Отчёт по практики в Федеральном казённом учреждении

• формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления международных писем. Так, в ГОСТ P 6.30-2003 приводятся требования к размещению и оформлению 19-ти реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12[4, с. 60] (рис 1)

Реквизиты отечественных писем

Реквизиты международных писем

Государственный герб РФ. Герб субъекта РФ. Эмблемa организации или товарный знак. Код организации. Код формы документа. Наименование организации. Справочные данные об организации. Дата документа. Регистрационный номер документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Адресат. Заголовок к тексту. Текст документа. Отметка о наличии приложения. Подпись. Отметка об исполнителе. Идентификатор электронной копии документа. Резолюция. Отметка о контроле

Сведения об отправителе:  наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т. д. Ссылка на индексы отправителя Дата. Внутренний адрес   (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес) Указание на конкретное лицо «К сведению» Вступительное обращение Заголовок Основной текст Заключительная формула вежливости Подпись Указание на приложение Указание на рассылку копий данного письма

 

При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам.

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.

Письма иностранным компаниям печатают на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы.[2, с.78]

Рассмотрим гарантийной письмо компании ООО НПО “Мостовик” (Приложение 1).

В гарантийном письме соблюдены все требования:

-наименование организации

-справочные данные об  организации

-код организации

-основной государственный  регистрационный номер ( ОГРН ) юридического лица

-идентификационный номер  налогоплательщика

-код постановки на  учет

-дата

-регистрационный номер

-адресат

-заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4)

-подпись

-оттиск печати

-отметка об исполнителе

 

 

 

 

2.2. Виды форм  документов по финансово-хозяйственной  деятельности предприятия

 

Финансово-хозяйственная деятельность предприятий сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций. В свою очередь каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, в которых содержатся первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или право на их совершение.

Акт приема – сдачи выполненных работ.

 

Бланк акта выполненных работ или акта приёма-сдачи работ составляется в случае, если исполнителю работ есть что передавать, а заказчику есть что принимать по результатам выполнения работ.

Акт оказания услуг составляется для подтверждения того, что услуга фактически оказана в назначенные сроки. Общей унифицированной формы акта выполненных работ на сегодняшний день нет. Существуют лишь отдельные формы для конкретных ситуаций.

Приемка и хранение товаров ФКУ ИК-15 ведется на основании документов:

- "О порядке приемки продукции  производственно-технического назначения  и товаров народного потребления  по качеству" № П-7 от 25.04.1966;

- "О порядке приемки  продукции производственно-технического  назначения и товаров народного  потребления по количеству" №  П-6 от 15.06.1965.

На основании этого документа денежные затраты организации на работы могут быть учтены в расчете налога на прибыль. Унифицированной формы акта законодательством не предусмотрено, однако, обязательными реквизитами документа являются:

-наименование

-дата составления документа 

-наименование организации от имени которой составлен документ

-содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражении,

-наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также личные подписи указанных лиц.[2, с.47]

 

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности регулирует меры ответственности за нанесение ущерба одной из сторон трудового договора (работник и работодатель). Договор заключается в том случае, когда между предпринимателем и гражданином уже заключен трудовой договор. В образце договора о материальной ответственности оговариваются:

• обязанности администрации и работника по обеспечению сохранности имущества предприятия, вверенного работнику

• устанавливается материальная ответственность работника за необеспечение сохранности этого имущества.

Следует различать виды материальной ответственности:

• Ограниченную ( которая возникает вне зависимости от того, заключен ли договор о материальной ответственности или нет, в случае причинения работодателю прямого действительного ущерба (ст. 238 ТК РФ) и предполагает возмещение причиненного работодателю ущерба в пределах среднего месячного заработка работника);
• Полную (которая наступает в строго определенных законом случаях на основании заключенного договора и предполагает полное возмещение причиненного работодателю ущерба.)

Кроме понятия индивидуальной материальной ответственности Трудовым Кодексом вводится понятие коллективной (бригадной) материальной ответственности. Договор коллективной материальной ответственности заключается, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба.

