Традиційні та новітні технології створення та використання інформаційно-бібліографічної пошукової системи

     Для досягнення доступності та наочності  система каталогів і картотек повинна бути доступною для огляду, зручною для використання, її структура в цілому і призначення кожного з її елементів повинні бути зрозумілі читачам. Наявність і якість оформлення засобів інформації та реклами підвищує доступність і наочність системи. Велике значення має правильність внутрішнього і зовнішнього оформлення кожного каталогу.

     Принцип економічності проявляється в чіткій побудові системи, забезпечення зв'язку між окремими її елементами. Організація нового каталогу, картотеки - справа особлива, що потребує всебічної оцінки, особливо в тому випадку, якщо такий елемент системи не передбачений в існуючих положеннях. Всі зміни в характері запитів читачів, як і нові явища, теми і проблеми в науці, техніці, суспільного життя, можуть і повинні бути своєчасно відображені в каталогах і картотеках існуючої системи і не повинні приводити до створення нового апарату. Бібліотекам слід всіляко зменшувати витрати часу та праці на процеси каталогізації, за допомогою використання нових технічних засобів виключати дублюючі каталоги і картотеки, знаходити шляхи раціоналізації тих технології.

     Система каталогів і картотек тісно пов'язана  зі структурою фондів. Однак побудова каталогів, наприклад систематичних, не повністю дублює ростановки фондів, навіть якщо для неї використовуються ті ж таблиці класифікації[5].

     У бібліотеках та філіях, що обслуговують дітей і підлітків, на одне з провідних  місць висувається принцип диференційованого підходу до відображення фонду відповідно до особливостей читання і сприйняття лі-тератури читачами різних вікових груп. Створюються каталоги і картотеки, що враховують вікові ознаки.

     Виходячи  із засобу угруповання бібліографічних  записів в бібліотеці організовуються  алфавітні і систематичні каталоги і картотеки .

       Алфавітний каталог (АК) - бібліотечний каталог, в якому бібліографічні записи розташовуються в алфавітному порядку імен чи прізвищ індивідуальних авторів, наіменованих колективних авторів або заголовків творів друку та інших документів. Алфавітний каталог дозволяє знайти всі твори одного автора, різні видання одного і того ж виготовлення.

Систематичний каталог (СК) - бібліотечний каталог, в  якому бібліографічні записи розташовуються за галузями знань у відповідності  з певною системою бібліотечно-бібліографічної  класифікації[10].

      У бібліотечних каталогах відображаються наявні у фондах бібліотек твори друку (видання), кінофотофонодокументів і неопубліковані матеріали, що складають у сукупності документи - матеріальні об'єкти з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та про-просторі. У каталогах бібліотеки разом з книгами та брошурами можуть відображатися також нотні видання, атласи, альбоми, окремі збірки стандартами, аудіовізуальні матеріали (грамплатівки, магнітні фонограми, діаматеріали, вузькоплівочні кінофільми і т. д.). Описи періодичних видань (газети і журнали), наявні у фонді бібліотеки, збираються тільки в каталогах і картотеках періодичних видань. У бібліотеці продовжуються, видання відносять, як правило, до каталогів книг. При наявності значного фонду нотних видань, аудіовізуальних матеріалів (звукозаписів, діаматеріалов, фонограм і т. п.) організовуються самостійні каталоги на кожен з видів видань.

     За  призначенням каталоги і картотеки  можна поділити на читацькі та службові, а також поєднують одночасно функції читацьких і службових. Службові каталоги розміщуються у службових приміщеннях, доступ до них читачам обмежується, вони використовуються в основному співробітниками бібліотеки. У найменуванні каталогів слово «службовий» входить тільки в тому випадку, якщо в системі є аналогічний за способом угруповання читацький каталог.

     Бібліотечні каталоги і картотеки можуть мати карткову або машиночитаючу (за допомогою ЕВМ) форму, реалізовуватися на мікроносіях (мікро-фільмах або мікрофіш), видаватися у вигляді книг, бюлетенів. У бібліотеці найчастіше застосовується традиційнна карткова форма. З розвитком технічних засобів все ширше впроваджуватися форма електронних каталогів і каталогів на мікроносіях. У зв'язку з потребою читачів знати фонди не тільки своєї бібліотеки, а й інших, створюється необхідність мати в бібліотеці інформацію про фонди цих бібліотек. У цьому сенсі достоїнства електронного каталогу безперечні.

       1.2 Бібліотечні каталоги, їх значення і види. Централізована каталогізація.

       Головна мета створення бібліотек - організація колективного користування друкованими й іншими документами, тобто надання читачам можливості використовувати  документи, що зберігаються у їхніх фондах. Щоб читачі могли ефективно використовувати ці документи, необхідно надати про них повну і різнобічну інформацію. Засоби інформації можуть бути різними. Так, можна одержати відомості про певну книгу або про книги з певного питання, звернувшись до ббліотекаря  чи безпосередньо до книжкових полиць. Та бібліотекар неспроможний  запам'ятати всі наявні документи, а частина книг завжди буває виданою читачам. Існують і інші засоби інформації про склад бібліотечного фонду: преса, радіо, телебачення. Проте і вони не можуть розкрити фонд в усій його повноті та багатоманітті. Це завдання може вирішити лише спеціальний апарат — бібліотечний каталог[9].

     Бібліотечний каталог—це перелік творів друку й інших документів, наявних у фонді бібліотеки або групи бібліотек, складений у певному порядку. Відомості про них подаються у каталозі у вигляді бібліографічних записів, тобто бібліографічних повідомлень, зафіксованих у певній формі. Бібліографічний запис складається з бібліографічного опису, заголовка, класифікаційних індексів, предметних рубрик, шифру зберігання тощо.Бібліографічні записи дають змогу згортати інформацію, яка в самому документі дається набагато ширше  повнішіе. Такі записи є результатом наукової обробки документів. Перш ніж включити нові надходження літератури до фонду бібліотеки, їм слід пройти бібліотечну обробку, яку умовно можна поділити на наукову і технічну. Технічна включає такі процеси, як штемпелювання книг, наклеювання кишеньок для книжкових формулярів та їх оформлення. Для внесення відомостей про книги в каталоги вони підлягають науковій обробці—складанню бібліографічних списів, систематизації, предметизації. Роботи щодо наукової обробки документів для відображення в каталогах, з організації та ведення каталогів називаються процесами каталогізації^; або просто каталогізацією[11].  

     Бібліографічні записи розташовуються в каталозі у певному порядку і завдяки, цьому розкривають склад, зміст бібліотечного фонду. Таким чином, бібліотечний каталог —це перш за все, засіб повідомлення про склад і зміст фонду. Читачі звертаються до нього щоб одержатй інформацію про види документів, що зберігаються у фонді бібліотеки, за який хронологічний період  з яких питань, галузей знань, якими мовами видані, тощо. В цьому полягає інформаційна функція каталогів. Каталоги також допомагають здійснювати бібліографічний пошук, встановлювати на- явність у фонді бібліотеки певного документа.

           Бібліотечні каталоги виконують освітню функцію.Завдяки ним читачі можуть познайомитись з новими  авторами, невідомими раніше творами авторів,одержати знання про існування невідомих доти наук, тем, проблем, про структуру наукових знань взагалі, узнати нові терміни тощо. Необхідно розуміти,що бібліотечні каталоги, як і бібліотека в цілому, її фонди, сприяють вихованню читачів, формуванню їхнього світогляду. Це стає можливим завдяки вибору літератури для відображення у каталогах, структурі каталогів, словесним формулюванням ділень каталогів, спрямованості анотацій тощо. Каталоги спрямовані на пропаганду літератури,, яка впливає на читачів, враховуючи їх. В дусі ідеалів гуманізму, загальнолюдських цінностей, пропаганду найвищих досягнень науки, мистецтва, народного господарства.

          Читачі звертаються до каталога з різними за характером запитами. Один цікавиться наявністю в фонді бібліотеки конкретної книги або книг певного автора, інший — книгами певної тематики, третій — періодичними виданнями, географічними картами або  звукозаписами тощо. Задовольнити такі різноманітні запити за допомогою тільки одного каталога неможливо тому, що кожен каталог дає змогу здійснювати пошук інформації лише за кількома ознаками. Ось чому для задоволення різноманітних запитів  потрібні різні каталоги.

     Бібліотечні каталоги можна класифікувати за такими ознаками: структурою, цільовим призначенням, обсягом фонду, видами документів, що в них відображені.

     За структурою, тобто за способами групування бібліографічних записів, існує кілька видів каталогів, а найбільш поширені три: алфавітний, систематичний та предметний. В алфавітному каталозі записи розташовуються в алфавітному порядку прізвищ авторів і назв творів, незважаючи на тематику видань, їхнє призначення, завдяки чому легко встановити наявність у фонді конкретного документа, а також наявність і склад творів того чи іншого автора.

