Особливості етикету в Інтернеті

Існують основні правила  інтернет-безпеки:

2 Ніколи не давайте  приватної інформації про себе (прізвище, номер телефону, адресу, номер школи) без дозволу батьків.

3 Якщо хтось каже  вам, надсилає вам, або ви  самі виявили в мережі небудь  бентежить вас, не намагайтеся  розібратися в цьому самостійно. Зверніться до батьків або  вчителів - вони знають, що треба робити.

4 Зустріч в реальному  житті із знайомими по Інтернет-спілкуванню  не є дуже гарною ідеєю, оскільки  люди можуть бути різними в  електронному спілкуванні і при  реальній зустрічі. Якщо ви все  ж хочете зустрітися з ними, повідомте про це батькам, і нехай вони підуть на першу зустріч разом з вами.

5 Не відкривайте листи  електронної пошти, файли або  Web-сторінки, отримані від людей,  яких ви реально не знаєте  або не довіряєте їм.

6 Нікому не давайте  свій пароль, за виключенням дорослих  вашої родини.

1. Завжди дотримуйтесь  сімейних правил Інтернет-безпеки:  вони розроблені для того, щоб  ви відчували себе комфортно  і безпечно у мережі.

2. Ніколи не робіть  того, що може коштувати грошей  вашій родині, окрім випадків, коли  поруч з вами батьки.

3. Завжди будьте ввічливими у електронному листуванні, і ваші кореспонденти будуть ввічливими з вами.

4. У електронних листах  не застосовуйте текст, набраний  у верхньому регістрі-це сприймається  у мережі як крик, і може  розладнати вашого співрозмовника.

5. Не надсилайте у листі інформацію великого обсягу (картинки, фотографії тощо) без попередньої домовленості з вашим співрозмовником.

6. Не розсилайте листів  з будь-якою інформацією незнайомим  людям без їхнього прохання - це  сприймається як "спам", і звичайно  докучає користувачам мережі.

Дотримуючись ці прості правила безпеки, можна убезпечити свій комп'ютер від вірусів і інших  зайвих проблем.

 

1.3 Введення  ділової переписки допомогою  електронної пошти:

 

При листуванні через  електронну пошту можна опускати звертання і вітання і відразу переходити до справи. Але, якщо ви хочете, щоб ваш електронний лист носило більш офіційних характер, автор рекомендує використовує таку формулу звернення: «Добрий день, шановний (шановна) + ім'я по батькові адреси». І тільки після цього слід переходити до мети вашого звернення.

При всій неформальності спілкування необхідно пам'ятати  і виконувати одне з найголовніших  правил при складанні електронних  листів - дотримання принципів грамотності  та логічності. Той факт, що електронна пошта - швидкий спосіб зв'язку, зовсім не означає, що вона повинна бути недбалою. Обов'язково починайте пропозицію з прописної букви і ставте точки. Імена і назви повинні починатися з великих літер. Текст, написаний одними рядковими без крапок та інших знаків пунктуації, важко читати. Текст же, написаний одними прописними, взагалі сприймається при читанні як БЕЗПЕРЕРВНИЙ КРИК.

Необхідно використовувати  пропуски (порожні рядки) або три  крапки для відділення однієї думки  від іншої, так як в електронному листі вони, як правило, відіграють роль абзацу.

При листуванні через  електронну пошту можна опускати звертання і вітання і відразу  переходити до справи. Але, якщо ви хочете, щоб ваш електронний лист носило більш офіційних характер, автор  рекомендує використовує таку формулу звернення: «Добрий день, шановний (шановна) + ім'я по батькові адреси». І тільки після цього слід переходити до мети вашого звернення.

При всій неформальності спілкування необхідно пам'ятати  і виконувати одне з найголовніших  правил при складанні електронних листів - дотримання принципів грамотності та логічності. Той факт, що електронна пошта - швидкий спосіб зв'язку, зовсім не означає, що вона повинна бути недбалою. Обов'язково починайте пропозицію з прописної букви і ставте точки. Імена і назви повинні починатися з великих літер. Текст, написаний одними рядковими без крапок та інших знаків пунктуації, важко читати. Текст же, написаний одними прописними, взагалі сприймається при читанні як БЕЗПЕРЕРВНИЙ КРИК.

Необхідно використовувати  пропуски (порожні рядки) або три крапки для відділення однієї думки від іншої, так як в електронному листі вони, як правило, відіграють роль абзацу.

У багатьох компаніях  існує єдиний корпоративний стандарт оформлення електронних листів, що включають в себе структуру самого листа, правила звернення до клієнта, реквізити підпису (ПІБ, посада, робочі телефони, адреса електронної майже і посилання на сайт компанії). Крім того, в цьому стандарті може бути прописана заборона на використання смайлів, що не відносяться до ділової сфери.

У загальному вигляді  структуру ділового електронного листа  можна представити в наступному вигляді:

1. «Шапка» в корпоративному  стилі.

2. Привітання

3. Зміст, мета звернення

4. Прощання

5. Особистий підпис  із зазначенням контактів.

6.Ссилка на сайт  компанії.

7. Логотип, якщо це  необхідно.

При оформлення електронного листа в обов'язковому порядку  повинні бути заповнені поля:

«Тема» («Subject»).

«Кому» («To»)

«Важливість листа», при  необхідності.

При відправці електронних  повідомлень в полі «Кому» вводиться e - mail адресу одержувача. Іноді є необхідність відправити лист з одним текстом декільком одержувачам, тоді їх адреси можна ввести через коми. Обов'язково заповніть поле «Тема», інакше ваш лист може бути віддалено, як спам. Тут слід вписати декілька слів, що характеризують тему повідомлення.

У деяких поштових програмах  можна вказати ступінь важливості повідомлення. Це просто необхідно, якщо адресат отримує щодня велика кількість листів. З позначкою  «Важливе» лист одержує пріоритет  при перевірці пошти. Але зловживати цією функцією не варто. Важливе поступово втратить цю якість.

Правилами сетікета розмір визначається точно: електронний лист повинен бути в два рази коротше, ніж написаний на папері. Якщо вам  необхідно переслати важливу  інформацію, що містить великий обсяг, то краще скласти короткий супровідний текст в електронному листі, а саму інформацію оформити у вигляді вкладення.

Готуючи пересилку великого вкладення, що перевищує 200-500 кілобайт, обов'язково попередьте про це свого  респондента. Краще все ж не пересилати великих вкладень в листах. Існує багато інших способів передати великі тексти, фото або звук, минаючи електронну пошту. Наприклад, через ftp-сервера або через веб-інтерфейс.

При традиційній листуванні доводилося або зберігати конверти з адресами, або записувати їх. Пам'ятати електронні адреси всіх ваших друзів і партнерів теж не можливо, та й не потрібно. Для цього в будь-якій поштовій програмі є функція «Адресна книга», в якій можна зберігати e - mail своїх кореспондентів та іншу контактну інформацію. При використанні цієї функції відправити електронний лист набагато простіше «паперового», достатньо виділити потрібне ім'я в адресній книзі і натиснути кнопку «відправити пошту».

Коли електронного листа  прийде від респондента, занесеного в вашу «Адресну книгу», ви завжди будете знати від кого саме отримали електронне повідомлення, так як зафіксований контакт відбитися в полі «Від» («From»).

Для відповіді на отриманий  лист досить натиснути на кнопку «Відповісти» («Reply») в поштовій програмі. При цьому з'являється форма для нового повідомлення, в якій в полі «Кому» («To») автоматично вже вписана адреса одержувача, а в полі «Тема»: буде приведена тема первісного листа з позначкою «Re:» на початку рядка. По цій позначці ваш адресат зрозуміє, що ви прислали йому відповідь на лист по конкретній темі. Таким чином, одержувач зможе легко відновити в пам'яті зміст переписки.

