Аналіз непродуктивних витрат та розробка заходів для їх запобігання

Непродуктивними витратами, які є  у складі іншої операційної діяльності, можна вважати:

— сумнівні та безнадійні борги (списання безнадійної дебіторської заборгованості);

— витрати на утримання соціальної сфери;

— благодійні платежі за мінусом тих, які можна  включати у валові витрати (2—5 % від  суми прибутку за попередній квартал за умови, що ці платежі здійснені неприбутковим організаціям);

— створення  резерву на покриття сумнівних боргів;

— інші непродуктивні  витрати операційної діяльності.

Поряд з  непродуктивними витратами значне місце у структурі витрат окремих суб'єктів господарювання посідають різного роду втрати. Найбільш поширеними видами втрат є втрати від браку та втрати від простоїв, які виникають у ході основної виробничої діяльності. Щодо втрат від браку, то слід зазначити, що в окремих підприємствах ця стаття витрат є плановою, тобто передбачається у плановій калькуляції. Справа у тому, що є певні підприємства, у яких згідно з технологічними особливостями допускається незначний відсоток браку (підприємства фарфоро-фаянсової промисловості, цегельні заводи тощо).

Поряд з  наведеними видами втрат до останніх можна віднести ще й такі, які  передбачені у складі інших операційних  витрат, а саме:

— втрати від  операційних курсових різниць (при  наявності іноземної валюти);

— втрати від знецінення запасів (у  разі їх уцінки);

— нестачі і втрати від псування цінностей (у разі відсутності конкретних винуватців);

— штрафи, пені, неустойки визнані.

Як видно з вище переліченого, перелік непродуктивних витрат і  втрат досить обширний, що вказує на необхідність управління й даними витратами. Безперечно, процес управління непродуктивними витратами і втратами досить складний, а в окремих випадках навіть і непередбачливий, проте залишати дану категорію витрат без будь-якого втручання не бажано. 
Згідно з нашими міркуваннями, витрати непродуктивного характеру також можуть знайти своє місце у попередньо складеному окремому кошторисі. Як і інші види кошторисів, їх доцільно формувати на квартал з помісячною розбивкою. Суть управління непродуктивними витратами і втратами на перших порах зводитиметься до формування таких кошторисів по кожному із вище-перелічених видів витрат, а у подальшому можна буде виділяти їх у загальних кошторисах загальновиробничих, адміністративних, витрат на збут та інших операційних витрат.

Управління витратами слід здійснювати  у постатейному розрізі, перелік  яких специфічний щодо їх різновидів. Регулярний контроль за дотриманням  кошторису дасть змогу здійснювати  істотний вплив на їх величину, що, у  кінцевому результаті, призведе до їх нормалізації, а можливо, і до поступового зниження та повної ліквідації окремих з них. 
Безперечно, найкращих результатів в управлінні витратами можна досягти у тому випадку, коли на підприємстві чи в організації добре налагоджена система оперативного обліку, контролю і аналізу, яка стає перепоною для утворення (формування) витрат непродуктивного характеру або втрат. Про це слід пам'ятати менеджерам. Адже набагато краще попередити можливі непродуктивні витрати і втрати, аніж їх ліквідовувати.

Сучасна вітчизняна практика управління витратами досить далека від реальних потреб менеджменту і вимагає значного поліпшення. Це пов'язано з необхідністю подальшого зниження як виробничої собівартості, так і витрат періоду, які, хоч і не прямо, проте відносяться на кінцеві результати господарювання. Одним із можливих варіантів вдосконалення управління витратами є вивчення зарубіжного досвіду та використання окремих його елементів вітчизняними товаровиробниками.

3. Шляхи мінімізації непродуктивних витрат

Концепція безперервного вдосконалення виробничих систем формує теоретичне підґрунтя та створює організаційні передумови для реалізації підходу спрямованого на аналіз та оновлення елементів виробничих систем під час виконання робіт, відповідно до якого основою рушійною силою зазначених змін виступає інтелектуальний потенціал персоналу технічного рівня. Основу запропонованої концепції створюють елементи, реалізація яких спрямовує діяльність організації на безперервне виявлення та скорочення непродуктивних витрат.

До непродуктивних витрат відносяться  витрати, що виникають під час  виконання роботи (діяльності), яка  не призводить до створення цінності (додаткової вартості). Вищезазначене  визначення та аналіз складових матеріального  потоку дали змогу сформувати основні групи непродуктивних витрат трудових процесів з метою їх подальшого виявлення та скорочення при виконанні робіт, а саме:

А) непродуктивні витрати, що обумовлені створенням продукції, яка не відповідає встановленим вимогам (якість);

Б) непродуктивні витрати, що обумовлені організаційно-технологічними рішеннями (організаційно-технологічна послідовність операцій);

В) непродуктивні витрати, що обумовлені особливостями персонального підходу  до виконання роботи (нераціональні  рухи, тощо);

Г) втрати, пов’язані з простоєм бригади або окремих робітників (незаплановані перерви в роботі).

