Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации

Инвентаризационная  комиссия в результате документальной проверки должна установить обоснованность, полноту и своевременность отражения  в бухгалтерском учете операций, связанных с формированием и  движением дебиторской и кредиторской задолженности по всем видам расчетов.

Инвентаризация  расходов будущих периодов

При инвентаризации расходов будущих периодов инвентаризационная комиссия по документам проверяет обоснованность и правильность сумм, отраженных на счете учета расходов будущих  периодов, а также их отнесение на счета учета затрат на производство (либо на соответствующие источники средств организации) в течение документально обоснованного

срока в  соответствии с разработанными в  организации расчетами и учетной политикой.

Инвентаризация  резервов предстоящих расходов

При инвентаризации резервов предстоящих расходов проверяется  правильность и обоснованность созданных  в организации резервов: на предстоящую оплату отпусков работникам; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; на выплату вознаграждений по итогам работы организации за год; расходов на ремонт основных средств; производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства; предстоящих затрат по ремонту предметов проката и другие цели.

Таким образом, инвентаризация – это проверка имущества  и обязательств организации путем  подсчета, обмера, взвешивания. Она  является способом уточнения показателей  учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

 

1.4 Порядок проведения инвентаризации

 

Для проведения инвентаризации в организации создается  постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества  инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__» (дата) », что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества таких товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех  случаях, когда материально ответственные  лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждений исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

По окончании  инвентаризации могут проводиться  контрольные проверки правильности ее проведения, с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработку. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

 

1.5 Документальное оформление инвентаризации

 

 «Об  утверждении унифицированных форм  первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете типовые унифицированные формы первичной учетной документации (Приложение 9):

Для проведения инвентаризации руководителем организации  издается приказ (Приложение 5).

Приказ  регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Сведения  о фактическом наличии имущества  и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи (Приложение 6,7) или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом — чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования  инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи прописью указывают  число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Ошибки  исправляются во всех экземплярах описей, т. е. зачеркиваются неправильные записи и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные  строки, на последних страницах незаполненные  строки прочеркиваются. На последней  странице описи должна быть сделана  отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают  все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества  в случае смены Материально ответственных  лиц принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для  переработки, составляются отдельные  описи.

Если  по окончании инвентаризации проводятся контрольные, проверки, то результаты оформляются актом и регистрируются и книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

 

 

1.6 Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

 

Результаты  инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации –  в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  регулируются в следующем порядке:

• основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
• убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на затраты (расходы на продажу) организации.

Нормы убыли  могут применяться лишь в случаях  выявления недостач. Убыль ценностей  в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей  излишками по пересортице. В том  случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, нормы  естественной убыли должны применяться  только к тем ценностям, по наименованию которых установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается  как недостача сверх норм. Недостачи  материальных ценностей, денежных средств  и другого имущества, а также  порча сверх норм естественной убыли  относятся на виновных лиц.

Взаимный  зачет излишков и недостач в результате пересортице может быть допущен  только в виде исключения за один и  тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении  товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных  количествах. О допущенной пересортице  материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том  случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость  недостающих ценностей выше стоимости  ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится  на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при  инвентаризации расхождении фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное  решение о зачете принимает руководитель организации.

Рассмотрим  корреспонденцию счетов по результатам  инвентаризации.

1. Отражение на счетах излишков, выявленных при инвентаризации:

Дебет 2410 « Основные средства»

Дебет 1310 «Материалы»

Дебет 1330 «Товары»

Дебет 1320 « Готовая продукция»

Кредит  6160 «Прочие доходы от финансирования» субсчет 6280 «Прочие доходы»

2. Отражение на счетах недостачи, выявленной при инвентаризации:

 Кредит 2410 «Основные средства»

 Кредит  1310 «Материалы»

 Кредит 1330 «Товары»

 Кредит  1320 « Готовая продукция»

• в розничных торговых организациях:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит  1330 «Товары»

3. Списание недостачи в пределах норм естественной убыли:

 Дебет  8110 «Основное производство»

 Дебет  8310 «Вспомогательные производства»

          Дебет 7470 «Прочие расходы»

          Дебет 7340 «Прочие расходы на финансирование»

4. Списание недостачи на финансовые результаты:

Дебет 6280«Прочие доходы», субсчет 7 «Прочие расходы»

Кредит  7440 «Расходы по созданию резерва и списанию безнадежных требований»

5. Списание недостачи на финансовые результаты, виновники которых по решению суда не установлены: