Ведомственные архивы

   Исполнение запросов  учреждения и заявлений граждан социально – правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям в читальном зале;

   -организацию учета  использование документов архива.

   Рассмотрим подробнее функции архива по осуществлению ведомственного контроля за состоянием организации документов в структурных подразделениях и подведомственных учреждениях, а также контроля за постановкой архивного дела.

1 Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве.

1. Ведомственный архив (архив учреждения) является основным каналом связи между государственным архивом и учреждением – источником комплектования государственного архива. Как правило, заведующий ведомственным архивом представляет на согласование в государственный архив сводную номенклатуру дел учреждения и на рассмотрение ЭПК годовой раздел описи. Через ведомственный архив сотрудники государственного архива осуществляют  контроль за организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь. Между ведомственным архивом и государственным архивом поддерживается тесный контакт, что способствует повышению научного уровня выполняемых в архиве работ.
2. Заведующий архивом как член ЦЭК (ЭК) проверяет качество экспертизы             ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных      подразделениях и подведомственных учреждениях.
3. Заведующий архивом участвует в разработке сводной номенклатуры для учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений и ведомственных организаций, а также других методических пособий; участвует в подготовке предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов или по установлению сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.
4. Заведующий архивом или другие сотрудники участвуют с организации и проведение занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения и подведомственных организаций, а также лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях.
5. Архив контролирует качество составления номенклатур в структурных подразделениях. Это важный этап работы по организации документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела и представляться на обложках сроки хранения. Правильно составленные номенклатуры дел подразделений дают  возможность провести в свободной номенклатуре единую схему классификации, а это впоследствии найдет отражение в классификации для постоянного хранения в описи. Поэтому Единая Государственная Служба документооборота предусматривает обязательное страхование проектов номенклатур структурных подразделений с архивом учреждения.
6. Архив систематически проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь

В соответствии с Основными  правилами проверки структурных  подразделений такие проверки проводятся не реже одного раза в год.

2. Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций.

  Архив вышестоящего органа системы (центральный, центральный отраслевой, объединенный) осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет.

1. Проверяются пригодность помещения для хранения документов и физическое состояние документов, систематичность поступления дел из структурных подразделений и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т.д.
2. Совместно с работниками делопроизводственной службы ведущей организации проверяются правильность составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов в делопроизводстве, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы.
3. Особое внимание уделяется организации экспертизы ценности документов, оформлению и утверждению ее результатов.

  В процессе проверки следует давать пояснения работника проверяемого учреждения, что сделано хорошо, что неверно, в чем ошибка. При проверки работы по экспертизе ценности документов полезно оказать практическую помощь, посмотреть дела и показать, как применяются принципы и критерии оценки документов при отборе дел для хранения и для уничтожения. По итогам проверок составляются акты или докладные записки руководителю, а при необходимости готовятся проекты приказов.

4. Для организации систематического контроля и анализа состояния архивов и документов в делопроизводстве ведомства архив ведет карточки работы с учреждениями по форме, рекомендуемой правилами.
5. Работники архива участвуют в разработке методических пособий для учреждений системы.
6. Архив вышестоящего учреждения обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций.
3. Общее и различие между государственными и ведомственными архивами

   Рассмотрим общие черты и различие между государственными и ведомственными архивами.

   Общими чертами присущими государственным и ведомственным архивам, является:

   -их целевое назначение (хранение документов и использование  для нужд общества);

   -единство методики  архивной работы (все виды научно-технической  обработки документов, описание  дел, порядок нумерации листов  и составление заверительных надписей, оформление обложек и описательные статьи одинаковы);

   -осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве и экспертизой ценности документов.

   Преемственность  в работе архивов заключается  в том, что государственный  архив получает дела, отработанные  под контролем ведомственного  архива с соблюдением правил. Ведомственный архив предоставляет государственному архиву паспорт со сведениями о составе и объеме фондов , на основании которых государственный архив определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу документов за счет учреждений – источников комплектования.

   Государственный  и ведомственные архивы имеют различный правовой статус: государственные архивы являются самостоятельными учреждениями, ведомственные (за небольшим исключением) – структурными подразделениями, не всегда организационно оформленными. Основная часть государственных архивов (с постоянным составом документов) относится к категории научно – исследовательских учреждений; некоторые ведомственные архивы  (с постоянным хранением документов) также являются научно – исследовательскими, но большинству ведомственных архивов эта функция не присуща.

   Профиль большинства  государственных архивов определяется  принадлежностью фондов учреждений  к конкретной административно  – территориальной единице (область,  город), профиль центральных ведомственных архивов определяется несколькими признаками. Профиль  ведомственного архива огранивается, как правило, документами своего учреждения или фондами учреждений одной системы. В государственных архивах (основной части) документы хранят постоянно, в большинстве ведомственных архивов – временно.

   Различен и порядок  комплектования: ведомственный архив  принимает документы от структурных подразделений и подведомственных учреждений всех сроков хранения.

   По – разному организуется работа по экспертизе ценности документов: ведомственный архив участвует в этой работе на всех этапах, от составления номенклатуры дел до выделения из архива документов и истекшими сроками хранения. Государственный архив контролирует проведение экспертизы ценности на всех этапах, а заключительный этап – утверждение описи дел постоянного хранения - выполняет ЭПК, в состав которой входят работники государственного архива. Работа по составлению и усовершенствованию НСА в ведомственных архивах ограничена (в основном описями и указателями, реже – каталогами). В государственных архивах широко развернута работа по составлению различных видов архивных справочников. Государственный архив контролирует работу ведомственных архивов, а через них – работу архивов подведомственных учреждений и организацию документов в делопроизводстве.

   В основных правилах работы ведомственных архивов в разделе «Организация работы ведомственного архива» указывается на необходимость планирования работы архива. Для повышения эффективности работы рекомендуется применять нормирование, составлять должностные инструкции для работников архива и вести учет проделанной работы, а для повышения качества проводимых работ – разрабатывать конкретные методические пособия с учетом нормативных документов государственной архивной службы.

   Близки по задачи  и правовому положению к ведомственным  архивам архивы негосударственных  структур, не являющихся обязательной  частью Архивного фонда Российской  Федерации.

   Российское законодательство  об архивах гарантирует право  создания архивов, сохраняющих  документы исторической значимости  для общества или имеющих ценность  для собственника, всем юридическим  и физическим лицам. Право собственности на архив (независимо от формы собственности) охраняется законом. Негосударственным организациям и предприятиям, а также гражданам Государственная архивная служба  (по договоренности с ними) оказывает помощь. При желании собственники могут сдать свои документы на государственное хранение, если будет признана их ценность государственной архивной службой.

   Одновременно  законодательство  об архивах запрещает создание  тайных архивов из документов  государственной части архивного фонда, а также из уникальных и особо ценных документов или тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан.

   Архивы и архивные  документы, находящиеся в незаконном  владении, передаются законным собственникам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственно и научного – производственного объединения. М . Главархив СССР. 1977 год,
2. Типовоеположение о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации. М . Главархив СССР 1983 год
3. Типовое положени об архиве учреждения. М . Главархив. 1965 год
4. Крайская М.И. Архивоведение. М. Статус. 2007год
5. Тихомиров А.Д. Архивное дело. М. Спектр. 2001год
6. Шишов С.Л. Архивоведение. Курс лекций. М. 2005 год.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Министерство  образования и науки РФ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

Уральский федеральный  университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина.

Исторический  факультет

 

Отделением  архивоведения, документоведения и  информационно-правового обеспечения  управления

 

Основные  виды и функции ведомственных  архивов

 

                                                      Выполнена студентом

3 курса заочного  отделения

                                         Чугаева Е.Н.

                                                                                

 Кандидат  ист.наук,доцент

Бакшаев А.А.

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2012

 

Содержание

Введение_______________________________________________________3

1 Понятие ведомственного  архива, виды_____________________________4

2 Задачи и функции ведомственных  архивов__________________________6

3 Общее и различия между  государственными и ведомственными

архивами_______________________________________________________12

Список литературы_______________________________________________15

 

 

 

 

 

 

 

 

                        

¹ Типовое положение об архиве учреждения. М.Главархив. 1965 год

² Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного и научно-производственного объединения. М.Главархив СССР. 1977год, Типовое положение о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации. М. Главархив СССР 1983год