Договоры заключается в письменном виде, оформляется и подписывается сторонами в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

Следует заметить, что условие о том, что сотрудник несет полную материальную ответственность, включенное в трудовой договор, не будет иметь юридической силы. Необходимо заключать отдельный договор. Исключение составляют руководители организации, его заместители и главный бухгалтер - условие о полной материальной ответственности этих сотрудников можно предусмотреть прямо в трудовом договоре (ст. 243 ТК РФ). Однако рекомендуется включать в трудовой договор условие об обязанности работника заключить договор о материальной ответственности во избежание дальнейших разногласий.

Материальная ответственность возникает, только если сотрудник виноват в причинении ущерба. Если же ущерб причинен вследствие непреодолимой силы (форс-мажора), нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, материальная ответственность работника исключается. [2, с.98]

 

 

 

2.3. Виды организационно-распорядительных  документов

Организационно-распорядительная документация (ОРД).

ОРД - это совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления, которые подразделяются на следующие основные группы: организационные, распорядительные и информационно-справочные. [2, с.29]

К организационной документации относятся :

• положение о персонале;
• должностная инструкция
• правила внутреннего распорядка;
• штатное расписание и т.д.

Должностные инструкции - документ, регламентирующий полномочия, ответственность и должностные обязанности работников предприятия на занимаемой должности. .[2, с. 33]

Должностные инструкции разрабатываются руководителем или его заместителями для своих подчиненных и согласовываются с юристами (юридическим отделом). Должностная инструкция составляется в трех экземплярах на каждого работника: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй - у руководителя отдела (подразделения), третий - у работника

В должностной инструкции ФКУ ИК-15 есть:

• наименования инструкций, НТД;
• номер инструкций, положения;
• дата утверждения документа.

Распорядительные документы.

Распорядительной документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средством передачи письменных указаний подчиненным учреждениям и конкретным лицам. Это постановления, решения, распоряжения, указания, приказы и т.д. .[2, с. 35]

В распоряжении ФКУ ИК-15 соблюдены все требования:

-наименование организации

-название вида документа( РАСПОРЯЖЕНИЕ)

-дата и регистрационный номер документа

-место составления или издания

-заголовок к тексту

-подпись

Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

К таким документам относятся: акты, докладная записка,  служебная записка,  объяснительная записка,  предложение,  заявление,  все разновидности переписки,  протокол и т.д. [2, с.60]

 

 

2.4. Номенклатура  дел, порядок ее ведения. Порядок  хранения и сдачи в архив  организационно-распорядительной документации

Номенклатура дел  – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [3, с. 94]

На предприятии ФКУ ИК-15 существует индивидуальная, т.е. своя конкретная номенклатура дел. Номенклатура дел служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. В нее должны быть включены все дела и журналы регистрации

Номенклатура дел организации состоит из разделов, содержащих также документацию структурных подразделений.

Первым разделом номенклатуры является канцелярия, далее следуют другие структурные подразделения по степени значимости.

Внутри разделов дела располагают в порядке их важности, последними приводятся журналы регистрации. В номенклатуру могут вноситься заголовки новых дел, поэтому в конце каждого раздела оставляют свободные строки.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре.

Номенклатуру дел рекомендуется пересматривать и корректировать каждый год, утверждать руководителем организации и вводить в действие с 1 января.

Структурные подразделения получают в виде выписок соответствующие разделы номенклатуры и заводят по ним дела.[4, с. 347]

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации ФКУ ИК-15.

 

 

2.5. Организация  труда в делопроизводственной  службе

Режим рабочего времени и времени отдыха для работников устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.

Для всех работников учреждения ФКУ ИК-15 устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями.

Продолжительность ежедневной работы устанавливается в количестве 8 часов, за исключением дежурного (сменного) персонала. Нормальная продолжительность рабочего времени Работников 40 часов в неделю. Поручение работнику работы в течение  2 смен подряд запрещается. Продолжительность ежедневного отдыха между окончанием работы и ее началом на следующий день не может быть менее 12 часов.