Культура общения руководителя и подчиненного

• нужно уметь  слушать людей.

Умение разбираться  в людях — одно из важных качеств  сильного руководителя. Руководителю необходимо знать тех людей, с  которыми он находится в контакте, которыми он управляет. Чтобы ближе  их знать, необходимо изучить личные дела в отделе кадров. Но это лишь малая доля того, что требуется  знать руководителю о людях, так  как документы не могут дать полного  представления об интеллектуально-психологических  способностях и личностных качествах  подчиненных. Руководителю нужно знать  о них все, что может повлиять на процесс их работы и ее результаты. Большое значение в деятельности любого руководителя имеет умение убеждать, т. е. добиваться желаемых изменений  во взглядах и убеждениях других людей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Культура речи руководителя.

   Культура  речи является интегративной  характеристикой, включающей три  группы параметров:

1.   содержание  сообщения;

2.  форма высказываний;

3.  речевой  этикет.

Оценивая воздействие  речи по содержательной стороне, обычно выделяют следующие характеристики: насыщенность речи информацией, логичность, точность, понятность её собеседнику, целесообразность (уместность).

   Информативность  речи зависит, прежде всего, от новизны и важности или ценности для слушателя сообщаемых фактов. Она существенно повышается в зависимости от способности говорящего к анализу и обобщению, которые особенно важны, так как всегда присутствуют в общении руководителя и подчинённого. Информативность речи существенно зависит от полноты раскрытия основной мысли, её иллюстрации необходимыми фактическими данными, практическими примерами. При этом следует помнить, что информативность снижается при наличии в речи лишней информации, не относящейся к предмету обсуждения.

   Во время  подготовки к любому виду управленческого  общения, например, к беседе, нужно  проработать логику передачи  информации, обсуждения каждого  конкретного вопроса. Основой  логичности речи является логичность  мышления. Поэтому руководителю  необходимо постоянно развивать  в себе способность к чёткому  мышлению. Целесообразно также обучение  основным  положениям и законам  логики. Логичность речи положительно  влияет на способность слушателя  воспринимать информацию.

   Ни в  коем случае руководителю нельзя  пользоваться словами, понятиями  и терминами, значение которых  он не знает точно. Они будут  звучать неестественно, а скорее  всего, и неуместно, и речь  потеряет точный свой смысл  и это приведёт к неточному  её пониманию подчинённым. Чтобы  этого избежать, надо знать следующие  условия для создания точной  и правильной речи:

-  знание предмета речи;

-  знание языка;

-  владение речевыми навыками.

Наряду с этими  понятиями фигурирует такая характеристика, как понятность. Она предполагает, с одной стороны, учёт интеллектуального  потенциала собеседника, его предварительной  осведомлённости в обсуждаемой  теме, а с другой – «упрощение»  материала до этого уровня.

Вторая группа параметров, связанная с формой высказывания, включает в себя следующие характеристики: правильность и чистота, богатство (разнообразие знаковых средств), выразительность и образность.

   В устном общении правильность речи заключается в соблюдении грамматических, лексических, фразеологических, стилистических и других норм языка. Чистота речи предполагает отсутствие слов-паразитов, жаргона, вульгарных слов. Кроме этого, речь загрязняют неправильные ударения, иноязычные слова, профессионализмы и канцеляризмы. Чистота речи существенно зависит от чёткости дикции. Богатство речи достигается путём исключения неоправданного повторения слов, однотипных речевых конструкций и тому подобное. Выразительность и образность заключается в таком подборе и построении предложения, которое лучше и точнее всего передаёт мысль. Это качество речи достигается путём использования слов и словосочетаний в необычном, метафорическом значении. Большое влияние на слушателей производит оригинальность высказываний. Выразительность речи тесно связана с невербальными средствами общения (жесты, мимика, поза), о которых пойдёт речь ниже.

