Деловое общение,его виды и формы

Совещание тоже требует немалых усилий по его  подготовке. Так же, как и в  ходе приготовления к деловой  беседе, определяются состав участников, вопросы, время проведения и т.д. Управлять ходом совещания должен руководитель. Сначала заслушивается и принимается к сведению вся имеющаяся у сторон информация, а затем на ее основе принимается решение. Утверждать принятое по результатам совещания решение может только руководитель и никто более.

Различают следующие виды деловых совещаний:

по  форме организации:

- диктаторское (ведущая роль принадлежит руководителю);

- сегрегативное (доклады участников заранее планируются);

- дискуссионное (свободный обмен мнениями и информацией с последующим утверждением решения руководителем);

- кулуарное  (продолжение другого совещания);

по  целевой установке:

- информационное (доклад о текущей работе);

- направленное  на принятие решений;

- творческое (цель - поиск новых идей и путей развития).

Деловые переговоры - это особая форма совещания.

 Существуют  некоторые подходы к ведению  переговоров, например:

- позиционный  подход предполагает наличие  двух возможных альтернатив поведения  собеседников: уступать и не уступать;

- принципиальный  подход предполагает стремление  участников к компромиссу и  взаимной выгоде.

  Переговорный  процесс состоит из трех этапов: анализа, планирования и дискуссии.  На первом этапе собирается  информация и определяются первостепенные вопросы, нуждающиеся в согласовании. На втором разрабатываются пути их решения. В итоге вырабатывается компромиссное решение, которое затем утверждается.

Деловая переписка - деловое письмо (служебное послание в виде официального документа, а также в форме запросов, предложений, претензий, поздравлений и ответов на них).

При составлении  делового письма нужно, чтобы оно  было актуальным, кратким, логичным, убедительным с отсутствием излишней солидарности.

Публичное выступление - это непосредственное речевое воздействие выступающего на аудиторию. В зависимости от целей публичное выступление делится на информационное, побуждающее (митинг, предвыборная речь) и убеждающее (торжественная речь).

Данная  форма делового общения является одной из самых сложных, так как  внимание слушателей приковано только к оратору, который должен четко  следить за своей речью, мимикой, жестами и реакцией аудитории.

Телефонный  разговор - это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников. Соответственно, отсутствие визуального контакта увеличивает нагрузку на устно-речевые средства взаимодействия партнеров по общению.

В деловом  разговоре по телефону роли собеседников ничем не отличаются от таковых в  непосредственных контактах, однако дополнительное преимущество получает инициатор разговора, так как он заранее продумывает  свое поведение, выбирая удобный  ему момент и манеру ведения разговора.

Невербальными средствами общения по телефону могут  быть паузы (их продолжительность), интонация (выражающая энтузиазм, согласие, настороженность  и т.д.), шумовой фон и быстрота снятия трубки (после гудка), параллельное обращение к другому собеседнику  и т.д.

   Наряду с диалоговым общением, существуют различные формы группового  обсуждения деловых (служебных)  вопросов. Наиболее распространенными  формами являются совещания и собрания.

  Теория  менеджмента предлагает такую  наиболее общую классификацию  собраний и совещаний по их  назначению.

Информативное собеседование. Каждый участник кратко докладывает о положении дел начальнику, что позволяет избежать подачи письменных отчетов и дает возможность каждому участнику получить представление о состоянии дел в учреждении.

Совещание с целью принятия решения. Координация мнений участников, представляющих разные отделы, подразделения организации, для принятия решения по конкретной проблеме.

Творческое  совещание. Использование новых идей, разработка перспективных направлений деятельности.

   Существует и ряд других классификаций  совещаний, в том числе по  сфере применения: в науке конференции,  семинары, симпозиумы, заседания ученых  советов; в политике съезды  партий, пленумы, митинги. По тематике  различают совещания технические,  кадровые, административные, финансовые  и т.д. 

  Исходя  из этикоорганизационных подходов, выделяют совещания диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные и свободные.

На  диктаторском совещании руководитель обычно сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией или распоряжением вышестоящей организации. Дискуссии не проводятся. Участники только задают вопросы.

Автократическое совещание разновидность диктаторского. Руководитель задает поочередно вопросы участникам и выслушивает их ответы. Приглашенные не имеют права высказывать мнения относительно позиций других участников.

