Принципы и системы управления информацией на предприятии

         2)систематизация данных;

      3)сбор и группировка соответствующих данных о работе аналогичных систем.

         Затем идут этапы экспресс-диагностики, проблемной диагностики, решения проблемы (подготовка и принятие решения), организации выполнения решения.

      Для проведения экспресс-диагностики состояния управления информацией предложена система показателей, описывающих результаты цикла выполнения заказа, состояние процесса выполнения заказа, структуру управления информацией. На этапе проблемной диагностики для более глубокого анализа состояния состояния управления информацией предлагается использовать ряд показателей, рассматриваемых, в процессе экспресс-диагностики, в двух направлениях: по составляющим системы управления и по этапам цикла выполнения заказа.

         Определены подэтапы цикла выполнения заказа, такие, как управление процедурами заказов, управление закупками, управление физическим распределением, управление транспортировкой, поддержание стандартов обслуживания потребителей. К каждому их них отнесен ряд показателей в размере цикла выполнения заказа,процесса управления информацией, структуры управления информацией.

        Предложены критерии классификации проблем: место возникновения, локализация, важность, периодичность возникновения, значимость (степень «разрушительного влияния на результаты деятельности»), решающая способность, степень формализации проблемы, характер проблемы, динамика. Описан способ определения приоритетности решения проблем.

      Представлен анализ работ ученых, выявивших последовательность процесса проектирования системы управления информацией на предприятии. Описано содержание указанного процесса.

      Предложена последовательность этапов принятия решений в сфере управления информационными потоками на предприятии и описано их содержание, обосновано, что этот процесс состоит из девяти этапов, начиная от мониторинга состояния объекта управления и окружающей среды и заканчивая контролем хода реализации решения.

                    

 

 

 

 

 

       

 

 

 

 

    

 

 

 

 

 

     2.Сущность и содержание управления информационными потоками в экономической деятельности предприятия.

         В настоящее время Россия переживает трансформацию своей общественной системы, где происходят кардинальные изменения в экономике, политике, идеологии, массовом сознании. В современных условиях становления рыночных отношений в Российской Федерации кардинально меняется подход к управлению производством на различных предприятиях. В процессе совершенствования рыночной модели экономики особое внимание уделяется развитию производства на новой технической основе, созданию новых технологических процессов, перестройке на современном научно-техническом уровне отрасли материально производства и сферы обслуживания. Между производителем и потребителем продукции возникают новые динамичные отношения, актуальной становится проблема продвижения товара через стадии закупки, производства и сбыта продукции.

         В сложившейся ситуации эффективную реализацию производственных процессов и, как следствие, достижение цели любой коммерческой организации - «получение максимальной прибыли при минимальных затратах» - способны обеспечить современные подходы к управлению материальными и информационными потоками. Прибыль в данном случае служит результативным оценочным показателем, целевым ориентиром. Выявить сущность и содержание, сформулировать состав и содержание функций управления информационными потоками, сопровождающими материальные, является предметом исследования данного пункта.

       Н.В.Федоркова и А.Н.Чекменев, заявляют, что от производителя продукции требуют высокой готовности к изменениям с учетом требований рынка при условии обеспечения высокого качества продукции и снижения затрат. Необходимым становится расширение разнообразия производимых товаров, сохранение временных интервалов между приобретением сырья и поставкой продукции конечному потребителю.

        Реализация этих требований определяет высокую важность быстрой перестройки на выпуск новой продукции и сохранения минимального возможного уровня производственных запасов. Возникает потребность в интеграции стадий закупки, производства и сбыта продукции в единую материалопроводящую систему, способную адекватно реагировать на требования внешней среды. Поэтому, опираясь на научные изыскания Т.А.Родкиной, следует отметить, что «трудно переоценить важность рационального информационного обеспечения  <...>  процессов,включающих поиск и реализацию оптимальных путей и способов сбора, обработки, хранения и передачи информации в производственно-хозяйственных системах и их окружении».

         Решению очерченных проблем способствует правильная организация потоков данных, сопровождающих материальный поток, которая связывает снабжение, производство и сбыт. И.П.Богомолова и П.А.Григорьев отмечают, что информация является одним из важнейших источников развития бизнеса. Становится задача обеспечения высокой степени наполнения информацией системы управления, а также предоставление каждому уровню иерархии управления предприятием необходимой ему информации должного качества и в необходимые сроки. Общепринятой дефиницией информационного потока является следующее определение. Информационный поток (ИП) — это совокупность циркулирующих в производственно-сбытовой системе, между производственно-сбытовой системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля операций товародвижения. Система управления информационными потоками (СУИП), функционирующая в производственно-сбытовой системе, представляет собой интерактивную структуру,состоящую из персонала, оборудования и процедур(технологий), объединенных связанной информацией, используемой менеджментом предприятия для планирования, регулирования, контроля  и анализа функционирования производственно-сбытовой системы.

     В целях проведения научного исследования управления информационными потоками необходимо выбрать подход к выявлению сущности данной категории, дать определение понятию управления информационными потоками (УИП) и его содержанию. Для достижения подобных целей целесообразно использовать гносеологический метод исследования. Он позволяет на основании ранее полученных знаний выходить на новый уровень обобщения, генерировать новые идеи и на их основе разрабатывать научное положение.

        В связи с расхождениями в определении сущности управления информационными потоками общепринятой дефиниции до сих пор не выработано. Практически каждый исследователь высказывает свое толкование сущности и содержания этой категории, что указывает на недостаточную разработанность этого понятия и обусловливает необходимость проведения дальнейших исследований по данной проблеме. При анализе множества трактовок выделяется ряд аспектов, через призму которых можно рассматривать особенности управления информационными потоками.

           Многие специалисты, в том числе Д. Дж. Бауэрсокс, А. М. Гаджинский, А. М. Зеваков, М. Б. Иванова, О. И. Михайлова, В. Е. Николайчук, А. Н. Родников, В. И. Стаханов, В. А. Шумаев, рассматривают сущность управления информационными потоками с точки зрения управленческого аспекта. То есть УИП представляет собой деятельность по ограничению скорости передачи определенной информации до величины соответствующей ей скорости приема и закрепления, в ограничении объема информационного потока до установленных параметров пропускной способности отдельного узла и/или участка пути исследования. Другими словами, управление информационными потоками есть планирование, контроль и регулирование поступающего на предприятие, обработанного там и покидающего это предприятие информационного и соответствующего ему материально потока.

        Б. А. Голоденко, С. Б. Карнаухов, В. А. Возловский, С. В. Саркисов отдают предпочтение экономической стороне данного явления. Они считают, что УИП очень важно с точки зрения обеспечения должного уровня исполнения производственных операций и соответствующего обслуживания клиентов. Главная роль в управлении информационными потоками отводится ими соблюдению сроков и времени производства и доставки товаров потребителю с наименьшими затратами.

         Однако некоторые ученые представляют управление информационными потоками и в управленческом, и в экономическом аспектах. Так, А.И. Семененко и В.И.Сергеев рассматривают изучаемое явление по трем направлениям, отражающим обе стороны суждений:   

        1)управление сервисом (предоставление современной и достоверной информации о статусе заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах и т. п. потребителю);

         2)управление запасами (получение полной и достоверной информации о состоянии запасов и последующее управление ею, что позволяет сократить потребность в запасах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности в спросе);

        3)управление гибкостью производственно-сбытовой системы с точки зрения того, как, где и когда можно использовать ресурсы для достижения конкурентных преимуществ.

