Унификация и стандартизация документов

В российской системе  стандартизации нашли применение около  половины международных стандартов ИСО. По своему содержанию стандарты  ИСО отличаются тем, что лишь около 20% из них включают требования к конкретной продукции, основная же масса нормативных документов касается требований безопасности, взаимозаменяемости, технической совместимости, методов испытания продукции, а также других общих и методических вопросов. Использование большинства международных стандартов ИСО предполагает, что конкретные технические требования устанавливаются в договорных отношениях.

1.3 Направления развития стандартизации в РФ.

   «Концепция стандартизации  в условиях рыночной экономики  и подготовки России в ВТО», принятая в 1998г., определяет задачи по актуализации методов и целей стандартизации, выбору приоритетных направлений стандартизации и международного сотрудничества в этой области, гармонизации основной терминологии с основополагающими документами ИСО, МЭК, ВТО и др.¹⁰

   Главными направлениями  развития стандартизации в РФ  по этой Концепции являются:

   1. Выполнение условий присоединение России к ВТО. По этому направлению поставлены две главные задачи стандартизации:

• создание условий для гармонизации отечественных стандартов и других нормативных документов с международными стандартами;
• обеспечение информационного взаимодействия со всеми государствами – членами ВТО.

   Решение первой  задачи должно осуществляться  прежде всего в тех областях, где зафиксировано наличие технических барьеров.

   Для решения второй задачи  в России создан центр обработки  запросов (НИЦ ВТО), касающихся отечественных  и зарубежных стандартов. Информационное  взаимодействие предполагает выполнение  определённых требований: опубликование  не реже раза в шесть месяцев программы работ по стандартизации; направления в секретариат ВТО нотификаций (уведомлений) о выявленных различиях стандартах; представление по запросам членов ВТО копий проектов нормативных документов; обеспечение функционирования системы информационного обеспечения в режиме электронного обмена данными.

   2. Сближение статуса отечественных и зарубежных стандартов, т.е. повышение роли добровольных стандартов, которые имеют рекомендательный характер.¹¹К сугубо добровольным стандартам можно отнести в первую очередь стандарты с перспективными требованиями, опережающими возможности традиционных технологий; международные (региональные) стандарты и национальные стандартов ведущих стран, уровень требований которых превосходит отечественные государственные стандарты. Эти стандарты предпочтительны для применения в целях повышения конкурентоспособности продукции (услуг).    
   3. Интенсивное развитие работ в приоритетных направлениях, к которым относятся: экология и безопасность, информационные технологии, ресурсосбережение, обеспечение качества продукции с целью защиты прав потребителей, бухгалтерская и банковская деятельность, услуги по оценке имущества.

   4.Формирование технического законодательства (технического регламента) должно осуществляться в следующих направлениях:

• разработка законодательных актов по конкретным видам продукции (услуги, процесса);
• включение в законодательные акты (законы, постановления Правительства РФ и т.д.) конкретных требований, в частности нормативов, т.е. норм прямого действия.

   Стандарт приобретает  статус обязательного, если законодательный  акт ссылается на данный стандарт  либо текст законодательного  акта непосредственно содержит  его требования.

   5. Развитее международного сотрудничества в области стандартизации.

   6. Сближение стандартизации оборотной продукции с гражданской по организационным и методологическим принципам. Приоритетными задачами стандартизации оборотной продукции являются: установление взаимосвязанных требований к военно-техническим комплексам; обеспечение безопасности личного состава, населения и окружающей среды при производстве, испытаниях, эксплуатации и утилизации техники в мироне время; обеспечение создания продукции и технологий двойного применения; содействия безопасной утилизации оборонной продукции; внедрения на предприятиях оборонного комплекса систем качества на основе требований стандартов ИСО серии 9000; активизация работы по межгосударственной стандартизации в рамках СНГ в связи с необходимостью сохранения и развития кооперации предприятий оборонного комплекса.¹²

   7. Актуализация действующего фонда государственных стандартов должна осуществляться более высокими темпами, чем сейчас. Обновление нормативных документов необходимо довести до уровня передовых стран.

   8. Информационное обеспечение стандартизации должно быть доступным для заинтересованных пользователей, полным и оперативным. Федеральный фонд стандартов должен уделять особое внимание развитию системы каталогизации и накоплению банков данных.

   9. Классификация и кодирование технико-экономической и социальной информации должна быть направлена на гармонизацию с международными принципами и направлениями дальнейшего развития этой деятельности. Гармонизация может быть достигнута прямым любым косвенным применением международного классификатора.

   Перспективные  задачи классификации и кодирования  касаются: оптимизации состава и  структуры системы общероссийских  классификаторов; обеспечение информационной  совместимости продукции; охвата новых приоритетных направлений инфраструктуры рыночной экономики, таких, как социальная сфера, банковская и финансовая деятельность, оценка основных фондов и т.д.; постоянной актуализации общероссийских классификаторов, включая осуществление разработки и экспертизы общероссийских классификаторов и изменений к ним; обеспечения требований ВТО.

   10. Государственный контроль и надзор за соблюдением стандартов по мере перехода России на добровольный статус стандартов должны трансформироваться в надзор за соблюдением технических регламентов по обязательным требованиям. Госнадзор предполагается осуществлять и в таких случаях, когда при сертификации субъекты хозяйствования заявляют о соответствии товаров и услуг требованиям стандартов. ¹³

   11. Подготовка и повышение квалификации кадров остаются важным направлением, обеспечивающим реализацию тех направлений, которые сформулированы в Концепции.

 

 

 

 

 

 

 

2. Унификация и стандартизация  документов.

2.1 Унификация  документов.

   Развитие науки  и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности.¹⁴ От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

   Основным направлением  совершенствования работы с документами  является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение  чего-либо к единой системе,  форме, единообразию.   Унификация  документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

   Управленческая  деятельность любой организации  характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

   Системы документации  могут быть функциональными и  отраслевыми.¹⁵ В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

   Но всегда в  любой организации присутствует  организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

   Организационно-распорядительная  документация, в которой фиксируются  решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

   Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

   Унификация документов  предполагает:

• установление номенклатуры действующих в рамках системы
• унифицированных форм документов;
• разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;
• разработку структур документов;
• создание общих синтаксических правил построения документов.

   При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.¹⁶

   Результаты проведенной  унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

                            2.2 Стандартизация документов.  
  Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:¹⁷

• безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни,
• здоровья и имущества людей;
• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
• экономии всех видов ресурсов;
• безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

   Стандарт представляет  собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс  норм, правил, требований к объекту  стандартизации и утверждается  компетентным органом.

   Стандарты могут  быть следующих видов:

• международные (региональные) стандарты;
• государственные стандарты РФ (ГОСТ);
• стандарты отраслей (ОСТ);
• стандарты предприятий (СТП);
• стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

   Кроме стандартов  к нормативным документам по  стандартизации относятся правила,  нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной  информации, обеспечивающие интегрированную  автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.¹⁸

   Государственные  стандарты и общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

               2.3 Унифицированные системы документации.  
   Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.¹⁹

   Унифицированная  система документации (УСД) - это  система документации, созданная  по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.   В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД: