Система каталогов в архиве

С конца 70-х гг. ХХвв. В  отечественном архивоведении использовали Схему единой классификации (СЕК), которая во многом вобрала черты рассмотренных систем. Разработанная еще в советский период Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (М., 1978) была предназначена для систематического каталога, следовательно, она также построена на основе логической структуры, где деления представлены отраслями знаний и деятельности общества.

 

 

 

Такими отраслями в  масштабах государства являются:

Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности (индекс Б/3).

Общественно-политическая жизнь (индекс И/К0.

Народное хозяйство (индекс Л/Т).

Культура. Наука. Здравоохранение (индекс У/Я).

Каждую такую отрасль (деление) в СЕК принято называть отделом. Наряду с отраслевыми отделами в СЕК введен историко-тематический отдел: Великая Октябрьская социалистическая революция (индекс А). Введение этого отдела обусловлено наличием значительного количества документов по этой теме в гос-хранилищах и их широким использованием.

Отраслевые и историко-тематические отделы образуют главную таблицу  СЕК, ее стержень. Каждый отдел имеет  свое четкое деление на подотделы, разделы  и подразделы и более мелкие деления. При работе с СЕК необходимо знать, что глубина делений в каждом отделе может быть различной. В совокупности подотделы, разделы, подразделы и более  мелкие деления образуют основную таблицу. Для детализации понятий, выражений их многоаспектности, а также для исключения повторов к основной таблице в СЕК разработаны четыре таблицы общих определителей:

Аспекта: руководство и  организация управления; рабочий  процесс и внедрение его результатов; обеспечение и снабжение производства; разработка теоретических проблем; творческая деятельность.

групп населения; по занимаемому  положению, характеру связи с  предприятием, оплате труда; по возрасту; по половой принадлежности.

языка: иностранный и народов  России;

места: зоны и общие указания определенных мест (страны света; государства  и государственные объединения).

Следует запомнить, что любое  понятие из таблицы общих определителей  логично может сочетаться с любым понятием основной таблицы СЕК.

Более сложно обстоит дело с детализацией понятий отдельных  подотделов.

Разработаны при таблицы  специальных определителей аспекта  к подотделам:

вооруженные силы (индекс Ж) и вооруженная защита социологического Отечества (индекс З);

народное образование (индекс Ф);

физкультура и спорт (индекс Э).

Следует помнить, что понятия  из конкретной таблицы специальных  определителей аспекта сочетаются только с понятиями того подотдела, к которому таблица составлена.

 

Например, соединив индекс из подотдела «Физкультура и спорт» («Э3 11) и индекс из таблицы специальных  определителей аспекта к этому  же подотделу (.07.01.) – «Спортивные  общества», выразим информацию о  футбольных спортивных обществах» «Э 11 (.07. 01)».

 

Главная таблица	А		Б/З	Отделы  И/К			Л/Т	У/Я
Основная  таблица	От А1 до А9			Подот- делы			От Л до Т
	От  А1 01 до А1 99			Разделы			От Л0 до Л9
	От А1 01 01 до А1 01 99			Подразделы			От Л0 01 до Л0 99
Таблица Общих определителей	Аспекта (.01.30)	Групп населе- ния – 7.2			Языка = 1	Места «6.286»
Таблица специальных определителей	Аспекта (.06.04)

 

Приступая к каталогизации  документов архивного фонда, необходимо подробно изучить структуру построения СЕК, четко представлять себе, к какому отделу, подотделу и т.д. логически может быть соотнесено то или иное понятие, выраженное в документах.

После изучения методики построения систематического каталога на основе СЕК следует перейти к выявлению  и отбору документной информации для включения ее в каталог.