Типы технологических систем обработки и хранения документов

     АСОД  применяются в планировании и  управлении (автоматизированные системы  планирования, управления), в научных  исследованиях (автоматизированные системы  сбора и обработки экспериментальных  данных и системы автоматизации  испытаний), в библиотечном деле и информационных службах, в проектировании (системы автоматизированного проектирования и конструкторских работ) и других областях.

     В статистических публикациях применяется  также близкий термин — АСОИ (автоматизированные системы обработки информации), под которым обычно понимаются системы, не обязательно связанные собственно с управлением теми или иными объектами (предприятиями, организациями, технологическими процессами).

4. Функциональные возможности  системы. Ее технологическая взаимосвязь  с документооборотом

     Назначением информационной системы документооборота является автоматизация технологических  процессов, связанных с подготовкой, согласованием и обработкой деловых  документов организации.

     Основной  информационной единицей системы является электронная регистрационная карточка документа, в которой отражаются все этапы обработки, контроля и исполнения документа. К регистрационной карточке может быть присоединен графический образ документа, без возможности его редактирования, а также текст документа, который может сопровождать регистрационную карточку в процессе обработки документа.

     Предусмотрена обработка следующих данных:

• исходные данные, т. е. данные, поступившие в АСОД на хранение и обработку от пользователей, абонентов и взаимодействующих систем;
• производные данные, т. е. данные, полученные в АСОД в процессе обработки исходных и производных данных;
• нормативно-справочные, служебные и вспомогательные данные, включая и данные системы защиты;
• программы, используемые для обработки данных, организации и обеспечения функционирования АСОД, включая и программы системы защиты информации;
• алгоритмы, на основе которых разрабатывались программы (если они находятся на объектах, входящих в состав АСОД);
• методы и модели, на основе которых разрабатывались алгоритмы (если они находятся на объектах, входящих в состав АСОД);
• постановки задач, на основе которых разрабатывались методы, модели, алгоритмы и программы (если они находятся на объектах, входящих в состав АСОД);
• техническая, технологическая и другая документация, находящаяся на объектах АСОД.

     Предусмотрены следующие основные сервисные возможности:

1. Санкционированный доступ к данным.
2. Сканирование данных, работа с образами данных.
3. Ведение нормативно-справочной информации системы.
4. Мониторинг работы системы, включая:
1. Историю работы каждого пользователя с документами.
2. Журнал подключения компьютеров к системе.
3. Историю корректировки документов.
5. Поддержка функций передачи данных правопреемникам.
6. Расширенные функции администратора по управлению системой.
7. Подключение программных модулей обучения работы с системой.
8. Ведение резервных копий баз данных и оперативное восстановление системы.

4. Функциональная структура  и внемашинное информационно-документационное обеспечение системы

     Автоматизированная  система документооборота базируется на современных программных средствах с использованием новейших информационных технологий, которые удовлетворяют самым высоким требованиям по защите информации и быстродействию системы, эффективно распределяют нагрузку в режиме коллективного доступа к документам.

     При проектировании системы предусматриваются следующие архитектурные принципы:

• клиент-серверная;
• масштабирование (возможность перехода на другие программные платформы);
• широкое использование приложений для самостоятельного формирования отчетов (генератор отчетов);
• принцип однократного ввода информации.

     Для того чтобы обеспечить эффективный  поиск, обработку на ЭВМ и передачу по каналам связи технико-экономической  информации, ее необходимо представить  в цифровом виде. С этой целью  ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать с использованием классификатора.

     Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или  различию в соответствии с принятыми  методами. Классификация фиксирует  закономерные связи между классами объектов.

     В настоящее время чаще всего применяются  два типа систем классификации: иерархическая  и многоаспектная.

     При использовании иерархического метода классификации происходит последовательное разделение множества объектов на подчиненные, зависимые классификационные группировки. Получаемая на основе этого процесса классификационная схема имеет иерархическую структуру.

     К положительным сторонам данной системы  следует отнести логичность, простоту ее построения и удобство логической и арифметической обработки.

     Серьезным недостатком иерархического метода классификации является жесткость  классификационной схемы. Она обусловлена  заранее установленным выбором  признаков классификации и порядком их использования по ступеням классификации. Гибкость системы обеспечивается за счет избыточности в ветвях, что приводит к слабой заполненности структуры классификатора.

     Многоаспектная  система – это система классификации, которая использует параллельно  несколько независимых признаков (аспектов) в качестве основания классификации.

     Для полной формализации информации недостаточно простой классификации, поэтому  проводят следующую процедуру –  кодирование.

     Кодирование – это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным  группам по соответствующей системе кодирования. Кодирование реализует перевод информации, выраженной одной системой знаков, в другую систему, то есть перевод записи на естественном языке в запись с помощью кодов.

     Система кодирования – это совокупность правил обозначения объектов и группировок с использованием кодов. Код – это условное обозначение объектов или группировок в виде знака или группы знаков в соответствии с принятой системой. Код базируется на определенном алфавите. Число знаков алфавита называется основанием кода. Различают следующие типы алфавитов: цифровой, буквенный и смешанный.

Заключение

     Современный этап развития российского общества характеризуется существенным возрастанием роли и актуальности проблем обеспечения  безопасности во всех сферах жизнедеятельности.

     Термин "документооборот" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий.

     Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и  организацию работы с ними, которая  включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

     Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В целях  рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки.

     Защита  информации в системе документооборота представляет собой целенаправленную деятельность собственников информации по исключению или существенному ограничению утечки, искажения или уничтожения защищаемых ими сведений.

     Защита  информации должна предусматривать ее сохранность от широкого круга угроз, таких как, утечка информации, несанкционированные и непреднамеренные действия.

     Тема  организации работы системы документооборота актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, все чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному.

Список использованной литературы

1. Кузнецов  И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. — 520 с.
2. Шишин И.О. Корпоративный документооборот: Учебное пособие.– СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2008.– 80 с.
3. Шрамкова И.Г., Крат Ю. Г. Защита и обработка конфиденциальных документов: Учебное пособие. – Хабаровск : Изд-во ДВГУПС, 2008. – 140 с. : ил.
4. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству - 3-е изд., перераб. и доп. - СПб.: Питер, 2011 г.  – 178 с.
5. Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. - 200 с.