Впровадження елементів концепції  вдосконалення в практику діяльності підприємств призводить до підвищення продуктивності та якості праці, що відображається на загальній конкурентоспроможності організації, в першу чергу за рахунок об’єднання розрізнених дій з раціоналізації організаційно-технологічних рішень, залучення до аналізу та оновлення виробничих систем інтелектуального потенціалу персоналу технічного рівня, а також за рахунок того, що частина розроблених пропозицій спрямовується на організаційну частину трудових процесів, зміна яких не потребує суттєвих інвестицій.

Класифікація елементів  трудового процесу ґрунтується на аналізі участі фактичної діяльності в створенні додаткової вартості продукції і враховує в визначенні витрат часу причини їх виникнення. Відповідно до запропонованої класифікації було сформовано основні групи непродуктивних витрат часу (втрат фонду робочого часу). Втрати робочого часу поділяються на втрати часу під час робочого циклу Tin (під час виконання робіт), та поза робочим циклом Tout.

Втрати часу поза робочим циклом Tout поділяються на:

{Tout} = {WL + D + OPR}                                (1), де

WL — втрати часу, що обумовлені хворобами;

D — втрати часу через нерегламентовані невиходи, запізнення та ін;

OPR — втрати часу через регламентовані невиходи.

Втрати часу під час робочого циклу Tin, представляють собою резерви робочого часу, які виникають під час виконання робіт, і поділяються на:

{Tin} = {RP + RM+B}                                      (2), де

RP — особисто-дисциплінарні втрати часу, що обумовлені персональними потребами робітника та його дисципліною;

RM — організаційно-дисциплінарні втрати часу, що викликані організаційними причинами (в т.ч. невідповідним професійним рівнем робочих);

B — технологічні втрати часу, що зумовлені затвердженими організаційно-технологічними рішеннями (нераціональна структура трудового процесу)

Для скорочення непродуктивних витрат часу необхідно:

{Tout} = {WL + D + OPR}   ® min,               (3)

{Tin} = {RP + RM + B}    min                        (4);

{Tin+Tout} ={Т} ® min                                  (5).                        

Для реалізації вищезазначених умов необхідне налагодження системи  обліку втрат часу щодо кожної бригади чи ділянки виробництва. Запропонована облікова система збирає та накопичує інформацію в вигляді показників щодо загальної захворюваності, виробничого травматизму, простоїв, прогулів та інших порушень трудової дисципліни та втрат часу під час робочого циклу Tin і передає зібрану інформацію на управлінський рівень для аналізу фактичної ситуації та розробки керуючих впливів. Тривалість облікового періоду визначає певну гнучкість в управлінні часом і відповідно до об’єкту коливається від одного дня до одного тижня. На основі запропонованої класифікації та системи обліку стає можливою оцінка наявних резервів щодо раціонального використання фонду робочого часу, розробка та впровадження заходів зі скорочення витрат часу та подальший розрахунок досягнутої економії витрат після впровадження організаційно-технологічних, економічних та соціальних заходів. 

На основі елементів концепції  безперервного вдосконалення виробничих систем та класифікації елементів трудового  процесу і витрат часу застосовують наступні методики:

- пошуку непродуктивних витрат  трудових процесів;

- розрахунку резервів робочого  часу та обчислення непродуктивної  планової частини витрат часу (регульованого часу).

Реалізація положень концепції  безперервного вдосконалення здійснюється за рахунок застосування персоналом технічного рівня методичних інструментів спрямованих на виявлення наявних резервів фактичних трудових процесів та визначення причин їх виникнення.

Методика пошуку непродуктивних витрат, яка розроблена на базі сформованих в концепції безперервного вдосконалення груп непродуктивних витрат трудових  процесів, полягає в систематичному моніторингу та аналізі виробничого середовища персоналом технічного рівня щодо наявності втрат, перешкод та незадоволеності існуючим станом організації праці. Частота проведення моніторингу   визначається   безпосереднім  керівництвом для подальшого    аналізу  та оцінки    втрат за  кількісними  показниками.

Отримані результати підраховуються щодо кожного фактичного процесу  та операції за показником рівня втрат SLi та ранжуються відповідно до його величини, визначаючи тим самим критичні операції фактичного трудового процесу, які піддаються подальшому деталізованому вивченню та аналізу за допомогою методики розрахунку резервів робочого часу.

Методика пошуку непродуктивних витрат дає змогу як персоналу технічного рівня так і окремим спеціалістам управлінського рівня, самостійно ідентифікувати втрати, які виникають при виконанні  робіт, визначити причини їх виникнення, та розробити організаційно-технологічні заходи щодо їх скорочення.

