Управление затратами на предприятии

      Досить широко використовується управлінська діагностика, яка необхідна для вдосконалення діяльності підприємства, а одним з методів такого вдосконалення є ефективне управління витратами. Помилки та неточності у визначенні та калькуляції витрат призводять до рішень, які не відповідають цілям підприємства, не враховують реальних потреб ринку і ставлять під загрозу функціонування підприємства. Для вирішення проблеми завищення чи заниження значення собівартості певного виду продукції можна використовувати концепцію маржинального доходу та метод функціонально-вартісного аналізу.

Система управління є формою реального втілення управлінських взаємозв'язків. Вона виступає ніби у вигляді реально існуючої субстанції, за допомогою якої управління набуває конкретного змісту й конкретного вияву, а функція управління — практичної реалізації. В реальній дійсності управлінська діяльність — це функціонування системи управління.

Управління  може здійснюватись лише в тому випадку, коли існує реально діюча система, яка вирішує завдання управління. Якщо ця система є органічною частиною організації, її діями здійснюється управління організацією й вона не вирішує завдань, які відрізняються від управлінських, тоді її можна розглядати як спеціалізовану систему або як систему управління.

В сучасних умовах управління витратами означає створення  єдиної, раціональної чітко та безперебійно функціонуючої системи з певними цільовими установками та взаємопов’язаними елементи. Система управління витратами має функціональний та організаційний аспект. Вона включає такі організаційні підсистеми, як пошук і виявлення факторів економії ресурсів; планування витрат за видами; облік і аналіз витрат; стимулювання економіки ресурсів і зниження витрат. Кожен елемент системи виконує чітко поставлені завдання і спрямований на досягнення загальних цілей підприємства.

Основним завданням діагностики системи управління є виявлення резервів та шляхів підвищення ефективності роботи системи управління компанією., а саме знайти правильні управлінські рішення щодо зменшення витрат.

Система управління витратами – це сукупність взаємопов’язаних елементів, методів і механізмів, що діють в межах функціональних обов’язків і утворюють певну цілісність, за допомогою яких узагальнюються процеси постачання, використання ресурсів, вирішуються чітко поставлені цілі, реалізуються тактичні і стратегічні плани.

В вітчизняній  літературі виокремленні такі організаційні підсистеми СУВ: пошук і виявлення чинників економії ресурсів; нормування витрат ресурсів; планування витрат за їхніми видами; облік та аналіз витрат; стимулювання економії ресурсів і зниження витрат.

Щодо побудови СУВ, то слід зазначити, що якогось жорсткого стандарту її побудови не існує. Тож кожен підприємець і керівник підприємства має керуватись рядом методів щодо варіантів побудови СУВ, що пропонує теоретична галузь.

В науковій літературі загальна схема СУВ представлено як на Рис. 1. 1.

 Рис. 1. 1. Загальна  схема управління витратами на  підприємстві .

Виникає необхідність розкрити сутність елементів СУВ. У  блоці «планування» розробляються  плани витрат коштів. Обчислення планових витрат потрібне для прийняття управлінських  рішень, тобто установленні такої норми витрат, яку має досягатися при реалізації прийнятих рішень і перекриватись отриманою вигодою від діяльності підприємства. Довгострокове планування витрат має імовірнісний характер, адже точно передбачити всі впливи на діяльність підприємства неможливо. Тож поточне планування покликане коригувати всі відхилення від норм, передбачених довгостроковим планом. Правильно спланувати витрати – це дуже складне завдання. Фундаментальним фактором його якісного виконання є побудова на підприємстві системи норм витрачання ресурсів. Якщо підприємство планує мінімальні витрати, то треба зважити на те, щоб це не впливало на якість товарів і послуг, що надає підприємство, а значить підкріплювалось конкретними нововведеннями на підприємстві, що мінімізують використання ресурсів.

Поняття «регулювання витрат» передбачає здійснення заходів  щодо усунення відхилення планових витрат від фактичного їх обсягу.