Якщо ви пишете друзям і хочете, щоб ваш лист відповідало  правилам Сетікета, то відредагуйте текст  первинного повідомлення, залишивши тільки ті рядки, які важливі для розуміння вашої відповіді (цитати). Після звичайних привітань і вступних слів надрукуйте під кожною такою цитатою ваша відповідь на дану пропозицію або питання.

Якщо ж це відповідь  на діловий лист, то залиште весь колишній текст без змін, а зверху напишіть свою відповідь.

Цитування - приведення в  повідомленні фрагментів вихідного  тексту (в даному випадку, листи) з  метою відновлення суті змісту. Зверніть увагу: у більшості поштових програм  цитований фрагмент виділяється  знаком "більше" (>).

При звичайному спілкуванні  на співрозмовників не тільки і не стільки впливають слова, скільки  голос, інтонації, міміка, жести. У цьому  мінус спілкування через електронну пошту - вона позбавляє можливості обмінюватися емоціями. Але все ж вдалося частково подолати цей недолік. В даний час у віртуальному спілкуванні, в тому числі і через електронну пошту, широко використовуються так звані "смайлики" (графічне зображення ваших почуттів) - личка, складені з крапок, ком, дефісів та інших символів. Вони здатні хоч якось емоційно забарвлювати тексти. Використання смайликів робить переписку більш живий - автор передає не тільки свої думки, а й почуття. Ось найбільш поширені смайлики:

Є дуже багато смайликів  для позначення як емоцій, так і  станів людини або його зовнішності. Класичні смайли:

:-) Всміхнений

:-))) Сміється

:-D радісно сміється

:-| Задумливий, нейтральний

:-( Сумний

:-/ Незадоволений або  спантеличений

: -0 Здивований (рот відкритий)

Іноді символ носа «-»  не друкують для простоти набору. Наприклад, друкують просто :) або: (. Останнім часом часто двокрапка замінюється знаком одно, наприклад, =) замість :). «Ніс» зазвичай у таких випадках не ставиться. Також в чатах часто зустрічається вживання тільки відкривають або закривають дужок. Наприклад,)))) або (((((. Кількість знаків при цьому відповідає рівню радості або засмучення.

Але не варто захоплюватися  смайлами при складання ділового листа, в іншому випадку ви можете набути репутації несерйозного людини.

Електронний підпис - це спеціально створений файл (signature), який являє собою текстову підпис. Наявність електронного підпису в повідомленнях є правилом хорошого тону для ділового листування. Електронний підпис до того ж є ненав'язливою рекламою бізнесу. Пряма реклама в листах від незнайомих і малознайомих людей, як правило, сприймається негативно, а кілька рядків підпису будуть прийняті лояльно.

Завжди використовуйте підпис - вона допоможе вашому респонденту  однозначно ідентифікувати вас. І обов'язково включайте в неї кілька можливих способів зв'язку з вами. Зазвичай це номера телефону, адресу електронної пошти, факс, ICQ

Основні правила складання  електронного підпису:

- Електронний підпис  не повинна перевищувати 5-6 рядків.

- Кількість символів  в рядку повинно бути не  більше 70-ти.

Використання електронної пошти давно стало повсякденною необхідністю. В останні роки я майже не отримую звичайних листів, а електронні листи приходять сотнями. І я іноді дивуюся, як часто люди невірно використовують цей засіб комунікації.