         Эффективная управленческая деятельность во многом зависит от правильного понимания функций управления, их состава и содержания. В этой связи данная проблема справедливо считается одной из наиболее важных и актуальных для науки управления. До настоящего времени не сложилось единого мнения в отношении определения функций управления. Многие исследователи считают, что они составляют содержание управления.  Одни из них под функциями управления понимают виды управленческой деятельности, другие считают, что они соответствуют стадиям (этапам) процесса управления, третьи характеризуют их и как содержание, и как стадии процесса управления. Первая группа авторов, рассматривая функции как виды деятельности, делает акцент на их содержательной характеристике, а вторая — на современной. Исследователи же, совмещающие обе характеристики, входят в третью группу. Выделение стадий процесса управления в виде функций управления было обусловлено тем, что исследователи стремились показать его динамику, поэтому управленческие действия раскрывались в последовательности их реализации. Существует также подход, согласно которому функции возникают на стадиях управленческой деятельности и представляют собой управленческие действия, направленные на решение возникшей проблемы. В соответствии с этим подходом функции раскрывают содержание управления, а стадии — последовательность их реализации в рамках в рамках единичного управленческого цикла. Данный подход отражает двойственную природу процесса управления, так как дается характеристика его содержательной и временной сторон.

         Наиболее яркими приверженцами предлагаемого подхода являются А.И.Семененко и В.И.Сергеев. На основе их исследований были выделены функциональные области в информационной системе и описаны присущие им функции.

       Так, на уровне анализа и принятия решений следует рассматривать функции поддержки маркетинга, прогнозирования в производстве, управления финансами. На уровне учета и контроля — составление отсчетов об уровне потребительского сервиса, управление запасами, управление складированием, поддержка транспортировки, бухгалтерский учет и кредитование.

       На уровне системы трансакций — прием и соответствующее оформление заказов, контроль логического сервиса, гарантирование, учет и инвентаризация запасов, пополнение запасов, закупки, экспедирование, комплектование, подготовка документов, процедуры получения, поддержка автоматизированного оборудования, подготовка грузовых отправок, оформление товарно-транспортных документов, автоматизация бухучета, автоматизация расчетов с клиентами, расчеты с персоналом.

     Функциональные области выделены достаточно четко. Но необходимо уточнить, что уровень анализа и принятия решений — прерогатива высшего руководства, контроля и учета — менеджеров среднего звена, системы трансакций — младшего управленческого персонала. К тому же недостатком такого деления является то, что авторы игнорируют стратегическое направление, то есть не учитывают такие функции, как стратегическое планирование, проработка выгодных направлений развития и т. д.

        Отмеченный недостаток ликвидируется С.В.Саркисовым при рассмотрении ИС с функциональной точки зрения. По его мнению, ИС представляет собой четырехуровневую иерархическую систему, где выполняются следующие логистические функции:

    - на первом уровне с помощью ИС решаются вопросы осуществления конкретных операций: поступление заказов, отгрузка продукции, учет продукции, подготовка груза к отправке, принятие поступающего сырья, складские операции и т. д.;

     - на втором уровне решаются вопросы учета и контроля : управление запасами, учет наличия складских площадей, контроль процесса транспортировки продукции, бухгалтерские операции по счетам, вопросы движения средств на счетах и т. д.;

• на третьем уровне решаются вопросы аналитического характера: использование логистики для поддержания маркетинговых организаций (содействие продажам), прогноз поступления заказов и возможностей их исполнения, финансовое планирование (в том числе расходов, связанных с логистикой);
• на последнем, четвертом уровне решаются стратегические проблемы: планирование операции на уровне компании, изменения в структуре, определение приоритетных направлений в логистической работе на перспективу.

        Следует отметить, что С.В. Саркисову по сравнению с А.И. Семененко и В.И. Сергеевым удалось более полно выделить функциональные области в логистической информационной системе. Разбивка ИС на четыре уровня характерна в основном для крупных компаний, к которых присутствует коллегиальный орган принятия решений, Совет директоров. Как правило, стратегические вопросы решаются именно им. Если подобный орган отсутствует, то в данном направлении работает высшее руководство.

            Некоторые авторы выделяют функции управления информационными потоками в соответствии с элементами, обеспечивающими технологическую и информационную взаимозависимости материального обеспечения производства, процесса производства и реализации продукции:

      1)управление материальными компонентами, обеспечивающими производство (их тип, количество, объем, качество, цены, взамозаменяемость);