Бюджет денежных средств

 

Таблица 12 План-график бюджета  общепроизводственных расходов на 200Х  г.

 

Примечание: Бюджет составлен  на основе расчета распределение  общепроизводственных расходов по видам  продукции.

2.4. Бюджеты (сметы) накладных  коммерческих и управленческих  расходов

Бюджеты накладных затрат на продажу и управление составляются в форме самостоятельных документов:

1. Бюджет коммерческих  расходов;

2. Бюджет управленческих  расходов.

Эти бюджеты отражают ожидаемые  расходы на реализацию (продажи) и  общие расходы на управление (общехозяйственные  расходы).

В отечественной экономической  литературе отдельные авторы называют эти расходы периодическими. Видимо это понятие – производное  от понятия используемого западными  экономистами, которые подразделяют «затраты на продукт» и «затраты на период». Затраты на продукт включаются в себестоимость продукции, они связаны с физическими единицами, могут быть частично отнесены на готовую продукцию на складе или товары отгруженные и участвовать в процессе исчисления прибыли позже их фактического осуществления. Затраты же на период с движением физических единиц готовой продукции не связаны, они сразу списываются в дебет счета «Продажи» и уменьшают прибыль. Классификация расходов «затраты на продукт» и «затраты на период» является относительно новой для отечественного учета, но имеет важное методологическое значение, в том числе при оптимизации величины прибыли. Нынешний план счетов предусматривает такую возможность.

При планировании коммерческих и управленческих расходов необходимо учитывать, что критерием их эффективности  является опережающий рост объема продаж по сравнению с темпами роста  этих расходов. В результате абсолютная величина накладных расходов повышается, а их доля в объеме продаж снижается. Эту закономерность необходимо учитывать  при составлении бюджетов коммерческих и управленческих расходов.

Следует иметь в виду, что в отдельные периоды жизненного цикла организации уровень и  темпы роста коммерческих и управленческих расходов могут нарушить отмеченную тенденцию, например, при трудностях с продвижением товаров или необходимостью завоевания новых рынков сбыта и  др. Но в любом случае необходимо предусматривать пределы, до которых  можно наращивать эти расходы  для целей бизнеса.

Бюджет накладных коммерческих расходов (см. таблицу 13) составляется по видам реализуемой продукции. Коммерческие затраты содержат не только усилия и средства, связанные непосредственно  с объемом продаж в течение  бюджетного периода, но и с продвижением продукции на рынок (расходы на рекламу, на стимулирование спроса). Эти расходы  отвечают целям организации не только в краткосрочном периоде, но и  определяются долгосрочными (стратегическими) целями.

В состав коммерческих расходов включаются: оплата работников, занимающихся продажей продукции, расходы по доставке продукции до потребителя, амортизация  транспортных средств, затраты на рекламу, вознаграждение посреднику и другие.

Подавляющая часть этих расходов в течение годового бюджетного цикла  с изменением объема продаж остаются постоянными. К переменным следует  отнести только вознаграждение посредникам, так как оно определяется в  процентах от бюджетной выручки. Расходы на содержание транспортных средств можно отнести к полупеременным.

Бюджет управленческих расходов (см. таблицу 14). В состав управленческих расходов включаются расходы на содержание и оплату труда высшего и среднего управленческого персонала организации, часть накладных расходов, связанных с их деятельностью: услуги вспомогательных цехов, представительские, командировочные расходы, содержание служебного транспорта, аренда, консалтинговые услуги, услуги аудиторов со стороны, хозяйственные нужды, оплата связи, канцелярские расходы, расходы по содержанию офисного оборудования и т. п.

Наряду с планом-графиком распределения управленческих расходов внутри бюджетного периода (по месяцам), определяется доля структурных подразделений  в сумме общеорганизационных  управленческих расходов.

Так как управленческие расходы  относятся к постоянным затратам и оказывают непосредственное влияние  на изменение показателя прибыли, при  планировании их величины устанавливаются  лимиты в виде фиксированных сумм на предстоящий период. Доля оплаты труда составляющая значительную часть управленческих расходов, в общем фонде оплаты труда организации может возрастать, но в общем объеме продаж она должна быть стабильной или снижаться с течением времени. Это соотношение должно быть заложено в стратегических бюджетах.