Методика розрахунку резервів робочого часу та обчислення планової непродуктивної частини витрат часу (регульованого часу) дозволяє підприємствам будівельної галузі кількісно обчислити непродуктивні витрати робочого часу, що виникають при виконанні БМР, визначити причини їх виникнення, розрахувати планову непродуктивну частину витрат часу (регульований час) та структуру робочого часу як кожного робітника так і бригади в цілому.

Першим етапом застосування методики є аналіз та синтез елементів фактичного трудового процесу відповідно до запропонованої класифікації елементів трудового процесу та витрат часу (рис.2). Згруповані елементи фактичного трудового процесу підлягають подальшому вивченню с точки зору наявних резервів часу за допомогою методу вибіркового  спостереження. Після реєстрації необхідної кількості елементів фактичного трудового процесу, здійснюється розрахунок питомої ваги кожної визначеної групи, розрахунок помилки спостереження та графічне представлення результатів. (табл.1. та рис.4.). Реалізація методики розрахунку резервів робочого часу має на меті не тільки визначення та обчислення наявних резервів часу в середині робочої системи, а й встановлення планової частини непродуктивних витрат (регульованого часу), яка є невід’ємною частиною планових витрат часу на виконання певного обсягу робіт.

Згідно з запропонованою методикою  до розрахунку непродуктивного часу (планової частини), в залежності від  обсягу певних перерв, включається  варіативність процесу, яка на практиці позначається наявністю перерв, додатковою роботою, простоями через певні організаційні перешкоди та ін.. Для розрахунку регульованого часу відбувається подальша класифікація сформованих груп елементів трудового процесу, що представлено в формулі 6:

 

   

TQ=B+Rmc+Rmv+Rp+Rs+N+F, де  (6)

 

B –кількість спостережень оперативного часу, до якого входять основна та допоміжна діяльності, а також технологічні перерви;

Rs –кількість спостережень часу на відпочинок;

Rmc та Rmv - кількість спостережень  регульованого часу (організаційно-дисциплінарні втрати часу), до якого входять додаткова діяльність та очікування в зв’язку з перешкодами; 

Rp – кількість зареєстрованих подій персонального регульованого часу (персонально-дисциплінарні втрати часу);

N  та F - кількість спостережень, відносно часу який не використовується щодо виконання завдання з вини робітника або з організаційних причин (тривалість більш ніж 30хв).

Тоді розрахунок регульованого  часу відбувається за формулами:

Zmc=[(Rmc/(TQ-(R+Rs))]*100%         (7)

Zmv=[Rmv/B]*100%             (8)

Zp=[Rp/(TQ-(R+Rs))]*100%   (9)

Zr=Zmc+Zmv+Zp      (10),  де

 

Zmc`та Zmv– відсотки об’єктивного регульованого часу;

Zp– відсотки персонального регульованого часу.

Для врахування регульованого часу tr в планових витратах часу на виконання певного обсягу робіт, справедливо:

tr=Zr*tb/100%   (11)

tn=tb+tr+trs    (12),  де

tn – плановий час на виконання обсягу робіт (трудомісткість);

tr – регульований час; tb – оперативний час; trs – час на відпочинок.

Послідовна реалізація методики пошуку непродуктивних витрат трудових процесів та методики розрахунку резервів робочого часу і обчислення регульованого  часу дозволить будівельним підприємствам  не тільки визначати критичні процеси  виробничої системи та пов’язані з ними втрати, але й розрахувати втрати часу щодо кожного робочого й всієї бригади, отримувати графіки завантаженості робітників в робочий системі під час виконання завдання й визначати планову частину непродуктивних витрат часу. Отримані дані складають основу для подальшої раціоналізації виробничих систем, ефективного управління часом та планування завантаженості персоналу.

 

Висновки

Життєдіяльність будь-якого підприємства заснована на наданні споживачам результатів своєї діяльності за тією ціною, по якій споживач згодний здобувати цей продукт, незалежно від того, що є результатом цієї діяльності - послуги або товар. Тобто ціна, по якій підприємство реалізує вироблений їй продукт, обмежена.

Доход, одержуваний підприємством, з однієї сторони обмежений ціною реалізації своєї продукції, а з іншої сторони обсягом її реалізації вираженої як у фізичному, так й у грошовому вираженні. Виходячи із цих обмежень, одержувана підприємством прибуток є внутрішньою проблемою підприємства й визначається як різниця отриманого доходу від реалізації продукції й витратами, що підприємство повинне понести, для одержання цього доходу. Як слідство - для збільшення одержуваного прибутку необхідно знижувати витрати. У свою чергу, непродумане й необґрунтоване зниження витрат може завдати шкоди підприємству: погіршення якості продукції, зниження обсягів реалізації або зниження ефективності керування підприємством.