Методы определения целесообразности аутсорсинга

      Для государств с переходной экономикой, в частности, для нашего государства, могут представлять определенный интерес  еще два вида аутсорсинга: аутсорсинг совместного предприятия и производственный аутсорсинг. В первом случае предлагается создание новой компании для развития будущих деловых возможностей. В  дальнейшем персонал и активы клиента  переводятся в совместное предприятие, а не поставщику услуг. Цель такой  схемы — не только повышение качества работы переданного подразделения, но и разработка товаров и услуг, которые будут продаваться третьей  стороне. Производственный аутсорсинг применяется в тех случаях, когда  компания - производитель решает передать отдельный процесс по изготовлению промежуточного продукта внешнему производителю. Кроме того, возможен вариант продажи части своих подразделений другим компаниям и дальнейшего взаимодействия с ними уже в рамках аутсорсинга. Зачастую используют несколько вариантов сотрудничества:

      — партнеры предоставляют сырье и  технологии, а компания — оборудование и рабочих. В этом случае партнеры присылают специалиста, который  контролирует производственный процесс;

      - партнеры заказывают компании  продукцию, и компания, используя  свои технологии, сырье, персонал, выдает свой продукт под чужой  торговой маркой.

      Кроме того, широко развит аутсорсинг бизнес - процессов. Он представляет собой передачу сторонней компании отдельных бизнес-процессов, не являющихся для компании основными, например, управление персоналом, бухгалтерский учет, логистика, маркетинг, реклама. В связи с разными задачами, которые ставят перед собой заказчики, передавая на аутсорсинг отдельные функции компании, услуги, соответственно и договоры на оказание работ (услуг) могут значительно отличаться в разных ситуациях и моделях бизнеса.

      Как уже указывалось, одним из ключевых моментов при работе с аутсорсинговыми  компаниями является оформление договора. Договор может быть единовременным, т.е. услуга оказывается один раз и больше необходимости в ней не возникает. Это может быть, например, установка программного продукта или проектирование локальной сети, или даже просто ремонт помещения. В дальнейшем можно повторно обратиться к этому же исполнителю, если качество услуги удовлетворительно, но это опять будет разовая услуга. Договорные отношения могут быть длительными, т.е. оказание услуги предполагает взаимодействие заказчика и исполнителя в течение некоторого времени. Например, если речь идет не просто об установке программного продукта, а о внедрении информационной системы или о внедрении новой прогрессивной технологии. В таком случае, как правило, работа разбивается на этапы и возможно оформление каждого этапа отдельным договором. Или, как вариант, оформляется один сквозной договор, но оговаривается закрытие каждого этапа отдельным актом. Договорные отношения могут быть постоянными. Это происходит тогда, когда какую-то часть производственного или управленческого процесса выполняет сторонняя компания. В этом случае договор имеет временные рамки, с возможностью его автоматического продления, в случаях отсутствия претензий с обеих сторон. И наконец, может быть смешанный вариант, когда на фоне постоянных партнерских отношений фирма - аутсорсер выполняет еще и возникающие время от времени разовые задачи. В этом случае по договоренности с заказчиком можно на каждую разовую работу заключать отдельный договор либо дополнять базовый дополнительными соглашениями, при этом не меняя сам предмет договора. 
 

     Плюсы и минусы аутсорсинга 

     Для начала вспомним обо всех выгодах, которые  компания получает от сотрудничества с аутсорсинговой компанией.

     Когда владелец бизнеса перекладывает  на плечи сторонней организации  непрофильные виды деятельности, то ему  становится легче сконцентрироваться на основных бизнес-процессах. Ведь подбор сотрудников самим директором на выполнение какой-либо работы, на которую  у него самого уже не хватает времени, требует слишком много времени, если в компании нет специального штатного сотрудника, который проводит собеседования, занимается адаптацией персонала и передачей дел. Кроме  того, большим плюсом аутсорсинга  является снижение затрат на зарплату сотрудников, отсутствие социальных выплат и компенсации при увольнении.

     Стоит отметить, что с помощью передачи дел аутсорсинговой компании заказчик высвобождает довольно большие ресурсы – и это не только бывшие «зарплатные» средства. Освобождается рабочие места и оргтехника, а если сотрудники все же остаются в коллективе, то им можно предложить работу на тех должностях, которые приносят прибыль компании – это и отдел продаж, и менеджеры по работе с клиентами, и другие должности, зарплата на которых начисляется в процентах от оборота.

