Типы технологических систем обработки и хранения документов

     Взамен  устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 гг. царем - реформатором Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления, и подчинялась Сенату. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности в России. Кроме секретаря, в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы (составители актов), архивариусы (работники архивов), копеисты (изготовители копий документов), писцы, фискалы (надзиратели за деятельностью госучреждений). В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и режим работы конторских служителей.

     Коллежское  делопроизводство - организация работы с документами в коллегиях (с 1717 г.). Этот способ организации работы с документами был более прогрессивным  и европеизированным по сравнению с предыдущим. Появились упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название "архив". В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий для всех коллегий в специальном ведении Коллегии иностранных дел и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

     На  рубеже XVIII - XIX вв. делопроизводство в России пережило новые значительные изменения. В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами, что опять же было в русле общеевропейских преобразований. Указом об учреждении министерств, изданным в 1811 г., были строго распределены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От Императора получали манифесты, рескрипты, Высочайшие указы, Высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти - указы и предписания; местные губернские власти имели право рассылать указы от имени «Его Императорского Величества»; министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались со всеподданнейшими докладами, прошениями, жалобами.

     Равные  по положению учреждения обменивались «отношениями», «сообщениями» и «официальными письмами». Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

     Дела  и документы поступали в соответствии с их значимостью или в канцелярию министра, или в департаменты. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию  только от верховной власти и от руководителей учреждений, по положению равных министерству. Дела нижестоящих учреждений попадали к министру, когда требовалась его санкция. Департаменты получали предложения и предписания от министра и корреспонденцию от учреждений, равных по значению и подчиненных.

     Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал: «...чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах. » В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах.

     Дела, решаемые в департаментах, делились на три категории: неотложные, не терпящие времени, решение которых было связано  с принятием каких-либо чрезвычайных мер, обычные и текущие.

     В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового. Уже в 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении «письмоводства» и сокращении переписки, а в 1918 г. - постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях были подготовлены в конце 1918 - начале 1919 гг. В 1921 г. состоялась 1-я Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами, а также о создании в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.

     В 1923 г. при ВСНХ СССР было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В 1926 г. при НК РКИ был создан Государственный институт техники управления, который стал заниматься совершенствованием государственного аппарата.

     Начавшаяся  Великая Отечественная война  потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Многие работники  аппарата ушли на фронт, разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены. Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению и перестройке работы аппарата. Несмотря на объективные трудности, вызванные последствиями войны, продолжалось совершенствование работы аппарата. Был принят ряд постановлений, регламентирующих такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, улучшение работы в области стандартизации и унификации.

     В начале 1960-х годов секретари получили новые должности - секретарь - машинистка и секретарь - стенографистка, и им были переданы все административные и технические функции, которые раньше выполняли помощники и референты.

     25 июля 1963 г. было принято постановление  Совета Министров СССР № 829 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», оно ввело в действие «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов», подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений. В 1964 г. в Московском государственном историко - архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства.

     В 1966 г. в системе Главного архивного  управления СССР был образован Всесоюзный научно - исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

     В 1969 -1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, однако после их пересмотра и доработки были утверждены только два: ГОСТ 6.38-72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39-72 «Формуляр - образец».

     С 1972 г. в СССР стали действовать  единые правила подготовки и оформления организационно - распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам. Постановлением от 04.09.73 № 435 Госкомитет СССР по науке и технике ввел в действие основные положения ЕГСД. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Основные положения», определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно - распорядительных документов.

     Общее научно - методическое руководство  работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих  унифицированных систем документации и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико - экономической информации. Всего унифицировано более 4,5 тыс. форм документов.

     В начале 1970 г. в Ленинграде началось комплексное повышение квалификации секретарей - практиков. В 1984 - 1986 гг. ВНИИДАД  разработал стройную систему документационного  обеспечения управления, получившую название «Единая государственная система документационного обеспечения управления» (ЕГСДОУ).

     ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным  актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано  выше, нормы и правила ГСДОУ  базируются на основных положениях.

     ГСДОУ представляет собой совокупность принципов  и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях  и общественных организациях. Основная цель разработки - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

     Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное  закрепление изменений, связанных  с появлением негосударственных  форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

3. Особенности делопроизводства в предпринимательских и коммерческих структурах, малом бизнесе

     В условиях кардинальной перестройки  экономики России резко возросли роль и значение документационного  обеспечения управления, которое  постепенно переходит на машинную основу.

     Многие  коммерческие предприятия возлагают большие надежды на автоматизацию своей основной, то есть офисной деятельности. Но автоматизация - долгий, непрерывный и непростой процесс, требующий постоянных затрат. Недостаточные вложения в эту сферу, равно как и явная переплата, могут обернуться серьезными неприятностями для самой фирмы.

     Необходимость автоматизации рабочего процесса возникает, в первую очередь, у тех фирм, которые  имеют достаточно солидные обороты  и объемы продаж. Таким компаниям  нужна оперативность и управляемость, а они, напротив, сталкиваются с ростом разного рода рутинной деятельности. Требуется, насколько возможно, избавить своих сотрудников от нее и более эффективно их использовать.

     Кроме того, руководству фирмы для принятия стратегически важных решений необходимо знать постоянно, в точном цифровом выражении, состояние дел на нынешний момент. А для большого и среднего предприятия наиболее точную информацию тут могут выдать только автоматизированные системы. Есть и другие важные причины. В том числе и та, что глобальная автоматизация офисной жизни - это не только необходимость, но давно уже и мода, и хороший тон, и громкая заявка о себе на рынке международного туризма.

     Отмечают  несколько уровней или этапов офисной автоматизации. Перечислим их в порядке нарастания: офисная  оргтехника (телефония, факсы, ксероксы); компьютеры со стандартным программным обеспечением (Microsoft Office и другие); специальное программное обеспечение (АСОД). Причем, как замечают и специалисты, и сами пользователи, необходимый уровень автоматизации определяется, прежде всего, объемами продаж, которыми оперирует фирма. Ведь небольшое число клиентов - примерно до полусотни в месяц - легко учитывается стандартным средством Microsoft Office - Excel.

     Потому-то установка специальной программы, призванной автоматизировать всю внутриофисную работу, справедливо считается заметным шагом вперед в общем развитии компании. Как показывает практика, даже самый опытный менеджер не в состоянии контролировать с помощью того же Ехсеl ежемесячный объем примерно в сотню клиентов. Это как раз и есть тот предел, после которого необходимо выходить на качественно новый уровень. Если же все оставить по-прежнему, то компанию ждут нелегкие времена: серьезные сбои в работе, финансовые потери, судебные иски от разобиженных клиентов и многое другое.

     Есть  и еще одна очевидная причина, заставляющая компании обращаться к специальному программному обеспечению. Ведь если сотрудники фирмы имеют высокий профессиональный уровень подготовки, а значит, могут работать с высокотехнологичным оборудованием, то они получают возможность обслужить гораздо большее число клиентов. А ведь именно к этому все и стремятся в своем бизнесе.

     Следует заметить, что сейчас рынок высоко технологичен, и трудно себе представить сегодня серьезную фирму, не использующую какого-либо программного комплекса.

4. Комплексная автоматизированная система обработки документов (АСОД)

     Система обработки данных, основанная на использовании электронных вычислительных машин (в отличие от систем, где обработка данных ручная). Возможны два принципа организации такой обработки. В первом случае информация собирается и обрабатывается специально для решения каждой задачи, во втором — для решения различных задач наряду с переменной (специфической для каждой задачи) информацией используются общие нормативно-справочные (условно-постоянные) данные. В последнем случае система называется интегрированной. Часто интегрированными системами называются те, в которых не только исходная информация для разных задач общая, но и результаты решения одних задач используются для решения других.