2. Існують 18 правил електронного етикету:
3. 1. Потрібно Розрізняти різницю між полями «Кому» («To») і «Копія» («CC»). Як правило, чим більшій кількості людей ви посилаєте ел. лист, тим менше ймовірність того, що хоча б один з одержувачів відповість, і, тим більше, виконає дію, на яке ви розраховуєте. У полі «Кому» («To») слід включати адреси людей, від яких ви очікуєте прочитання листа і виконання подальших дій. Поле «Копія» («CC») слід використовувати обережно, включаючи в нього адреси тих, хто повинен взяти до уваги інформацію, що міститься в листі. Графу «Сліпа копія» («BCC») використовуйте ще рідше. Адреси, що містяться в ній, будуть не видні іншим одержувачам.
4. 2. Будьте короткі і не відходьте від теми. В першу чергу пишіть про найголовніше, потім повідомте про необхідні деталях. На початку ясно вкажіть мету свого листа. Немає нічого гіршого для одержувача, ніж довго вчитуватися в зміст, щоб дійти до суті. А якщо ви посилаєте довгі листи, ймовірність того, що хтось зробить щось просиме або відповість вам, наближається до нуля. Занадто великий труд! Найімовірніше, ваш лист пропустять, а потім і зовсім забудуть про нього.
5. 3. Не обговорюйте кілька тем в одному листі. Краще напишіть кілька листів. Пізніше буде простіше переглянути теми, щоб швидко знайти необхідне лист. Також це спрощує переписку і збільшує вірогідність швидкої відповіді. Чим більш точний заголовок вашого послання, тим краще.
6. 4. Відповіді надсилайте по мірі необхідності. Не думаю, що ел. лист вимагає миттєвого відповіді. Відповідайте один або два рази на день, якщо тільки ви не працюєте у відділі продажів, технічної підтримки або в іншій області, де очікується швидкий відповідь. Тому, відповідайте на листи поступово, по мірі необхідності, інакше ви зруйнуєте свою репутацію і зменшите ефективність.
7. 5. Слідкуйте за тоном своїх листів. На відміну від зустрічей або навіть телефонних переговорів, читач вашого листа не має переваги бачити і чути ваше вираз обличчя, інтонацію і отримувати інші невербальні сигнали. В результаті, ви повинні бути дуже обережні в тоні вашого листа. Особливо небезпечний сарказм. Якщо щось буде втрачено при «перекладі», ви ризикуєте образити читача свого листа. Отже, чим ввічливіше ви будете, тим краще.
8. 6. Не використовуйте ел. пошту, щоб критикувати когось. Ел. пошта - невідповідний для цього носій. Є велика ймовірність того, що ви образили співбесідника, або він невірно зрозуміє вас. Такий тип спілкування більше підходить для «живих» зустрічей або, в крайньому випадку, для телефонних переговорів. І краще ніколи не критикувати в електронному листуванні третю сторону. Такий лист легко персилается далі. Ви можете викликати «вогненну бурю» і конфлікт, якщо ви не були обережні. Повірте мені, я сам потрапляв у таку ситуацію кілька разів.
9. 7. Не відповідайте в гніві. У такий гарячий момент я написав кілька «чудесних» відповідей. Я написав слова, яких ніколи не вимовив би при особистій зустрічі. Ось чому вам ніколи не слід писати гнівні відповіді. Вони майже ніколи не служать своєму призначенню і вашим довгостроковим інтересам. Вони знищують особисті взаємини швидше, ніж будь-що інше. Якщо вам стане легше, напишіть таку відповідь, але потім видаліть його. Зазвичай через день-два вам вже не захочеться писати гнівну відповідь, ви зрозумієте, що стриманість мудрішими.
10. 8. Не зловживайте опцією «Відповісти всім» («Reply to All"). Тиждень тому я отримав ел. лист, в якому просили вказати розмір мого костюма для підготовки його до майбутнього турне по гольфу. Цей лист було вислано одночасно десяти або дванадцяти учасникам. І все б нічого, якби деякі з них, відсилаючи відповідь, не натиснули кнопку «Відповісти всім» (я впевнений, вони зробили це ненавмисно). Отже, одним кліком вони сповістили всіх одержувачів про розмір своїх костюмів і додали «сміття» в і без того переповнені поштові скриньки. Зазвичай необхідно слати відповідь тільки відправнику. Перш ніж натиснути «Відповісти всім», подумайте, чи потребують вони в цій інформації.
