подытожить, то затраты на содержание (на хранение) запасов имеют склонность к росту (на единицу запасов) при увеличении размера партии.

        Свойства тех или иных статей  затрат (на запасы) очень сильно зависят от конкретных условий, в которых они возникают, но при этом можно говорить о наличии следующих закономерностей:

• Затраты на формирование запасов (в расчете на единицу запасов) уменьшаются при увеличении размера партии
• Затраты на содержание запасов (в расчете на единицу запасов) растут при увеличении размера партии.

      Таким образом, чтобы снизить затраты  на запасы (как сумму затрат на формирование запасов и затрат на содержание запасов) необходимо найти некий «оптимум», т.е. некий размер партии, при котором эти затраты будут минимальными.

      Затраты на управление запасами.

Кто-то должен спланировать потребность в запасах. Кто-то должен заниматься учетом и контролем запасов. Кто-то должен проводить их инвентаризацию. Эти «кто-то» тратят на выполнение указанных управленческих функций свое оплачиваемое рабочее время. Что, неизбежно, приводит к возникновению затрат. [3]

1.2. Методы нормирования  запасов

 

      Производственные  запасы — это материальные ресурсы, находящиеся на предприятии, но не вступившие в производственный процесс.

      Состав  оборотных средств в производственных запасах:

• сырье;
• основные материалы и покупные полуфабрикаты;
• вспомогательные материалы;
• топливо;
• тара;
• запасные части;
• малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП). В составе МБП учитываются средства труда со сроком службы до одного года, в том числе:
• малоценные и быстроизнашивающиеся инструмент и приспособления;
• малоценный хозяйственный инвентарь;
• специальные одежда и обувь;
• специальные инструмент и приспособления;
• сменное оборудование;
• производственная тара.

      В зависимости от назначения запаса и  необходимости подготовки материальных ресурсов к использованию в производстве различают текущий, страховой (или  гарантийный), технологический (или  подготовительный) и транспортный запасы.

      Текущий запас необходим для обеспечения бесперебойного хода производства на предприятии в период между очередными поставками. Норма текущего запаса принимается, как правило, равной половине среднего интервала между двумя очередными поставками. Максимальная величина текущего запаса (З_тек) определяется по формуле: 

      З_тек = П_{ср. сут} × Т

      где П_{ср. сут} — среднесуточная потребность в данном материале, натуральные единицы измерения; Т — время между двумя очередными поставками, дни.

      Страховой запас предусмотрен для предупреждения последствий, связанных со сбоями в снабжении. Норма страхового запаса устанавливается либо в пределах 30–50 % от нормы текущего, либо равной максимальному времени отклонений от интервала поставок. Страховой, или гарантийный, запас (З_стр) рассчитывается по формуле:

      З_стр = N_{з. стр} × П 

      где N_{з. стр} — норма страхового запаса материалов, дни; П — среднедневная потребность в данном виде материалов, руб.

      Подготовительный (технологический) запас (З_тех) создается в тех случаях, когда поступающие на предприятие сырье и материалы требуют соответствующей дополнительной подготовки: сушки, сортировки, раскроя, комплектации и т. п. Норма подготовительного запаса определяется с учетом конкретных условий производства и включает в себя время на прием, разгрузку, оформление документов и подготовку к дальнейшему использованию сырья, материалов и комплектующих. Величина такого запаса определяется следующим образом: 

      З_тех = П_{ср. сут} × Т_ц

      где Т_ц — длительность технологического цикла, дни.

      Транспортный запас (З_тр) образуется в случае расхождения в сроках движения документооборота и оплаты по ним и времени нахождения материалов в пути. Его величина рассчитывается прямым и аналитическим методами.

      Метод прямого счета применяется при  незначительной номенклатуре расходуемых материальных ресурсов, поступающих от ограниченного числа поставщиков. Если поставщик находится на далеком расстоянии, платежные документы на сырье прибывают и оплачиваются компанией раньше, чем поступает груз. Поэтому размер транспортного запаса равен времени промежутка между оплатой счета и поступлением сырья в компанию.

      При большом числе  поставщиков и значительной номенклатуре потребляемых ресурсов норма транспортного  запаса определяется аналитическим  методом. Для этого из данных бухгалтерского учета за прошлый год берутся остатки товарно-материальных ценностей в пути на начало каждого квартала минус стоимость ресурсов, задержавшихся в пути сверх установленных сроков.