- Постоянно поддерживать разговор.

    - Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения.

    - Выслушивать мнения всех оппонентов.

     -Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.

    - При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: "Что именно вы имеете в виду?".

    - Чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.

    Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть  техникой проведения дискуссий. Прежде всего, надо стремиться вести групповую  дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает  использование таких средств  аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой  спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также  за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.

    От  оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной  опорой на текст, а не читалась. Усвоение при свободном изложении достигает 95%, а при чтении всего 35%. Выступающий  должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм. Приемлемым считается  темп 240 слогов в минуту. Особое внимание поэтому необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала.

    Большое значение при проведении делового совещания  играет тон разговора. Психологические  исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное возбуждение оратора  передается и слушателям.

    Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие  любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям.

    Завершающий этап организации и проведения совещания - это принятие решения и согласования условий его реализации. Решения  на совещании принимается всеми  вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания  удалось включить свои идеи и комментарии  в общее решение, зависит его  эффективность. В формулировке решения  объясняется: кем и в какие  сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

    Принятие  решения складывается из пяти этапов:

    а) установление контактов;

    б) определение проблемы;

    в) определение целей;

    г) изложение мыслей;

    д) готовность к действию.

    В ОАО Молочный завод «Уссурийский» совещания проводятся раз в месяц для определения критических ситуаций на производстве и выявления наиболее современных и практичных решений вопросов производства. Сотрудниками выдвигаются свои предложения по совершенствованию работы завода, а руководитель в свою очередь отбирают какой мысли подчиненных дать развитие на производстве.

    4. Планирование рабочего  дня руководителя

    В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

    Решающее  значение для устранения недостатков  в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование  руководителем рабочего времени.

    Важным  шагом при создании эффективной  системы управления собственным  временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей  не связано с дополнительными  усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

    Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих  действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия  которой исчезает лишь тогда, когда  цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

• реалистичными и конкретными;
• ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;
• измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

    Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в  план действий по ее достижению, определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.

    Предпосылкой  достижения целей руководителем  является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими  руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.

    Очевидным является факт, что готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.

    Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.

    Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

    Главное преимущество, достигаемое путем  планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени  приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся  у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь  поставленных целей с возможно меньшим  расходом времени. Планирование как  важнейшая составная часть организации  личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и  структурирование (упорядочение) рабочего времени.

    При разработке плана каждого периода  руководитель должен ответить на следующие  вопросы:

• Какова основная цель данного периода?
• Каким количеством времени он располагает?
• В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?
• Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

    Чтобы правильно выполнять свои обязанности  и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько  ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый  план рабочего периода представляет собой проект процессов труда  на предстоящий временной период.

    При разработке плана конкретного периода  рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

• правило основного соотношения (правило 60:40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности;
• анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;
• регулярность и системность планирования;
• реалистичность планирования;
• письменная форма формируемого плана;
• перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;
• установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;
• установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;
• делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.

    Важнейшим из всех периодов планирования для  руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

    Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При этом имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед.

    В ОАО Молочный завод «Уссурийский» руководитель планирует свою рабочую деятельность основываясь на совещаниях. Исходя из поднимаемых вопросов на совещании и планируется следующий после совещания месяц. Также по исходу месяца анализируются проведенные за месяц действия по улучшению работы производства.

    Важной  составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять  решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать  первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

    В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально  браться за решение самых простых  и легких задач, которые требуют  минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению  задач, сообразуясь с их значением  и важностью.

    Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80:20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем — многочисленные «второстепенные».