11. 9. Не пересилайте листів з неперевіреною інформацією. Це тільки вносить сум'яття в роботу. У дев'яти випадках з десяти в таких листах містяться плітки. Часто це «міські легенди». Якщо ви відчуваєте, що просто зобов'язані переслати такий лист, переконайся в його правдивості. Якщо сумніваєтеся, можна спробувати зайти на Snopes.com, сайті, присвяченому відстеженню подібної інформації і її перевірці.
12. 10. Не використовуйте поле «Копія» («Copy»), щоб примусити когось до дії. Можна потрапити в спокуси скористатися цим методом, коли хтось не відповідає на ваші листи. В даному випадку краще підняти трубку телефону і подзвонити цій людині. Якщо вони не відповідають на ваші листи, скористайтеся іншою комунікаційною стратегією.
13. 11. Не зловживайте позначкою «високий пріоритет» («high priority»). Більшість поштових програм дозволяють встановлювати пріоритетність вашого листа. Позначкою «високий пріоритет» слід користуватися тільки для дійсно термінових повідомлень. Якщо ви використовуєте її для всіх листів (деякі так і роблять), вас надалі будуть просто ігнорувати. Це подібно до тієї легенді про хлопчика, який кричав «Пожежа!» Занадто часто.
14. 12. Не пишіть листи тільки ЗАГОЛОВНИМИ СИМВОЛАМИ. Це електронний еквівалент крику. До того ж ВЕЛИКІ СИМВОЛИ важче прочитати (це скаже вам будь книговидавець).
15. 13. Не посилайте і не пересилайте ел. листи містять наклеп, образи, расистські чи непристойні зауваження. Роблячи таким чином, ви сильно ризикуєте «підмочити» свою репутацію. Вас можуть навіть притягнути до відповідальності, не дивлячись на те, що ви просто переслали лист, не будучи його автором.
16. 14. Пам'ятайте про те, що робочий ел. ящик не призначений для особистого листування. На нього не поширюється захист приватного листування. Будь адміністратор з достатніми правами доступу може перевірити вашу переписку на сервері компанії. Якщо ви бажаєте послати приватне повідомлення, скористайтеся безкоштовними службами зразок GMail. Поштова скринька на такому сервері можна використовувати як особистий.
17. 15. Використовуйте підпис зі своєю контактною інформацією. Це знак ввічливості по відношенню до вашого респонденту. Це також скорочує кількість листів, тому людям не буде необхідності писати друге або третє послання, щоб з'ясувати ващ телефонний номер або поштову адресу.
18. 16. Пропонуйте опцію «якщо-то». Це ще одна порада, який я почерпнув у Тіма Ферріса, автора книги «Робочий день 4 години на тиждень». Він рекомендує, щоб ми супроводжували наші листи варіантами для скорочення листування. Наприклад, «Якщо ви виконали доручення, то підтвердіть це, будь ласка, по ел. поштою. Якщо ж ні, повідомте приблизний термін закінчення ». Або ще: «Я вільний для зустрічі о 10.00, 11.00 або в 14.00. Вам підійде будь-який варіант? Якщо ні, надішліть, будь ласка, ваші пропозиції ».
19. 17. Використовуйте перевірку граматики. Я ставлюся до своєї кореспонденції серйозно. І по мені це повинно бути видно. Так як я видавець, думаю, планка ще вище. Якщо я безграмотно пишу листи, використовую неправильні звороти, невірно розставляю розділові знаки, це неодмінно відбивається на мені і моїй компанії. Опечатки і помилки можна пробачити, але їх легко і виправити.
20. 18. Перечитуйте ваші листи перед відправкою. Просто необхідно перечитати лист до відправки і переконатися, що ви ясно виразили свою думку і дотримались правила етикету електронного листування.