Типы технологических систем обработки и хранения документов

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО

Башкирский государственный университет

Башкирская  академия комплексной безопасности предпринимательства 
 

Кафедра информационной безопасности 
 
 

Курсовая работа

по дисциплине

Защита  и обработка конфиденциальных документов

на тему:

Типы  технологических систем обработки  и хранения документов 
 
 
 

Выполнил:

студент 4 курса группы ОТЗИ 01-07

Михайлов  В. А. 

Проверил:

Доцент  кафедры информационной безопасности

кандидат  юридических наук

Журавленко Н. И. 
 

Уфа 2011 г.

Содержание

 

Введение

     Под документооборотом организации  принято понимать упорядоченное  перемещение документов, созданных  в процессе работы соответствующими должностными лицами.

     Отметим, что для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в том числе обычная, авиа- и специализированная — типа DHL, UPS и т. п., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с нарочным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

     Таким образом, если до недавнего времени  в деловой литературе было принято  отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

     Основу традиционного документооборота, безраздельно доминировавшего все минувшие десятилетия, составляли бумажные технологии, предполагавшие обращение бумажных документов.

     Указанные документы (в связи с отставанием  новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же дедовским способом, то есть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.

     Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, уступая место документообороту электронному.

     Основу  последнего (по определению) составляют так называемые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.

     В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно- промышленных центрах.

     Традиционный  документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

     Итак, современный документооборот организации  следует рассматривать как смешанный  документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами.

     Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных  технологических средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в бумажном виде.

     Современный документооборот организации формируется в результате организованного слияния трех самостоятельных информационных потоков, по которым путешествуют внутренние документы, входящие документы и исходящие документы.

     Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих  документов, а внутренний информационный поток — перемещение документов внутри предприятия.

 

1. Предпосылки эволюции технологических систем обработки и хранения документов

     Со времени изобретения письменности перед человечеством стояла задача хранения данных. Поддержка записей имеет долгую историю, но, несмотря на эволюцию от глиняных таблиц к папирусу, затем к пергаменту и наконец к бумаге, все это время она имела одну общую черту - обработка информации производилась вручную.

     С развитием цивилизации документооборот  грозил поглотить все время специалиста - к концу XX века у многих компаний имелись целые этажи, предназначенные для хранения документов, что, согласитесь, не так далеко от хранения глиняных таблиц в шумерских архивах.

     С появлением компьютеров задача документооборота упростилась - хранить документы  в электронном виде оказалось  просто, дешево и удобно. Ключевым компонентом  этой новой технологии было программное  обеспечение. Стало сравнительно легко программировать и использовать компьютеры, гораздо проще сортировать, анализировать и обрабатывать данные. Появились стандартные пакеты для таких общеупотребительных бизнес-приложений, как бухгалтерия, расчет заработной платы, ведение инвентарных ведомостей, управление подпиской, банковская деятельность и ведение библиотек документов.

     Реакция на появление этих новых технологий была вполне предсказуемой: в крупном  бизнесе сохраняли еще больше информации и требовали все более  быстрого оборудования.

     В процессе своей деятельности промышленные предприятия, корпорации, ведомственные  структуры, органы государственной  власти и управления накопили большие  объемы данных. Они содержат огромные возможности по извлечению полезной аналитической информации, на основе которой можно выявлять скрытые тенденции, строить стратегию развития, находить новые решения.

     Очевидно, что обеспечить оперативный доступ к большей части данных не так  уж сложно. Однако любой из нас сталкивался  с ситуацией, когда найти нужный документ, так разумно сохраненный в прошлом месяце (или году), оказывается несоразмерно трудоемко. В этот момент становится понятно, что традиционных возможностей файловых систем уже недостаточно для успешности в современном мире - мире информационных технологий.

     Сегодня для получения дополнительных конкурентных преимуществ большинство отечественных  компаний нуждаются в серьезной  IT-поддержке своего бизнеса - системе преобразований компании, основанной на применении информационных технологий и направленной на увеличение эффективности деятельности организации.

     Во  второй половине 90-х на многих предприятиях стали осознавать, что имеющиеся  в их распоряжении данные являются ценным достоянием, правильное использование  которого может создать конкурентные преимущества. Крупные компании в течение десятков лет накапливали данные о своих клиентах, поставщиках, продуктах и услугах. Однако они понимали, что их данные хранятся в разрозненных системах и для дальнейшего развития бизнеса эти сведения необходимо интегрировать. Потребность в интеграции корпоративной информации послужила толчком к созданию баз данных.