«Контроль витрат»  утворює контур оберненого зв’язку. Його зміст наповнюють підсистему обліку та аналізу. Функція  «обліку витрат» реалізується через спостереження, ідентифікацію, вимірювання та реєстрацію фактів витрачання ресурсів у процесі господарської діяльності. За даними обліку проводиться «аналіз» виконання  планових завдань. Проміжний аналіз спрямований на поточне регулювання ходу виконання планів витрат. Під час його здійснення досягнуті значення порівнюються з плановими, встановлюються відхилення, які потребують детального вивчення, з’ясовуються причини цих відхилень з прийняттям відповідних заходів. Підсумковий аналіз пов'язаний з оцінкою виконання планових завдань у цілому. Порівняння фактичних витрат з плановими (нормативними) дає змогу в процесі аналізу оцінювати роботу підрозділів з використання ресурсів, з'ясовувати причини відхилень фактичних витрат , від планових і відповідно стимулювати працівників підприємства ї до їхнього зниження. За результатами підсумкового аналізу розробляються комплексні заходи щодо вдосконалення СУВ .

Щодо діагностики процесу управління витратами то це є визначення стану процесу управління витратами за допомогою реалізації комплексу дослідних процедур, пошук у них слабких ланок і „вузьких місць".

Ціль цієї діагностики процесу управління витратами – зробити висновок про стан процесу управління витратами на момент діагностики та на перспективу в майбутньому.

Методи проведення діагностики можуть дуже істотно  відрізнятися залежно від природи об'єкта дослідження. У табл. 1 представлено запропоновані нами взаємозв’язки між функціями менеджменту, об’єктами діагностики, методами діагностики.

Таблиця 1 - Діагностика процесу управління витратами за функціональним підходом

Функції менеджменту	Об’єкт діагностики	Методи діагностики
Планування  витрат	Норми витрат, собівартості продукції, статті калькулювання продукції	Розрахунково-аналітичні методи
Організування центрів відповідальності	Центри вартості, центри витрат	Лінійне програмування
Мотивування працівників  за оптимізацію витрат	Фонд оплати праці, система морального та матеріального  стимулювання працівників за економію витрат	Розрахунково-аналітичні методи
Контролювання витрат	Фактичні витрати  на виробництво продукції	Експертна діагностика
Регулювання витрат	Результат корегування  управлінських рішень на попередніх функціях управління	Розрахунково-аналітичні методи, динамічне програмування

Діагностика може здійснюється різними методами: аналітичними, кспертними, лінійного і динамічного програмування, діагностикою на моделях. Можливість використання різних методів діагностики дає змогу отримати комплекс принципово нових даних стосовно об'єкта, що діагностується, предмета, явища, процесу і зробити відповідні висновки щодо його економічного і соціального розвитку.

За таких  обставин у мінливому економічному середовищі переваги мають ті підприємства, які швидко реагують на зміну загального стану економіки. Діагностична система є саме такою формою інформаційного забезпечення, що дає змогу в поточному режимі часу адекватно реагувати на зміни зовнішніх умов функціонування підприємства. Тому питання організації діагностичної системи підприємства не факультативне, – воно нині є вимогою часу, оскільки загалом визначається, що впровадження системи діагностки на підприємстві дає можливість визначити як внутрішні, так і зовнішні дестабілізуючі фактори, силу їх впливу та розробити відповідні заходи для їх повного або часткового усунення, і вирішення питання організації і впровадження діагностичної системи на підприємстві лежить в площині раціональності, ефективності та дієвості. 
           2. Особливості та етапи діагностики системи управління витратами на підприємстві

Управління  витратами — це процес цілеспрямованого формування витрат щодо їхніх видів, місць та носіїв за постійного контролю, що являє собою обернений зв'язок,  рівня витрат і стимулювання їхнього  зниження. Критерієм оптимізації є мінімум витрат. Низький рівень витрат дає змогу підприємству отримати певні конкурентні переваги на ринку збуту, вільно провадити свою цінову політику та за інших рівних умов досягати більш високих розмірів прибутку. Зниження рівня витрат є важливим завданням, але не основною метою управління витратами підприємства. Процес тільки зниження витрат може супроводжуватися зниженням якості виготовленої продукції та відміною сервісного обслуговування покупців, відмовою від виробництва та реалізації видів продукції, які користуються попитом, але потребують здійснення значних витрат. Головною метою управління витратами підприємства є підвищення конкурентоспроможності та ефективності його діяльності.

