Унификация и стандартизация документов

• унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• унифицированная система документации по труду;  унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• унифицированная система внешнеторговой документации.

   На каждую унифицированную  систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.²⁰

   Этими же министерствами  и ведомствами утверждаются унифицированные  формы документов, входящих в  УСД.

   Унифицированная  форма документа (УФД) - это совокупность  реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

   Реквизит документа  - это обязательный элемент оформления  официального документа, например  подпись, печать, текст и т.  д.

   Набор реквизитов  официального письменного документа,  расположенных в определенной  последовательности, называется формуляром  документа. Для каждого вида  документа (приказа, акта, письма  и т.д.) характерен свой набор  реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты». ²¹

   Таким образом,  в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

   Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

   ГОСТ распространяется  на организационно-распорядительные  документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

• федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
• предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

   Настоящий стандарт  устанавливает:

• состав реквизитов;
• требования к оформлению реквизитов;
• требования к бланкам и оформлению документов;
• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

 

Заключение.

   Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.²² Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

   Работа по унификации включает:

• разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

   Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в республике.²³ На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли.

 

Литература.

1. Букин В.П., Ординарцева Н.П. Стандартизация и качество продукции.: Учебное пособие/ Под общей редакцией д.т.н., профессора Г.П.Шлыкова. – Пенза: ЦНТИ, 2004. – 107с., стр.37-39.

2. Димов Ю.В. Метрология, стандартизация и сертификация. Учебник для вузов. 2-е издание – Питер. 431с., стр. 94-96.

3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – 3-е изд. – М.:ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 304с. стр. 55-56.

4. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В Кузнецовой Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359с., стр.10-11.

5. Крылова Г.Д. Основы  стандартизации, сертификации, метрологии: Учебник для вузов. – 3-е  изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 671с., стр.16-19.

6. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство, 2002. – 208с., стр. 13-17.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¹ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В Кузнецовой. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) Учебник для вузов – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359с., стр 10-11.

² Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В Кузнецовой. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) Учебник для вузов – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359с., стр 10-11.

³ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В Кузнецовой. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) Учебник для вузов – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359с., стр 10-11.

⁴ Крылова Г.Д. Основы стандартизации, сертификации, метрологии: Учебник для вузов. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 671с., стр.16-19.

⁵ Крылова Г.Д. Основы стандартизации, сертификации, метрологии: Учебник для вузов. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 671с., стр.16-19.

⁶ Крылова Г.Д. Основы стандартизации, сертификации, метрологии: Учебник для вузов. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 671с., стр.16-19.

⁷ Крылова Г.Д. Основы стандартизации, сертификации, метрологии: Учебник для вузов. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 671с., стр.16-19.

⁸ Букин В.П., Ординарцева Н.П. Стандартизация и качество продукции.: Учебное пособие/ Под общей редакцией д.т.н., профессора Г.П.Шлыкова. – Пенза: ЦНТИ, 2004. – 107с., стр.37-39.

⁹ Букин В.П., Ординарцева Н.П. Стандартизация и качество продукции.: Учебное пособие/ Под общей редакцией д.т.н., профессора Г.П.Шлыкова. – Пенза: ЦНТИ, 2004. – 107с., стр.37-39.

¹⁰ Димов Ю.В. Метрология, стандартизация и сертификация. Учебник для вузов. 2-е издание – Питер. 431с., стр. 94-96.

¹¹ Димов Ю.В. Метрология, стандартизация и сертификация. Учебник для вузов. 2-е издание – Питер. 431с., стр. 94-96.

¹² Димов Ю.В. Метрология, стандартизация и сертификация. Учебник для вузов. 2-е издание – Питер. 431с., стр. 94-96.

¹³ Димов Ю.В. Метрология, стандартизация и сертификация. Учебник для вузов. 2-е издание – Питер. 431с., стр. 94-96.

¹⁴ Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. проф. Образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство, 2002. -208с. стр.13-17.

¹⁵ Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. проф. Образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство, 2002. -208с. стр.13-17.

¹⁶ Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. проф. Образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство, 2002. -208с. стр.13-17.

¹⁷  Там же.

¹⁸ Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. проф. Образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство, 2002. -208с. стр.13-17.

¹⁹ Там же.

²⁰ Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. проф. Образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство, 2002. -208с. стр.13-17.

²¹ Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. проф. Образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство, 2002. -208с. стр.13-17.

²² Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – 3-е изд. – М.:ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 304с. стр. 55-56.

²³ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – 3-е изд. – М.:ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 304с. стр. 55-56.