Последовательность составления  бюджетов коммерческих и управленческих расходов:

1.Определить наиболее  важные виды накладных расходов, которые соответствуют профилю  и структуре организации;

2.Распределить эти расходы  на управленческие и коммерческие  по их служебной и функциональной  роли;

3.Выделить в составе  управленческих и коммерческих  расходов переменные (прямые) и условно  постоянные расходы;

4.Определить какие расходы  из суммы условно-постоянных коммерческих  и управленческих следует отнести  к расходам отдельных структурных  подразделений организации и какие к общеорганизационным расходам;

5.Составить планы-графики  отдельно для коммерческих и  управленческих расходов, выделив  внутри них переменные и условно  постоянные расходы и соответственно  скорректировать эти расходы  по месяцам бюджетного периода.

 

Таблица 13 Бюджет коммерческих расходов в 200Х г.

тыс. д. е.

 

 

Таблица 14 Бюджет управленческих расходов в 200Х г.

 

2.5. Бюджет производственных  затрат (производственной себестоимости)

После того как составлены все бюджеты, входящие в производственный бюджет, можно исчислить (скалькулировать) производственную себестоимость изготовленной  продукции, которая включает в себя прямые материальные затраты, прямые затраты  на оплату труда и накладные (общепроизводственные) расходы.

Бюджет производственной себестоимости по данным условного  примера имеет следующий вид:

 

Таблица 15 Бюджет производственных затрат (производственной себестоимости)

 

Подобный бюджет производственных затрат может быть составлен для  каждого вида продукции.

Для того, чтобы более  четко прослеживать соотношение  объема производства и производственных затрат целесообразно с самого начала процесса бюджетирования разграничить переменные и постоянные затраты, то есть использовать принципы маржинального  калькулирования (основанного на деление затрат на переменные и постоянные по отношению к изменению объема производства). Анализируя соотношение изменения объема производства и производственных затрат можно действенно их планировать и контролировать.

Кроме операционных бюджетов у организации может возникнуть потребность в составлении вспомогательных  или специальных бюджетов (см. рис. 1 Типовая классификация бюджетов организации). Роль этих бюджетов заключается  в подготовке исходной или необходимой  для обработки итоговых данных информации при составлении основных бюджетов.

Вспомогательные и специальные  бюджеты и форматы их составления  обычно определяются руководством организации  в зависимости от того, какие позиции  доходов и расходов они сочтут важными для управления финансами  в конкретный период.

С целью концентрации внимания на процесс бюджетирования в основополагающей для него последовательности (см. рис.2 Блок-схема процесса бюджетирования), ограничимся информацией, которую  дают рассмотренные в пособии  операционные бюджеты, и перейдем к  рассмотрению особенностей составления  основных бюджетов: бюджета доходов  и расходов, бюджета движения денежных средств, расчетного (планового) баланса.

3. Особенности и порядок  составления основных бюджетов

После того как составлены операционные (функциональные) бюджеты  необходимо обобщить информацию, которая  получена с их помощью для формирования основных бюджетов: бюджета доходов  и расходов (БДиР), бюджета движения денежных средств (БДДС), и расчетного (планового) баланса.

При составлении основных бюджетов важна последовательность работы над ними.

В рекомендациях отечественных  специалистов по бюджетированию обычно предполагается следующая последовательность составления основных бюджетов:

БДиР – БДДС – Баланс

Объясняется это тем, что  процесс составления основных бюджетов призван обеспечить сбалансированность текущих затрат и текущих поступлений, первоначальных затрат и внешних  источников поступления денежных средств, прочих вложений и прочих источников поступления средств. Эта сбалансированность достигается тесным взаимодействием  основных бюджетов друг с другом.

