Составление информационно-справочных документов

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются  сроки проведения и условия участия  в нем. Например:

02-04 марта 2013 г. Финансовая академия при Правительстве Республики Беларусь проводит международный симпозиум «Автоматизированные системы тестирования и их роль в учебном процессе». Для участия в симпозиуме необходимо перечислить 80 тыс. руб. за каждого участника на расч. счет №... в Беларусбанке и выслать копию платежного поручения со списком участников в наш адрес до 25.02.13.

Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

АО  Бизнес школа «Интер-синтез» подготовила  к изданию книгу «Делопроизводство  в бухгалтерии». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила  работы с ними. Заказать книгу можно по телефону 123-9261.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

Этот вид писем получил  распространение с созданием  хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Ниже приводим пример оформления рекламного письма.

ЗАО «Бизнес  школа » «Интел синтез»

Республика  Беларусь, Минск, ул. Профсоюзная, 3 к. 62

Тел.:(017) 129-92-17

Предлагаем  вам программный комплекс «Делопроизводство 2000», предназначенный для автоматизации  процессов документоведения современного коммерческого предприятия.

Профессионализм программы с точки зрения ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА состоит в том, что в ней максимально полно и в соответствии со стандартами автоматизированные все основные операции делопроизводства:

- операции с входящими, исходящими внутренними документами;

- контроль  исполнения документов любого  типа;

- организация  хранения, архивация и списания  документов, дел томов;

- поиск, выборка  и сортировка документов по  различным критериям;

Главным консультантом  программы является В.А. Иванов автор книг «Делопроизводство», «Делопроизводство в кадровой службе».

Мы будем  рады ответить на ваши вопросы по тел.:124-65-66

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: "Извещаем". "Сообщаем", "Ставим Вас в известность" и т.п., далее излагаются какие-либо факты.

 

 

Например:

Сообщаем, что  Ваш заказ принят к исполнению 26.12.2012 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале, марте 2012 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нём  указывается фамилия, имя, отчество лица, которому оно посылается [5, c.44].

Письмо-подтверждение - содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверждать".

Например:

Подтверждаем  долевое участие в строительстве  административного здания в 2012/13 г.г. в сумме 800 тыс. долл. США.

Подтверждаем  получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01-05.326 от 15.03.2012. Решением исполкома будет принято не позднее 12.04.2012г. и сообщено Вам.

Направление таких писем  является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом "Напоминаем", Например

Напоминаем  Вам, что в соответствии с договором 20/14 от 16.03.2012 Вы должны завершить разработку проекта до 16.06.2012

Просим Вас  сообщить состояние работы

или

Напоминаем  Вам, что срок продукции в соответствии с письмом №027-64 от 02.06.12 истек 01.09.12

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Например:

Просим Вас  провести модернизацию компьютеров  института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером.

Оплата гарантируется  со счета №..... в Беларусбанке

Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Например:

Для планируемого увеличения выпечки хлебобулочных  изделий для жителей муниципального округа «Ясенево» с 1 до 5 тонн в сутки  и расширения ассортимента необходимого большее помещение площадью не менее 300 кв. м.

Просим Вас  содействие в аренде помещения достаточной  площади

Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

 

Например:

На № 07/64-25 от 28.02.97.

О качестве продукции

Предлагаемая  Вам магнитная лента, выпускаемая  заводом, прошла сертификацию в Государственном  сертификационном центре и признана соответствующей всем требованиям.

Приложение: Сертификат соответствия на ленту магнитную. Копия. [5, c.63].

Действенность письма будет  зависеть от умения составителей аргументировать  свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т. п., точно отобранных фактов, цифровых данных. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только за счет приведения значительного количества цифрового материала, то целесообразно оформить его в виде таблицы в тексте или в качестве приложения к письму.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет организовать работу предприятия, руководителю работать без ошибок внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным, корректным, ясным, четким, кратким, так как цель составления  и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Он должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали или общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным, изложение текста лаконичным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или требование можно выразить прямо и резко, но вежливо.

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. -М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.
2. Замыцкова О.И., Басаков М.И. Делопроизводство. Изд. 8-е. Документационное обеспечение управления. ООО «Феникс», 2009, 375 с.
3. Кудряева В.А., Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева В.Н. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.592 с.
4. Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур. - М.: «Интел-Синтез», 1999. - 224 с.
5. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2002.
6. Кудряева В.А., Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева В.Н. - 2-е изд, перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
7. Сетнюков М.В. Секретарское дело. Изд. 5-е. Практические рекомендации.2001, 190 с.
8. Скороходов А.М. Информационно-справочное обеспечение управления. - М., 2006, 347 с.
9. Шишкина Т. Современные средства связи // Секретарь-референт.- 2008.