     Важным  аргументом в пользу передачи дел  сторонней организации может  стать и увеличение качества получаемых услуг. Если раньше бухгалтер организации долго и несвоевременно готовил отчетность, если допускал множество ошибок, если не мог без подсказки сделать нужные документы или не в полной мере владел бух учетом, то внешняя организация предоставляет наиболее качественно выполненные документы и не будет задавать вопросы, как сделать тот или другой отчет. Аутсорсинговые компании, как правило, содержат штат профессиональных работников, узких специалистов, которые достаточно глубоко владеют направлением своей работы.

     Несомненную выгоду также можно получить и от использования каких-либо технологий и знаний специалистов, обслуживающих компанию. Если раньше руководство не могло справиться со своим персоналом, то теперь, работая с аутсорсинговой компанией по управлению кадрами, аутсорсер применяя в работе ссотрудниками свои собственные «ноу-хау» и успешно достигает поставленных целей.

     Не  стоит забывать и том, что после  заключения договора с аутсорсером  происходит значительное сокращение расходных материалов. Количество печатных документов уменьшится намного, отпадет необходимость в большом количестве бумаги и канцелярских товаров.

     Очень даже хорошим плюсом является частичная  передача рисков аутсорсинговой компании. Сотрудничая с внешним исполнителем можно рассчитывать на своевременное исправление всех недостатков, выявленных в работе, а также на замену специалиста, в случае, если он не справился с задачей.

     Практически каждому руководителю знакомы «неблагополучные»  для компании ситуации с сотрудниками — болезни, отпуска, декреты, увольнения, нарушения трудовой дисциплины. Эти  проблемы целиком и полностью  ложатся на стороннюю организацию  с момента заключения договора на аутсорсинговые услуги. .

     Несмотря  на привлекательное количество плюсов, недостатки в этой области все  же встречаются.

     При поручении работы аутсорсеру, практически невозможно сдвинуть сроки ее выполнения  на более раннее время, так как аутсорсинговая компания работает по четко прописанным условиям договора. Исключения встречаются, но достаточно редко.

     Самым большим недостатком в таком  сотрудничестве может стать то, что  специалист, которого «поставили» на обслуживание, окажется непрофессиональным, допустит ошибки в работе, тогда придется потратить время на поиски другой аутсорсинговой компании или ждать замены специалиста не один день. На практике же такое происходит не часто, а непрофессиональность сотрудников аутсорсинговая компания выявляет еще на стадии испытательного срока. 

Правовые  особенности аутсорсинговых услуг 

1. Аутсорсинговая  компания может быть как иностранной, так и российской, предоставляющей  иностранную рабочую силу. В обоих  случаях имеется необходимость  соблюдения миграционных процедур и  некоторые налоговые последствия. Если российский провайдер предоставляет  иностранную рабочую силу, то все  миграционные формальности ложатся  на него, так как именно он, а не заказчик, связан с иностранцами трудовыми  отношениями. Например, при найме  рабочих из ближнего зарубежья выгоднее воспользоваться услугами провайдера. Это даст экономию времени и силы заказчика. При этом у аутсорсинговой компании единовременные расходы на получение разрешений, и при этом передавать "в наем" одного и  того же работника компания может  неоднократно. Налоговые последствия  в данном случае такие же, как  если бы заказчик привлекал российских работников.
2. Определенные тонкости в налогообложении РФ возникнут при заключении договора о предоставлении персонала с иностранным провайдером. Если иностранная компания не состоит на учете в российских налоговых органах, то у заказчика возникает дополнительная обязанность, связанная с выполнением функции налогового агента по НДС. Подтверждением заказчику факта постановки на учет будет являться свидетельство о постановке на учет и присвоенный иностранной организации ИНН. По налогу на прибыль, в соответствии с п. 7 ст. 306 НК РФ, обязанностей налогового агента у компании-заказчика не возникает. Миграционные формальности также выполняет иностранный провайдер.
3. При привлечении персонала на работу документ с реквизитами компании-заказчика, например, договор или налоговую декларацию, и представленный контрагенту или налоговой инспекции, порождает правовые последствия исключительно для компании-заказчика. По данному явлению существует судебный прецедент (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 1 апреля 2004 г. N КГ-А40/1386-04). Поэтому ответственность и контроль должны стать основополагающими принципами при разработке и выполнении договора на аутсорсинговые услуги.
4. Услуги аутсорсинга иногда оказываются с целью освобождения штатных сотрудников от определенного вида работ для использования их профессиональных возможностей для решения более важных стратегических задач.
5. Обеспечение конфиденциальности, то есть соблюдение коммерческой и служебной тайны заказчика, а также персональных данных его сотрудников и клиентов должно быть одним из главных пунктов договора аутсорсинговых услуг.

     В целях уменьшения налоговых рисков необходимо включить в договор все  существенные условия, предусмотренные  действующим законодательством  РФ: предмет договора, порядок выполнения услуг и оплаты. Предмет договора должен быть сформулирован максимально  конкретно. В тексте договора надо дословно использовать терминологию Налогового кодекса РФ. Если деятельность аутсорсинговой компании лицензируется, то нужно проверить  наличие лицензии и внести ее реквизиты  в текст договора. Операции по оказанию аутсорсинговых услуг должны быть правильно  оформлены и подтверждены документами (договор; при необходимости - копия  лицензии; счет-фактура; акт об оказании услуг, подписанный обеими сторонами  договора).

     Должное внимание следует уделить и мерам  ответственности. За качество выполненной  привлеченным сотрудником работы, а  также за соблюдение дисциплины труда  в рамках трудовых отношений. Заказчик должен предусмотреть в договоре компенсацию за возможные потери, возникшие вследствие некачественной работы привлеченного персонала.

     Ответственность может быть предусмотрена как  в виде возмещения ущерба (включая  упущенную выгоду), так и в виде штрафа.  
 
 
 

Методы  определения целесообразности аутсорсинга 

     Практикой выработан ряд методов, которые  позволяют сделать вывод: следует  ли развивать данное направление  бизнеса внутри компании или имеет  смысл переходить на аутсорсинг. Чаще всего для этого используется матричный анализ. Матрица может  быть построена на основе любой пары показателей, которые характеризуют  стратегические позиции. Наиболее существенными  являются темпы роста отрасли, доля рынка, долгосрочная привлекательность  отрасли, конкурентоспособность; они  отражены в построении матрицы «рост/доля»  и «матрице аутсорсинга».

     Главным достоинством матрицы «рост/доля» BKG является то, что она заостряет  внимание на движении наличности и  на инвестиционных характеристиках  каждого бизнеса и отвечает на вопрос, каким образом финансовые ресурсы компании распределяются между  ее подразделениями (видами бизнеса) с  целью оптимизации всего портфеля деловой активности компании.

     По  осям матрицы фиксируются темпы  роста отрасли и относительные  доли рынка с оценкой: высокая, низкая. Вся матрица подразделяется на 4 квадрата (рис. 1).

     Относительная доля на рынке определяется как отношение  собственной доли (в %) к доле наиболее крупного конкурента (в %).  

       
Рисунок 1. Матрица BKG.

     В долгосрочной стратегии компания должна использовать дополнительные средства, поступающие от «дойных коров», для  финансирования увеличения долей рынка  захватчиков ресурсов — молодых  «звезд», не способных пока обходится  собственными ресурсами для роста, и «трудных детей», имеющих хорошие  шансы перероста в «звезды». В  случае успеха захватчики ресурсов становятся «звездами», полностью покрывающими свои потребности в финансировании. Заметим, что когда темпы роста  рынков «звезд» замедляются и  рынки переходят в стадию зрелости, «звезды» становятся «дойными коровами».

     Таким образом, успешным является последовательное движение бизнеса по пути:

     «трудный  ребенок/вопросительный знак» —  новая «звезда» (являющаяся еще захватчиком  ресурсов) — «звезда», обеспечивающая собственные потребности — «дойная  корова».

     К стратегическим ошибкам компании можно  отнести:

• чрезмерное инвестирование в стабильных «дойных коров»;
• недоинвестирование в «вопросительные знаки» (может привести к тому, что «вопросительные знаки» вместо того, чтобы стать «звездами», опускаются в категорию «собак»);
• распыление ресурсов по всем «вопросительным знакам» вместо того, чтобы сосредоточить внимание на наиболее перспективных, обещающих превратиться в «звезд».

     «Матрица  аутсорсинга» строится на основе оценок анализируемых элементов бизнеса (см. рис. 2). Оценки (высокая, средняя  и низкая) выставляются по двум шкалам: стратегическая важность для компании данного элемента бизнеса и оценка элемента бизнеса по отношению к  внешнему рынку (то есть насколько хорошо по сравнению с рынком компания выполняет  работу, насколько соответствует  существующему отраслевому развитию конкретный отдел, насколько квалифицированны сотрудники и т.д.).

       
Рисунок 2. Матрица  аутсорсинга.

     Полученная  матрица состоит из девяти полей, соответствующих возможным комбинациям  оценок бизнеса по двум выбранным  шкалам. Рассмотрим наиболее часто  рекомендуемые решения по каждому  из полей.