Анализ и построение внутренней среды организации на примере ООО «КТД-Трейд»

Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое  работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам  продукта в больших объемах (переработка  нефти, работа электростанций).

Социолог и теоретик организации  Джеймс Томпсон предлагает другие три  категории технологий не противоречащие трем предыдущим:

1. Многозвенные технологии, характеризуемые  серией независимых задач, которые  должны выполняться последовательно.  Типичный образец - сборочные  линии массового производства.

2. Посреднические технологии характеризуются  встречами групп людей, таких,  Например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят  быть взаимозависимыми.

3. Интенсивная технология характеризуется  применением специальных приемов,  навыков или услуг, для того  чтобы произвести определенные  изменения в конкретном материале,  поступающем в производство.

Эти две категории не так уж расходятся друг с другом. Например, многозвенные технологии эквивалентны технологиям  массового производства, а посреднические технологии занимают промежуточное  место между индивидуальными  технологиями и технологиями массового  производства. Различия в этих классификациях в первую очередь вызваны разными  областями специализации авторов. То есть Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятий, а Томпсон же обхватывал все виды организаций.

Нельзя назвать какой-то один тип  технологии лучше другого. В одном  случае может быть более приемлем один тип, а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

Люди.

Люди являются основой любой  организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого положения люди для  менеджера являются «предметом номер  один». Менеджер формирует кадры, устанавливает  систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс  совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.

Люди, работающие в организации, очень  сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его  способности и т.п. Все эти отличия  могут оказывать серьезное влияние  как на характеристики работы и поведение  отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами  таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов  поведения и деятельности каждого  отдельного человека и стараться  устранять отрицательные последствия  его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для  него характерно наличие отношения  к своим действиям и действиям  окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В  этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных  задач, от чего в большой степени  зависит успех функционирования организации.

Внутренняя жизнь организации  состоит из большого количества различных  действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в очень небольшом размере. Однако, несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. [З, с. 17] данными функциональными группами процессов являются следующие:

* производство;

* маркетинг;

* финансы;

* работа с кадрами;

* эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).

Управление производством состоит  в осуществлении управления процессом  переработки сырья, материалов и  полуфабрикатов, поступающих на входе  в организацию, в продукт, который  организация предлагает внешней  среде. Для этого менеджмент осуществляет следующие операции: управление разработкой и проектированием продукта; выбор технологического процесса, расстановку кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта; управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов; управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конечной продукции; контроль качества.

Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации, созданного организацией продукта увязать в единый Непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целей организации. для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как: изучение рынка; реклама; ценообразование; создание систем сбыта; распределение созданной продукции; сбыт.

Управление финансами состоит  в том, что менеджмент осуществляет управление процессом движения финансовых средств в организации. для этого осуществляется: составление бюджета и финансового плана; формирование денежных ресурсов; распределение денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации; оценка финансового потенциала организации.

Управление персоналом связано  с обеспечением производственной и других сфер людскими ресурсами (найм, подготовка и переподготовка). Также предполагает выполнение всех управленческих действий, связанных с социальной сферой: оплатой, благосостоянием и условиями найма.

Управление эккаунтингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации с целью сравнения фактической деятельности организации с ее возможностями, а также с деятельностью других организаций. Это позволяет организации вскрыть проблемы, на которые она должна обратить пристальное внимание, и выбрать лучшие пути осуществления ее деятельности.

1.2 Взаимосвязь внутренних переменных

В предыдущей главе были рассмотрены  основные внутренние переменные. Но следует  помнить, что в управлении эти  переменные никогда не должны рассматриваться  отдельно. Никто не будет отрицать, что задачи организации влияют на выработку целей. Точно так и  все остальные внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга.

Этот рисунок представляет собой  модель, показывающую взаимоотношения  внутренних переменных: целей, структуры, задач, технологии и людей. Но нужно  не забывать, что организация - открытая система. И поэтому эта схема  не может быть адекватной полной моделью  переменных, влияющих на успешность действий организации, потому что на нем показаны только внутренние переменные. Правильнее рассматривать этот рисунок как  модель внутренних социотехнических подсистем организации. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

Как и факторы внутренней среды факторы внешнего окружения взаимосвязаны. Под взаимосвязанностью факторов внешней среды понимается уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других. Теперь, уже с учетом внешней среды, можно изобразить такую схему:

Если говорить о числе внешних  факторов, на которые организация  вынуждена реагировать, то если на нее  давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с  профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация  находится в более сложном  окружении, чем, положим, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном  изменении технологии. Подобным образом, когда речь идет о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, должна считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многочисленные и разные технологии, претерпевающие более быстрое развитие, чем организация, которой все это не касается.

2. Комплексный анализ деятельности  внутренней среды ООО «КТд - Трейд»

2.1 Общая характеристика деятельности ООО «IСТд - Трейд»

16 ноября 1999 г. ОАО «Курским торговым домом» был создан филиал - общество с ограниченной ответственностью - ООО «КТд - Трейд».

ООО «КТД - Трейд» является юридическим лицом, осуществляющим свою деятельность на основе полного хозяйственного расчета, самоокупаемости и самофинансирования. Общество является самостоятельной хозяйственной единицей, обладающей самостоятельным балансом. ООО «КТд - Трейд» имеет свои банковские счета, печать со своим фирменным наименованием, эмблему, угловой штамп и другие реквизиты юридического лица.

В начале пути своего развития ООО 4ХКТД - Трейд» представляло собой филиал ОАО «Курского торгового дома». Это была небольшая по размерам фирма, занимающаяся торгово-закупочной деятельностью.

В процессе деятельности ООО «КТд - Трейд» твердо заняло свои позиции на рынке и стало самостоятельным предприятием. ООО «КТд - Трейд» создало имидж фирмы, наладило партнерские отношения со многими крупными поставщиками. В настоящее время доля рынка предприятия составляет 0,6%.

Общая площадь магазина равна 200 мІ, площадь торгового зала - 140 мІ. Свою торговую площадь фирма ООО «КТд - Трейд» частично сдает в аренду. Этот метод приносит фирме определенную прибыль, которой она закрывает некоторые свои расходы.

ООО «КТд - Трейд» занимается реализацией непродовольственных товаров, ассортимент которых представлен следующими товарами: трикотажными изделиями, изделиями из натуральной и искусственной кожи, парфюмерией и косметикой, металлоизделиями и товарами, изготовленными из стекла и фарфора.

Выше перечисленные товары продаются  в 4 отделах: отдел кожгалантереи, отдел  парфюмерии и косметики, отдел посуды и трикотажный отдел.

Ассортимент отдела парфюмерии и косметики  представлен косметическими товарами, большим количеством туалетной  воды и духов, и товарами бытовой  химии. Доля этого отдела в общем  объеме товарооборота составляет 26,5%.

Отдел кожгалантереи занимается реализацией  мужских и женских сумок, кошельков, печаток и аксессуаров. Доля данного  отдела в общем объеме товарооборота  магазина составляет 20,7%.

Отдел посуды занимается реализацией  столовых приборов, сервизов, а также  разнообразных декоративных ваз. Доля этого отдела в общем товарообороте  постоянно меняется, но, тем не менее, она составляет 14,3%.

Последним отделом, относящимся к  ООО «КТД - Трейд» является трикотажный отдел. Он занимается реализацией женского нижнего белья, спальных принадлежностей и фурнитурой. Доля этого отдела в общем товарообороте незначительна и составляет 8,5%. Остальную часть в общем объеме товарооборота занимает прибыль от сдачи имущества в аренду.

Каждый отдел магазина ООО «КТД - Трейд» обслуживают 1 зав. секцией и З продавца. График выхода на работу разрабатывается зав. секцией, а затем устанавливается директором магазина.

Для обеспечения удовлетворенности  потребностей у покупателей, и получение  прибыли, ООО «КТД - Трейд» закупает свои товары у постоянных поставщиков, связи с которыми уже налажены и чья продукция пользуется спросом. Количество поставщиков составляет около 15. Однако фирма выбирает из большого количества предложений оптимальные по соотношению цены и качества. Именно такой подход позволяет фирме ООО «КТД - Трейд» иметь среднюю оборачиваемость товаров, что в свою очередь ведет к своевременной оплате поставщикам за реализованную продукцию. К таким поставщикам можно отнести следующих: ООО «Сфинкс - Курск», поставляющий изделия из натуральной и искусственной кожи; ООО «Сильвер», снабжающий предприятие товарами из кожи; ООО «Завод художественных металлоизделий», поставляющий столовые предметы, а также «Мегапарфюм» и «Такос», занимающиеся реализацией косметики и парфюмерии.

В магазине общая численность персонала  составляет 31 человек. Персонал представлен  административно-управленческим звеном, продавцами и рядовыми работниками. 50% работников ООО «КТд - Трейд» обладают высшим образованием и все члены коллектива старше 25 лет. Психологи считают, что это наиболее продуктивньтй возраст для работников, так как основные домашние заботы постепенно уменьшаются.

Продавцы магазина в основном имеют  средне-специальное образование. Коллектив продавцов преимущественно составляют представительницы женского пола в возрасте 28-40 лет. Но в коллективе магазина присутствуют представители сильной половины. Количество мужчин в магазине не высокое, но, тем не менее, они занимают соответствующие должности.

Используя данную информацию можно  выявить цели, которые преследует фирма в процессе своей деятельности. Исходя из того, что ООО «КТд - Трейд» - организация, занимающаяся коммерческой деятельностью, то одной из главных ее целей будет получение прибыли. Но для этого фирме необходимо реализовать свои товары, при том не просто реализовать, а как можно быстрее это сделать, чтобы полученные деньги снова пустить в оборот. Еще одной задачей деятельности ООО «КТд - Трейд» является оказание услуг по розничной и оптовой торговле гражданам и организациям.

2.2 Анализ основных экономических  и финансовых показателей ООО «КТд - Трейд»

Как я уже говорила, численность  персонала в магазине ООО «КТД - Трейд» составляет 31 человек. Из них в административно-управленческий аппарат входит 7 человек. Остальные сотрудники относятся к среднему звену и рядовым работникам.

При приеме на работу в настоящее  время ООО «КТд - Трейд» с работниками не заключает трудовые договора. Прием на работу осуществляется в форме соглашения. директор, Маткина Т.Н. исключила этот пункт из общего списка своих обязанностей для более упрощенного ведения хозяйственной деятельности.