 

1. Документоведческое значение совершенствования носителя информации и изменения методов работы человека с документом

     Это становится особенно актуальным именно сейчас, когда благодаря высоким темпам развития электронной коммерции работающие в Интернете фирмы могут превратиться в огромные предприятия в течение нескольких месяцев, а то и недель. И, как следствие, будут стремительно расти и их базы данных.

     Реальной проблемой, встающей перед компанией, является такая организация накопленных архивов данных, которая позволила бы легко находить требующуюся информацию. Нахождение в большой базе данных структур, тенденций, аномалий и релевантной информации является одной из новых, наиболее впечатляющих областей управления данными.

     Очевидно, что базы данных могут коренным образом изменить характер работы любых организаций, позиционирующихся в разных предметных областях, избавив менеджеров от выполнения рутинных процедур, связанных с поиском информации в многочисленных файлах, бумажных документах, справочниках и стандартах. Это новый виток развития компании, ведущий ее на следующую ступень эволюции, хотя зачастую и революционными методами.

     Снижение  временных затрат является лишь косвенным эффектом автоматизации. Главная задача развития информационных технологий в другом - в приобретении организацией принципиально новых качеств, дающих ей существенные конкурентные преимущества. Это как раз тот случай, который дорогого стоит.

     Тем более что сегодня установка  и администрирование баз данных - это гораздо менее сложный  процесс, чем еще несколько лет  назад. Проектирование и управление базой данных в значительной степени  автоматизированы. Программное обеспечение, позволяющее решить эту задачу - создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию - и обеспечивающее удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска, называется системой управления базой данных (СУБД).

     Система управления базами данных создает на экране компьютера определенную среду для работы пользователя (пользовательский интерфейс). Кроме того, СУБД имеет определенные режимы работы и систему команд. На основе СУБД создаются и функционируют информационные системы. Нелишне напомнить, что системы управления базами данных - это одна из самых успешных технологий во всей компьютерной отрасли. Каждый год на системы и приложения для баз данных тратятся миллиарды долларов. Системы управления базами данных играют исключительную роль в организации современных промышленных, инструментальных и исследовательских информационных систем.

     Типичными режимами работы с СУБД являются создание БД, редактирование БД, манипулирование  БД, поиск в БД. Для работы в  каждом режиме существует своя система  команд СУБД. Всякая работа пользователя с базой данных строится в форме алгоритма, составленного из этих команд. Такие алгоритмы могут выполняться в режиме прямого выполнения (отданная команда сразу выполняется) и в режиме автоматического выполнения, т. е. в программном режиме.

     Создавая  базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Пользователями базы данных могут быть различные прикладные программы, программные комплексы, а также специалисты предметной области, выступающие в роли потребителей или источников данных (называемые конечными пользователями).

     Основной  особенностью грамотно построенной  СУБД является ее функциональная возможность  резкого снижения трудозатрат на обработку практически всей внутренней и внешней деловой информации организации. Спроектированная таким образом БД позволяет каждому отделу использовать информацию, введенную одним пользователем, и избавляет подразделения компании от необходимости дублирования данных, что ведет к резкому снижению трудозатрат.

     Между тем, несмотря на огромные достижения, связанные с облегчением установки, управления и использования СУБД, особенно тех, которые работают на персональных компьютерах или рабочих станциях, многие все еще предпочитают использовать файловую систему. Пользователи пока еще считают трудным подключение к СУБД, нахождение нужного каталога или имен БД, где хранятся данные, а также формулирование запросов и обновления базы данных. Подключение и парадигма доступа к файловой системе все еще кажутся значительно более легкими для понимания.

 

2. Сущность, преимущества и недостатки традиционной, делопроизводственной (ручной, механизированной) технологической  системы обработки и хранения документов

     Технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными. Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручных методах работы человека с документами и является наиболее универсальной. Она надежно, долговременно обеспечивает защиту документированной информации, как в обычных, так и экстремальных ситуациях. В связи с этим стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и средствами именно традиционной системы обработки и хранения конфиденциальных документов, а не автоматизированной. Система одинаково эффективно оперирует как традиционными (бумажными), так и документами машиночитаемыми, факсимильными и электронными.

     Традиционная  технологическая система обработки  и хранения конфиденциальных документов лежит в основе широко известного понятия «делопроизводство» или «документационное обеспечение управления» (в его узком, но часто встречающемся в научной литературе понимании как синонима делопроизводства). С другой стороны, делопроизводство часто рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента построения ДОУ. Автоматизированная технология (как и традиционная, делопроизводственная) является обеспечивающей и обслуживает конкретные потребности персонала в конфиденциальной информации. Автоматизированная система, обслуживающая работу с конфиденциальными документами, должна в принципе обеспечивать: