Ведомственные архивы

 

Введение

  В 1969 году Главархив СССР разработал рекомендации по созданию Объединенных ведомственных архивов и типовое положение об объединенном ведомственном архиве. Рекомендуется создать объединенные архивы учреждений, связанных соподчиненностью при головной организации (например, при министерстве, тресте, райисполкоме, управлении) либо однотипных по профилю деятельности (межколхозные или колхозно-совхозные объединенные архивы). Состав документов и функции объединенного архива по существу не отличаются от состава материалов и функций, предусмотренных Типовым положением об архиве учреждения¹. Объединенные ведомственные архивы являются прогрессивной формой  ведомственных архивов.

  В городах и районах, где много небольших организаций, экономически целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих справочное значение, которые поступают от учрждений, не создающих свои фонды в государственные архивы.

   Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и гео общественных организаций.

   Профиль архива  определяется положением о нем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Понятие ведомственного  архива, виды

   Помимо архивных учреждений, то есть государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив. ГОСТ дает определение видового понятия «ведомственных архивов». Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонд, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения Архивного Фонда Российской Федерации. Они выполняют сходные с государственными функции, работают в соответствии с правилами , разработанными Государственной Архивной Службой, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности государственных архивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

   Законодательство  РФ устанавливает, что документы  федеральных, республиканских и  муниципальных учреждений, организаций и предприятий относятся к Архивному фонду России. Особенности отнесения отдельных видов документов к составу Архивного Фонда определяется Росархивом по согласованию с министерствами и ведомствами РФ. В состав Архивного Фонда включаются только те документы, которые имеют научную или практическую ценность.

   Ведомственный архив  – понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения – архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив всё равно существует. В таком случае руководитель назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.

   Законодательство  Российской Федерации устанавливает,  что для временного хранения  документов государственной части  архивного фонда министерства. Ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения. Положение об архивах, сдающих свои документы на государственное хранение, утверждаются по согласованию с соответствующими органами государственной архивной службы.

   Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию их использования, создание страхового фонда особо ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом.

   Существует также разновидности ведомственных архивов: отраслевой государственный фонд; центральный отраслевой архив министерства, ведомства; центральный архив министерства, ведомства; Объединенный ведомственный архив; объединенный межведомственный архив; архив учреждения, организации, предприятия.

   В настоящее время  к отраслевым государственным  фондам относятся лишь музей  и библиотеки Министерства культуры, имеющие рукописные отделы, архивы академий наук РФ. Это государственные хранилища , осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, отложившихся в деятельности отрасли или собранных по определенным признакам. Эти хранилища обязаны работать по правилам, установленным для государственных архивов, и в состав архивного фонда включаются постановлением Правительства. Цель их создания – постоянное оперативное использование документов в интересах экономики, науки, культуры.

   Так, академические  институты систематически используют свои документы для научных исследований; мемориальные музеи пользуются хранящимися документами для подготовки экспозиции.

   Положение об отраслевом  фонде утверждается руководителем  ведомства по согласованию с  Росархивом, который инструктирует архив и осуществляет методическое руководство его работой.

   Эти архивы являются  исключением из ряда ведомственных  архивов, поэтому в дальнейшем  они рассматриваться не будут.

   Центральный отраслевой архив министерства, ведомства хранит документы организации отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения.

   Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственно подчинения (министерство, отраслевой НИИ, СКБ и др).

   Объединенный ведомственный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности (лечебные и хозяйственные организации горздрава).

   Объединенный межведомственный архив хранит документы организаций нескольких отраслей, систем (создаются часто в районах для хранения документов, например, сельскохозяйственного или строительного профиля различной подведомственности).

   В целях обеспечения  сохранности документов небольших  учреждений, рациональной их организации;  обеспечивающей оперативное использование документов, во многих ведомствах созданы объединенные ведомственные архивы.

   При создании укрупненных  архивов решаются проблемы обеспечения  архивов помещениями, учета и  охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий.

   Централизация справочной  работы по документам мелких  учреждений улучшает ее качество. Такие архивы начали создаваться  в 60-х годах.

   Важность для изучения  представленного вопроса представляет  рассотрение задач и функций ведомственных архивов.

 

2 Задачи и функции  ведомственных архивов

   Главные задачи, основные  функции ведомственных архивов  различных видов изложены в основных правилах и типовых положениях, разработанных ГАС: Типовом положении об архиве учреждения, примерном положении об объединенном архиве промышленного, производственного и научно – производственного объединения; Типовом положении о центральном архиве министерства; ведомства, центрального органа общественной организации.²

   Согласно типовым  положениям о ведомственных архивах  для всей их разновидностей  в состав хранящихся документов входят:

  а) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно;

   б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников;

   в) личные фонды  деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав архивного фонда копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно – справочный аппарат к документам архива.

   Основными нормативными  документами, регламентирующими  работу ведомственных архивов,  является Основные правила работы ведомственных архивов 1986 года, и Единая государственная система делопроизводства. По сравнению с правилами работы, изданными в 1963 году, действующие правила имеют существенные документы (типовые положения об архивах, ЦЭК – ЭК и др); рекомендуется дифференцированное описание дел; усилены требования к обеспечению сохранности дел; несколько изменены учетные документы архива; появились в оформленном виде новые требования по организации работ архива, по работе с документами личного происхождения; закреплен порядок приема – сдачи архива при смене заведующего и при ликвидации или реорганизации учреждения и др.

   Правила являются  ценным методическим документом  для практических работников, так  как охватывают практически все  стороны деятельности архива  и дают методику работы.

   Основные правила  определяют главные задачи ведомственного  архива:

   -комплектование архива;

   -обеспечение сохранности   и учет документов;

   -отбор, обработка  и подготовка к передаче дел  на государственное хранение;

   -использование хранящихся  в архиве документов;

   -осуществление методического  руководства и контроля за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений и подведомственных учреждений;

   -проверка состояние  архивов.

   В соответствии  с главными задачами определены  основные функции архивов, расширение  которых зависит от категории  учреждения – источника комплектования  и профиля архива. Все эти особенности  в функциях должны быть отражены в индивидуальном положении о конкретном архиве, которое утверждает руководитель организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы.

   Перечислю кратко основные функции архива:

   1Функция комплектования архива.

1. Прием документов из структурных подразделений и фондов личного происхождения. Для архивов, комплектующихся документами нескольких учреждений, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учреждений. Список организаций – источников комплектование рассматривается ЦЭК (ЭК) учреждения и согласовывается с ЭПК соответствующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации.
2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками «постоянно» и выше десяти лет), уничтожению. Участие в работе ЦЭК (ЭК) учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениями.

2Функция обеспечения сохранности документов.

2.1 Создание условий, обеспечивающих  сохранность документов, путем проведения  широкого комплекса работ по  охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурного –влажного режима хранения, нормальные санитарно – гигиенические условия;

2.2 Организация учета документов  в соответствии с установленными  правилами, постоянное внесение  текущих изменений в учетные  документы, отражающие количественный  состав фондов архива. Представление  государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдения порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояние дел.

2.3 Создание страхового  фонда копий на наиболее ценные  документы, категории которых  определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда

2.4 Проведение при необходимости  работ по улучшению физико – химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов)

   3 Функция подготовки документов к передачи на государственное хранение.

3.1 Кроме отбора наиболее ценных документов, проводящегося в ходе экспертизы, архив составляет и представляет на учреждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

3.2 Подготовка к передачи и передачи на государственное хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.

3.3 Составление научно  – справочного аппарата к документам, передаваемым на государственное  хранение с учетом его соответствия научно – справочному аппарату, к документам, переданным в государственный архив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в государственный архив.

3.4 В архивах, хранящих документы нескольких учреждений, проводится фондирование принятых в архив дел и документов.

4 Функция  использование документов.

   Основная цель  использование документов ведомственного  архива – дальнейшее развитие  отрасли или отдельной организации,  изучение опыта прошлого. С учетом этого архива проводит:

   -информирование руководителей  и работников организации о  составе и содержании документов, выявление документов по заданию  руководства;