   Ошибки  в словах и выражениях, пусть даже самые  мелкие, приводят к моментальному акцентированию на них внимания собеседника, и, как следствие, утери нити разговора. Это может пагубно сказаться на корректном понимании подчинённым того, что от него впоследствии потребуют. Точные, яркие, образные выражения, наоборот, заставляют заинтересовавшегося собеседника глубже вникнуть в суть беседы, дополнительно, уже самостоятельно, осмыслить тот аспект, который был выделен в разговоре. Поэтому здесь надо быть внимательным: никогда не выделять второстепенную информацию оригинальным высказыванием. В этом случае подчинённый может неправильно понять основную цель.

Обязательным элементом высокой культуры речи является речевой этикет. Приветствие, извинение, просьба, предложение, выражение радости, восхищения, признательности и многое другое будет правильно воспринято собеседником при условии соблюдения речевого этикета, который можно определить как совокупность правил, норм, словесных формул и ритуалов, исторически сложившихся в определённой среде.  Речевое поведение человека должно проявлять его глубокое, искреннее уважение к другим людям. Речевой этикет делает общение человека с другими приятным, желанным. Он способствует установлению контакта между людьми,  поддержанию доброжелательной атмосферы общения, ориентирует нас на такие правила общения, которые способствуют наиболее эффективной и содержательной коммуникации. Руководителю целесообразно изучать и овладевать нормами этикета, но в любом случае нужно помнить, что основными требованиями этикета являются вежливость, внимательность, сдержанность. Недопустима слишком громкая речь, чрезмерная жестикуляция.  Неэтично во время разговора толкать человека, дёргать за одежду, хлопать по плечу, шептать на ухо, напоминать о физических недостатках и тому подобные вещи.

   Совокупность обстоятельств общения, влияющих на выбор языковых средств, называется речевой ситуацией. Чтобы её определить, нужно ответить, как минимум, на три вопроса: с кем говорить (один человек или несколько)?, где (в официальных или неофициальных условиях)?, с какой целью (информирование, влияние, управление)?. В зависимости от речевой ситуации, используют следующие стили речи: разговорный, научный, официально-деловой, публицистический, художественный. Все стили имеют устную и письменную формы.  Условием успешного управленческого общения является, в основном, разговорным и официально-деловым стилями. Вместе с тем, навыки использования устных форм научного, публицистического и художественного стилей существенно повышают коммуникативные качества руководителя. 
 
 
 
 
 
 

4.Функции  управленческого  общения.

   Предмет изучения общения руководителя с подчинённым является многосторонним и неоднозначными.  В процессе взаимодействия субъект и объект управления выполняют сотни различных функций, которые в свою очередь подразделяются на интегральные (охватывающие деятельность организации в целом) и локальные (осуществляющие непосредственно конкретное общение).

   Для такого  аспекта рассмотрения, как этика  делового общения в управлении, наиболее важны следующие функции:

1.   Функция  социализации. Включаясь в совместную деятельность и общение, молодые сотрудники не только осваивают коммуникативные умения и навыки, но и учатся быстро ориентироваться в собеседнике, ситуации общения и взаимодействия, слушать и говорить, что также очень важно как в плане межличностной адаптации, так и для осуществления непосредственной профессиональной деятельности. Большое значение имеет приобретаемое при этом умение действовать в интересах коллектива, доброжелательное, заинтересованное и терпимое отношение к другим сотрудникам.

2.  Контактная  функция. Цель этой функции  – установление контакта как  состояния обоюдной готовности  руководителя и подчинённого  к приёму и передаче сообщения  и поддержания взаимосвязи в  форме взаимоориентированности.

3.  Координационная  функция, цель которой – взаимное  ориентирование и согласование  действий различных исполнителей  при организации их совместной  деятельности.

4.  Функция  понимания, того есть не только адекватное восприятие и понимание смысла сообщения, но и понимание партнёрами друг друга (их намерений, установок, переживаний, состояний и так далее).

5.  Функция, цель которой – возбуждение в партнёре нужных эмоциональных переживаний («обмен эмоциями»), а также изменение с их помощью собственных переживаний и состояний.

   Ориентация  в этих функциях и умелое  пользование ими помогает выявить  причины возникающих трудностей  при реализации конкретной задачи управленческого общения. Разработка теоретических основ управленческого общения имеет своей целью повышение его эффективности. Поэтому не праздным является вопрос о том, какое управленческое общение мы будем считать эффективным. Иногда эффективность управленческой коммуникации рассматривают с точки зрения достижения целей участниками общения. Но в управленческом общении может быть два и более партнёров, и каждый из них может иметь свою цель, отличную от цели собеседника, а иногда и противоположную. Например, руководитель может ставить своей целью убедить подчинённого в необходимости выполнения какой-либо работы, а подчинённых, в свою очередь, может стремиться отказаться от этого поручения. Цели противоположны и, при отсутствии компромиссного решения, решение для одного из участников будет «неэффективным».

   Эффективность  управленческого общения нельзя  рассматривать в отрыве от  управленческой деятельности в  целом. Коммуникация является  условием и элементом управленческой  деятельности, поэтому эффективным  следует считать такое управленческое  общение, которое обеспечивает  достижение целей управленческой деятельности посредством оперативной передачи необходимой информации, оптимального психологического воздействия, взаимопонимания между объектом и субъектом управления и их оптимального взаимодействия.

   Если оказываешься в позиции подчинённого, то  надо  пытаться  произвести  на руководителя хорошее впечатление своей работой,  следовательно,  надо  уметь её правильно преподнести. Оказывается,  это в немалой степени зависит от характера самого руководителя. Если руководитель балагур и весельчак, то  он  – экстраверт. То есть он является человеком,  любящим  процесс  общения.  Он предпочитает получать информацию не из бумаг, а от людей. Поэтому ему  лучше изложить свою информацию устно.

   Малоразговорчивый  человек –  интроверт.  Он  предпочитает  бумаги  живому общению. Поэтому при визите к нему имеет смысл подать  письменное  изложение своей просьбы.

   Если  вы не знаете ничего о руководителе, вы обратитесь к нему  устно   или письменно? В этом  случае  лучше  всего  заранее  приготовить  оба  варианта изложения, а потом спросить самого руководителя, как  ему  удобнее  получить необходимую информацию, и он сам подсознательно выберет лучшее.

      Важнейшей причиной неадекватности  восприятия  информации  является  наличие коммуникативных   барьеров,   обусловленных   как   особенностями   личности коммуникатора и реципиента (слушающего), так и ситуацией  общения.  В  самом общем смысле коммуникативный барьер –  это  психологическое  препятствие  на пути адекватности передачи информации между партнёрами по общению. В  случае возникновения барьера информация искажается или теряет изначальный смысл,  а в ряде случаев вообще не поступает к  реципиенту.  Ниже  приведены  наиболее часто встречающиеся случаи возникновения барьеров.

   Очень важно отрабатывать модель  коммуникативного  поведения  нижестоящих по отношению к  вышестоящим,  но  особенно  тогда,  когда  обращение  к  ним основано на внесении  инициативных  предложений  или  когда  эти  инициативы захватывают сферу организационного управления  поведением  работников.  Вот здесь-то  и  может  быть  допущено   много   ошибок   в   самих   обращениях нижеследующего к вышестоящему. Эти ошибки можно свести  в таблицу,  которая показывает  наглядно,  как  происходит  психологическое   разрушение   основ коммуникативного поведения, почему это  происходит  и  каким  образом  можно преодолеть  эти   ошибки,   а   также   предлагает   жёсткие   рекомендации, выработанные и в американской, и в отечественной практике. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5.ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Руководитель  — это не только хороший специалист, но и организатор труда своих  подчиненных. Организовать работу других — это распределить между ними конкретные задания. От организаторских  способностей руководителя зависит  эффективность работы подчиненного ему подразделения и соответственно качество работы самого руководителя. Если коллектив работает хорошо и  качество его работы улучшается, то можно сделать вывод, что он работает под началом хорошего руководителя, который должен научиться делать работу руками своих подчиненных. Но при этом не следует забывать, что  ответственность за плохо выполненную  или невыполненную работу несет  руководитель.