Сегрегативное совещание (сегрегация - лат. «отделение, удаление») состоит из доклада руководителя или назначенного им лица. Участники выступают в прениях по указанию (выбору) председательствующего.

Демократический характер имеет дискуссионное совещание. Происходит свободный обмен мнениями, после которого решение принимается общим голосованием с последующим утверждением руководителем или принимается руководителем без голосования, с учетом высказанных мнений и предложений. Свободные заседания проводятся без четко сформулированной повестки дня.

  К  совещаниям предъявляется ряд  этических требований, регулирующих  взаимоотношения как между начальниками  и подчиненными, так и между  его участниками. Так, этически  оправданным со стороны начальника  будет приглашение участников  на совещание, на котором планируется  рассмотрение важного вопроса,  не по телефону через секретаря,  а письменно или в личном  общении. Уважение к аудитории  проявляется в создании хотя  бы минимума комфорта (подбор  помещения в соответствии с  количеством участников, необходимое  освещение, проветриваемость помещения, обеспечение возможности записать необходимую информацию и т.д.). Основной элемент собрания или совещания дискуссия по решаемым вопросам, главная цель которой поиск истины.

Дискуссия эффективна только в том случае, если она проводится с соблюдением  этически ориентированных норм поведения  людей в процессе делового общения.  

2. Деловая беседа как основная форма делового  общения.

 

II.1.  Сущность  деловой беседы, ее функции.

  Деловая беседа - это разговор между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

  В  теории управления беседа рассматривается  как вид делового общения, специально  организованный предметный разговор, служащий решению управленческих  задач. 

К числу  целей, требующих проведения деловой  беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством  слова оказать определенное влияние  на другого, вызвать желание у  другого человека или группы активно  действовать, с тем чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников,

В сравнении  с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами:

- быстротой  реагирования на высказывания  собеседников, способствующей достижению  целей;

- повышением  компетентности руководителя благодаря  учету, критической проверке и  оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний,  высказанных в беседе;

- возможностью  более гибкого, дифференцированного  подхода к предмету обсуждения  и понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.

Беседа  не монолог, а диалог, поэтому необходимо формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или  косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению. Благодаря эффекту обратной связи, беседа позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров,

При проведении деловых бесед желательно следовать  правилам эффективной речевой коммуникации.

В то же время деловую беседу, как непосредственное взаимодействие двух ее участников, нужно  строить на основе следующих важных принципов:

- сознательной  настройки на уровень собеседника,  учета содержания выполняемых  им задач, его полномочий и  сферы ответственности, жизненного  и трудового опыта, интересов,  особенностей его мышления и  речи;

- рациональной  организации процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного;

- простоты, образности, четкости языка как  условия доходчивости информации, следовательно, ориентации на  собеседника; 

- тактичности,  действительного стремления понять  точку зрения собеседника, заинтересованность  в перспективах ваших взаимоотношений.

     Деловая беседа выполняет ряд очень важных функций. К их числу следует отнести:

1. взаимное общение работников из одной деловой среды;
2. совместный поиск, выдвижение и оперативную разработку

          рабочих идей и замыслов;

3. контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;
4. поддержание деловых контактов;
5. стимулирование деловой активности.

Но важен  не только чисто прагматический эффект деловой беседы. Во время беседы можно получить оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума ее участников при принятии важных управленческих решений.

II.2.  Структурная организация беседы.

     Основными этапами деловой беседы являются: подготовительные мероприятия, начало беседы, информирование присутствующих и аргументирование выдвигаемых положений, завершение беседы.

Не существует единых безошибочных правил подготовки к деловой беседе.

      II.2.1.  Подготовительные мероприятия.

   В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы ее целесообразности, условия и время ее проведения, подготовить необходимые материалы и документы.

   Готовясь к предстоящей беседе, необходимо избежать двух крайностей: излишней уверенности в своем  умении без подготовки провести  эффективный разговор и стремления  продумать все этапы будущей  встречи, вплоть до использования  пауз и жестов. В первом случае  инициатива может перейти к  партнеру, во втором - отклонение  от плана может привести к  растерянности и неуверенности.  Полезнее обдумать и спрогнозировать  основные линии поведения.

      II.2.2.  Начало беседы.

   Задачи, которые решаются в начале  беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору. От первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.