 Для управлінні  витратами на підприємстві створюються спеціальні системи. Система управління витратами була створена інженерами і технологами у другій половині ХІХ ст. у США. Її мета формулювалася так: надання інформаційної допомоги управлінцям, контроль і прогнозування витрат, вибір найефективніших шляхів розвитку підприємства, прийняття оперативних управлінських рішень. Зараз суть системи полягає у забезпеченні інформації для управління підприємством.

Розглянемо  дану систему діагностики управління витрататами а як систему елементів, призначених для перетворення вихідної інформації про стан об’єкта управління шляхом проведення діагностичних процедур. Узагальнюючи методичні підходи щодо проведення діагностики управління витрататами, було розроблено структурно-логічну модель її проведення .

Основні етапи  діагностики управління витрататами.

1.Розробка плану та методики діагностики управління витрататами

- визначення  мети та завдань діагностики управління витрататами

- розробка схеми  та послідовності проведення  діагностики

-  визначення  сукупності показників для досягнення мети та завдань діагностики

2.Підготовка матеріалів для аналізу

-  одержання  інформації про склад та структуру  витрат

- визначення те термінів періодичності діагностики

-  розробка  переліку та розподілу обов’язків  між службовцями та підрозділами

-  визначення  програмного забезпечення для  здійснення діагностики

- перевірка  достовірності інформації

-  аналітична  обробка інформації з метою  «очищення» значень показників  від впливу зовнішніх факторів,  які не залежать від діяльності підприємства  (інфляція, зміна податкової системи тощо)

3.Попередня оцінка

-  аналіз  виконання планів за показниками,  що досліджуються

-  аналіз  змін показників у порівнянні  з базовим періодом

-  аналіз  ефективності використання всіх  видів ресурсів

4.Визначення причин динамічних змін та відхилень від плану

- визначення переліку взаємопов’язаних факторів таї х групування

- визначення  взаємозв’язку між показниками  та факторами

- елімінування впливу факторів, які не залежать від діяльності підприємства

- визначення негативного впливу факторів на показники, що досліджуються

- визначення невикористаних резервів для поліпшення значення показників

5.Узагальнення результатів діагностики управління витратами

- підсумкова  оцінка результатів використання діагностики управління витратами

-  розробка  заходів з використання виявлених  резервів

- розрахунки  трудомісткості робіт

Взагалі, організація проведення діагностики управління витрат можлива при виборі однієї із альтернативних форм: формування власної системи діагностки витрат, користування послугами консалтингових фірм, що здійснюватимуть діагностику витрат, комбінований варіант. Очевидним, на перший погляд, є той, факт, що організація системи діагностики витрат підприємства із залученням до цього процесу сторонньої організації дещо спрощує зазначену процедуру. Узагальнено її можна подати так: укладення договору на проведення діагностики, надання необхідної інформації для її проведення, отримання результатів діагностики витрат, оплата послуг. Відповідно організація власної діагностичної системи у поточному режимі часу є складним процесом, але за умови позитивного сприяння ситуації, можливо, оправданим у майбутньому, бо дозволяє виробити власний (не нав'язаний) інструментарій виявлення, оцінювання та відповідного реагування на зміну відповідних параметрів функціонування підприємства.

На початкових етапах для організації власної  діагностичної системи підприємства можуть користуватися послугами  сторонньої організації (комбінований варіант), а згодом, використовуючи певний досвід, створити власну систему, основне призначення якої зводиться до створення інформаційної бази для підтримки прийняття рішень.

Зазвичай на великих та середніх підприємствах  є відділ управлінського обліку, який здійснює управління витратами, тобто на таких підприємствах вже є певний досвід вироблення відповідних механізмів управління витратами. Тому на цих підприємствах організувати систему діагностики витрат є дещо легшим завданням, оскільки є підготовлений певним чином управлінський персонал, розроблені відповідні методики аналізу та оцінки витрат, використання яких полегшує роботу в цьому напрямку.