     В систематичному каталозі записи розташовуються в залежності від змісту документів за галузями знань, а в межах кожної галузі в послідовності від більш загальних ділень до більш загальних до більщ конкретних.У результаті поруч розташовуються записи видань з однієї галузі знання,одного питання. Завдяки цьому систематичний каталог дає змогу задовольняти запити на книги з тієї чи іншої галузі знання,теми.

     Предметний  каталог своєю структурою нагадує енциклопедичний словник.У ньому бібліографічні ^;записи групуються за алфавітом назв предметів, про які йдеться в творах друку. Завдяки цьому в одному місці каталога розташовуються відомості про книги, що розглядають один предмет але з точки зору різних галузей знань.

       У предметному і систематичному каталогах комплекси літератури створюються, виходячи з її змісту, тому ці каталоги вважаються реальними. До реальних належать і інші каталоги, наприклад регіональний каталог, що відображає літературу в залежності від регіону, про який йдеться. Різновидом такого каталога є широко розповсюджений краєзнавчий каталог.У ньому зібрані відомості про твори краєзнавчрго змісту, в яких розглядається окремий район, область, місто, інший географічний регіон, в якому розташована бібліотека.

          На противагу реальним каталогам, в каталогах, які будуються за формальними ознаками, головними виступають зовнішні характеристики документів, наприклад, в алфавітному—прізвище авторів і назви творів, в хронологічному — роки видання документів, в географічному-місце видання, в нумераційному— номери документів. 

     Бібліотечні каталоги можуть бути реалізовані в різній формі: картковій, формі книжкового видання, на мікроносіях, машиночитальній. Найбільш поширені каталоги, в яких бібліографічні записи документів представлені на окремих картках, а картки розставлені в каталожних скриньках.Карткові каталоги зручні тим, що до них легко вносити зміни і доповнення — включати картки із записами на нові надходження в бібліотечний фонд, вилучати картки на видання, що вибули з фонду, деталізувати занадто великі за обсягом ділення каталога, вносити зміни в словесні формулювання ділень тощо. Таким чином, картковий каталог завжди відображає реальний склад фонду. Але картковий каталог має й істотні недоліки вій існує в одному примірнику, має великий обсяг і тому іноді потребує значних площ  для  розміщення, пошук за його допомогою часто відбирає багато часу.(Див. Рис.1.2)

    1.3 Засоби електронної каталогізації

     Сучасна цивілізація на шляху становлення  інформатизації суспільства переживає  новий етап свого розвитку - етап мережевих технологій. З розвитком технологій у галузі телекомунікацій разюче змінюються методи та процедури, за допомогою яких користувачі отримують необхідну інформацію.

     Стрімкий  розвиток в нашій країні телекомунікаційних технологій та їх впровадження в бібліотечну сферу істотно розширив межі обслуговування користувачів, надавши можливості доступу до значної кількості територіально віддалених ресурсів, використання яких для вчених в традиційній середовищі утруднено. Це реферативна і бібліографічна інформація, каталоги бібліотек та видавництв, новини, повні тексти книг та періодичних видань, електронні публікації (що не мають друкованих аналогів), фактографічні, адресні, довідкові бази даних, зображення і т.д. Поява електронного типу комунікацій сприяє вдосконаленню інформаційного обслуговування, що забезпечує доступ до закордонних електронних баз даних, сприяє розширенню обміну інформацією між закордонними бібліотеками, інформаційними центрами. Все це дозволяє бібліотекам підвищити якість бібліотечно-інформаційного обслуговування користувачів в умовах постійно зростаючого обсягу світових інформаційно-мережевихресурсів[15].

     Вітчизняна  практика каталогізації документів цього базується на стандарті ГОСТ 7.1-84. На зміну йому найближчим часом має прийти міждержавний стандарт "ГОСТ 7.1-2003 Библиографическая Запись. Биолиографическое описание. Общие требования и правила составления".Зупинимось саме на останньому, як більш розвиненому і перспективному. Область цього стандарту визначаеться так: "Настоящей стандарт устанавливает общие требования и правила составления библиографического описания документа, его части или группы документов: набор областей и элементов библиографического описания, последовательность их распололожения, наполнение и способ представления элементов, применение предписанной пунктуации и сокращений».