Деловое общение,его виды и формы

Перечислим  ряд методов, использование которых  эффективно в начале беседы:

- метод  снятия напряженности: использование  теплых слов, личного обращения,  комплиментов, шутки для установления  более тесного контакта с собеседником;

- метод  "зацепки": использование какого-либо  события, сравнения, личного впечатления,  анекдота или необычного вопроса,  позволяющих образно представить  суть проблемы, обсуждению которой  должна быть посвящена беседа;

- метод  стимулирования игры воображения:  постановка в начале беседы  множества вопросов по ряду  проблем, которые должны рассматриваться  в ходе беседы:

- метод  "прямого подхода": непосредственный  переход к делу без какого-либо  обсуждения - краткое сообщение о  причинах, по которым назначена  беседа, и быстрый переход к  конкретному вопросу.

II.2.3. Информирование  присутствующих и аргументирование                              выдвигаемых положений.

   Следующий основной этап деловой  беседы – информирование присутствующих, т.е. передача сведений, с которыми  нужно познакомить собеседника.

   Такая передача должна быть  точной, ясной, профессионально правильной и по возможности наглядной. При этом всегда, когда это возможно, следует сообщать присутствующим источники информации и указывать на их надежность. Особое внимание нужно уделять краткости изложения. Необходимо не забывать о временных рамках беседы.  

В процессе информирования не стоит прерывать  собеседника без крайней необходимости, но и не нужно бояться пауз в  разговоре – возможно, он просто собирается с мыслями, чтобы сказать  что-то важное.

   При информировании нужно искренне  и заинтересованно слушать говорящего. И при этом еще стараться оставаться самим собой: естественным, вежливым без формализма, радушным хозяином.

  Информируя присутствующих, нужно твердо придерживаться основного направления беседы, последовательно проводить свою мысль, свое мнение, не навязчиво, но упорно его отстаивать. Все поставленные вопросы при этом рассматриваются в той последовательности, в которой это было запланировано, и переходить к следующему нужно только после обсуждения предыдущего. В процессе информирования следует внимательно следить за всем, что спрашивает собеседник, за смыслом его слов. Если что-то неясно, следует обязательно поставить уточняющий вопрос. 

      II.2.4.  Завершение беседы.

    Последний этап беседы – ее завершение. Успешно завершить беседу – это значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе решаются следующие задачи: достижение основной (альтернативной) цели; обеспечение благоприятной атмосферы; стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий; поддержание в дальнейшем (в случае необходимости) контактов с собеседником, его коллегами; составление резюме с четко выраженным основным выводом, понятным всем присутствующим.

   Заключительную часть выступления  собеседник запоминает лучше  всего. Значит, последние слова  оказывают на него наиболее  сильное воздействие, поэтому рекомендуется записывать и заучивать наизусть несколько последних предложений или хотя бы - заключительное.

   Очень важно отделить завершение беседы от ее основной части, например, с помощью таких выражений: «Давайте подведем итоги», «Итак, мы подошли к концу нашей беседы». Теперь необходимо решить вопрос о том, когда следует произносить слова, указывающие на завершение беседы.

   Переходить к принятию решения можно только тогда, когда будет достигнута полная договоренность с собеседником. Всегда следует быть готовым к слову «нет». Если собеседник сказал «нет», беседу заканчивать нельзя. И здесь должны быть подготовлены варианты, которые позволят продолжить беседу и преодолеть это «нет». Необходимо свободно обращаться к собеседнику с вопросом, согласен ли он с  решением.

   Основные идеи в конце беседы должны быть сформулированы очень четко и кратко. Необходимо придать общему выводу легко усваиваемую форму, т.е. сделать несколько логических утверждений, полных смысла и значения. В обобщающем выводе должна преобладать одна основная мысль, изложенная чаще всего в виде нескольких положений, которые последовательно выражают ее в максимально сжатой форме. 
 
 

Заключение 

    Подводя итоги проведенной  работы, нужно  сказать, что деловое общение как взаимодействие предполагает, что люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество.

    Итак, деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

    Различают  устное и письменное  деловое общение.

Устные  виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические. Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление и другие документы.

 По содержанию общение может быть разделено на: материальное, когнитивное, мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями, деятельностное  - обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

 По средствам общения возможно деление на: непосредственное, опосредованное, прямое, косвенное.

Существует  многообразие  форм делового  общения, например, такие  как,

приветственная речь, доклад, деловой разговор, деловая беседа, переговоры, интервью, дискуссия; телефонный разговор и другие.

  При всем многообразии форм делового общения, деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой. Понятие «деловая беседа» весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

     Под деловой беседой понимают речевое  общение между собеседниками, которые  имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для  установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

     Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить  собеседника в обосновании вашей  позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал его. Таким образом, одна из главных задач деловой  беседы – убедить партнера принять  конкретные предложения.

Аспектами деловой беседы являются: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; поддержание деловых контактов; стимулирование деловой активности.

Основными этапами деловой беседы являются: начало беседы; информирование партнеров; аргументирование выдвигаемых положений; принятия решения; завершение беседы.

    Исходя  из всего вышесказанного можно сделать вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для будущих деловых людей. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем правильно вести себя в нашей профессиональной деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы 

1. Бороздина Г.В. Психология делового общения. –  М.: ИНФРА-М, 1998.
2. Бороздина Г.В. Психология делового общения. – М.: ИНФРА-М, 1998.
3. Кузин Ф.А. Культура делового общения. Практическое пособие для бизнесменов. – М.: ОСЬ-89, 1997.
4. Проведение деловых бесед и переговоров. Как добиться своей цели. - Воронеж, 1991.
5. Дебольский М. Психология делового общения. - М., 1992.
6. Леонтьев А. А. Психология общения. - М., 1997.