В специальной и учебной  литературе приводятся и такие аргументы  в защиту предлагаемой последовательности составления основных бюджетов:

Во-первых, бюджет доходов  и расходов (БДиР) более привычен для руководителей, экономистов, бухгалтеров (в виде отчета о прибылях и убытках, о финансовых результатах);

Во-вторых, БДиР не только показывает предполагаемую рентабельность бизнеса, но и задает структуру издержек производства, текущих затрат бизнеса;

В-третьих, в этом бюджете  динамика продаж обычно представляется «по отгрузке», что также более  привычно для отечественных руководителей, экономистов бухгалтеров9.

Зарубежные специалисты, имеющие значительный опыт организации  бюджетирования в условиях рынка  предполагают начинать составление  основных бюджетов с бюджета движения денежных средств (БДДС).1 Они считают, что бюджетный отчет о прибылях и убытках и бюджетный баланс включают в себя информацию, содержащуюся в операционных (функциональных) бюджетах и бюджете движения денежных средств. Исходя из этого, примем порядок составления  бюджетов (и изложение его в  пособии) по следующей схеме:

БДДС – БДиР – Баланс.

3.1. Бюджет движения денежных  средств

Денежные средства любой  организации являются в рыночной экономике важнейшим ресурсом. Организация  в каждый данный момент может испытывать дефицит денежных средств, недостаток их для обеспечения соответствующего уровня финансово-хозяйственной деятельности или иметь избыток средств  на балансовых счетах, что также  нежелательно, так как означает неспособность  руководства эффективно использовать столь ценный ресурс. Бюджет движения денежных средств помогает организации  избежать нежелательного «простоя»  и дефицита денежных средств.

Бюджет движения денежных средств позволяет руководителям  организации регулировать денежные потоки (приток или отток денежных средств) таким образом, что бы избежать появление наличности в значительной степени, превышающей ее текущие потребности, заранее переводя излишние средства в краткосрочные инвестиции. И, наоборот, своевременно выявлять нехватку наличности и закрывать временный ее дефицит банковским кредитом.

Общая цель бюджета движения денежных средств, помочь руководителям  управлять своими денежными средствами так, чтобы, с одной стороны, иметь  необходимое их количество, с другой стороны, получать как можно более  высокий доход от вложения временно свободных денежных средств.

Бюджет движения денежных средств как плановый документ включает ожидаемый приход и расход денежных средств в течение планируемого периода. Приход формируется по источникам поступления средств, расход – по направлению использования. Ожидаемое сальдо (остаток) денежных средств сравнивается с минимальной суммой денежных средств, которая устанавливается руководством, и которая должна постоянно поддерживаться на необходимом уровне. Минимальная сумма денежных средств представляет своего рода «буфер», позволяющий ослабить влияние непредвиденных обстоятельств или просчетов в планировании.

Ее величина связана также  с уровнем деловой активности организации: она будет несколько  больше в период высокой деловой  активности, чем во время спада  ее. Для повышения эффективности  управления денежными средствами определенная часть суммы может находиться на депозитных счетах.

Разработка бюджета движения денежных средств начинается с определения  источников и составных частей возможных  поступлений денежных средств в предстоящий бюджетный период. Здесь отражаются только те денежные средства или информация финансовых документов, которые реально могут поступить на расчетный счет или иным образом в данный бюджетный период.

Эти источники могут быть двух видов: внешние поступления (кредиты  и инвестиции) и внутренние (доходы от реализации произведенной продукции, услуг и внереализационные доходы).

При определении объемов  поступления средств за произведенную  продукцию в данный конкретный период (обычно месяц) необходимо иметь в  виду, что отгрузка произведенной  продукции во времени не совпадает  с поступлением денежных средств  за нее. В результате образуется дебиторская  задолженность, которая неизбежно  влечет за собой невозможность оплаты понесенных в том же периоде затрат и образование кредиторской задолженности. Решить эту проблему можно с помощью  плана-графика поступления денежных средств, составляемого как приложения к бюджету продаж на основе анализа  заключенных договоров на поставку продукции. Кроме этого необходимо корректировать первоначальные наметки  бюджета движения денежных средств для обеспечения достаточного количества денежных средств для функционирования организации.

По направлению использования  денежные средства подразделяются на финансирование текущих операций, капитальных (первоначальных) затрат, прочих расходов.