Система каталогов в архиве

Каталог как архивный справочник.

Архивный каталог  – межфондовый  архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам ( темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Это дает исследователю широкие возможности для поиска информации.

В отличие от архивной описи  каталог:

во-первых, как правило, охватывает подавляющее большинство фондов архива, потому что его структура не зависит от темы хранения документов, а отражает классификацию документной информации по темам, отраслям,  опись же составляется на документы одежного архивного фонда или его части;

во-вторых , гораздо подробнее  описи, так как может содержать  информацию не только одной единицы  хранения, но и части документа, одного документа, группы документов, группы единиц хранения;

в-третьих, в отличие от описи не является учетным справочником, то есть он не служит для подсчета количества единиц хранения и документов; единственная его функция – информационный поиск;

в-четвертых, если каждая опись  строится на основе собственной схемы  систематизации материалов данного  фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

 

 

 

В делопроизводстве важно  уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью  ведутся регистрационные и учетно– регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан. 

При этом необходимо помнить, что эти картотеки  имеют не только сиюминутные значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в ведомственный  архив, архив учреждения, где вольются в каталог учреждения.

Особое значение имеют  картотеки документов по личному  составу, которые в ведомственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивах помогают архивистам своевременно исполнять социально-правовые запросы  граждан. От четкости и точности картотеки  порой зависит судьба человека.

В архиве учреждения путь делопроизводственных картотек не завершается. В идеале они  должны поступать вместе с документами  постоянного хранения в государственный  архив. Картотеки по истории государственных  учреждений активно используются информационно  – справочными службами государственных  архивов для ответов на запросы  граждан. Кроме того, «особо выдающиеся»  делопроизводственные картотеки столетиями служат исследователям ( например, картотека  Департамента полиции в ГАРФ или  картотека Сената в РГИА) .

В архиве учреждения, если туда поступила некачественная делопроизводственная картотека или архив выполняет  большой объем справочной работы, рекомендуется самостоятельно создать каталог архива учреждения.

В государственном архиве необходимо создать стройную систему  каталогов архива, а также в  совершенстве овладеть методами поиска информации с помощью архивного  каталога.

Совокупность различных  каталогов составляет систему каталогов  архива.

Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов, который складывается из следующих видов работ:

определение вида каталога;

разработка схемы классификации  документной информации в каталоге;

выявление и отбор документной  информации для каталогизации;

описание документной  информации на каталожных карточках;

индексирование каталожных карточек;

систематизация карточек и ведение каталога.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Определение вида каталога.

Определение вида каталога, создание которого предполагается, зависит  от состава и содержания документов, а также от наличия других видов  каталогов.

При определении состава  каталогов конкретного государственного архива учитываются: ранг и профиль  архива; структура, состав и содержание фондов архива; степень разработанности  фондов; интенсивность и задачи использования  документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности  архива.

В зависимости от выбранной  структуры каталоги бывают двух типов: логической структуры и алфавитной структуры.

Если информация располагается  от общего к частному, то есть, сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается  от частного к общему, то есть, снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

Каталоги логической структуры  по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог  по истории учреждении и каталог  по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры  - на предметные и их разновидности, именной и географический. В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.

Для архивов федерального и регионального уровней основу системы каталогов составляют систематический  и именной каталоги.

Документная информация в  систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается  в логической последовательности.

К систематическому каталогу или его подразделам могут  быть составлены предметный, географический и именной указатели ( при отсутствии соответствующих каталогов).

В тематическом каталоге документная  информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенным в логической последовательности.

Условием самостоятельного существования тематического каталога в архиве, где ведется систематический  каталог, является группировка информации по признаку, отсутствующему в систематическом  каталоге.

В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем – по подведомственности, а далее – по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества,  управления) в алфавитном порядке, внутри – по алфавиту их наименований.

В каталоге по истории административно  – территориального деления документная  информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (географических наименований). Затем систематизации проводится в  логической и хронологической последовательности.

Если надо описать документы  с точки зрения времени их создания, то составляют хронологический каталог. В этом каталоге сведения о документах группируются по периодам времени, векам, годам, месяцам, числам.

Хронологический каталог  создается, как правило, там, где  хранится рукописи Описание рукописей  в таком каталоге дается по времени  их создания или по времени освещаемых событий.

Если архив задался  целью выявить, каких предметов  – учреждений, событий, лиц, географических наименований – касаются его документы, то создается предметный каталог  или как его разновидности  именной графический.

В именном каталоге информация классифицируется по алфавиту фамилий  лиц, упоминаемых в документах или  являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической  или другой последовательности.

В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических   топографисеких названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек). Основной  классификации может быть также административно – территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или теистической последовательности.

Название каталога будет  определяться в зависимости от того, что положено в основу его деления: если в основе делений каталога взяты темы, то каталог по виду будет тематический (предметно-тематический), если предмет, - то предметный, если отрасли человеческих знаний или деятельности, то систематический.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Разработка схемы  классификации документной информации в каталоге.

Создание конкретного  вида каталога начинается с разработки схемы его классификации.

На основе обобщения отечественного и зарубежного опыта в нашей  стране был подготовлен ряд изданий  классификационных схем для систематических  каталогов, среди которых – «Таблицы библиотечной классификации для  массовых библиотек» и «Библиотечно-библиографическая классификация», СЕК (1962, 1978).

В России и странах Восточной  Европы ББК используется как основа классификационной системы поиска ретроспективной документной информации ( РДИ).

В Международной библиографии и документалистике наиболее распространены две системы классификации:

«Универсальная десятичная классификация» (ДК Дьюи);

«Классификация при помощи двоеточия» ( Ранганатана).

Мельвиль Дьюи – организатор американской библиотечной ассоциации – в 1972 г. составил 1-й вариант десятичной классификации (ДК), в соответствии с которой вся совокупность сведений архива или библиотеки делится на основе дедуктивного метода на 10 классов, которые затем делятся на сотые, тысячные и классы, например:

ДК для книг:

000 Общие произведения

100 Философия 

200 Религия

600 Полезные искусства

900 История

Каждый из этих классов делится на 10 классов:

600 Полезные искусства

610 Медицина

620 Инженерия

640 Домашнее хозяйство

690 Строительное дело

В 1987г. на основе ДК Дьюи Международный библиографический институт (МБИ) в Брюсселе издал усовершенствованную ДК, которая с 1905 г. называется УДК (универсальная десятичная классификация). Она предназначалась для установления связи между библиографиями и библиотеками всего мира.

Имея в своей основе ДК Дьюи, УДК имела ряд таблиц определителей, разработанных сначала  Чарльзом Каттером ( 1837 – 1903), затем  Полем Отле (1868 – 1944) и Анри Лафонтеном (1853 – 1943).  

Эти таблицы  имели сои знаки:

Присоединение     +

Распространение   /

Отношение            :

Язык                       =

 

Были  и свои специфические обозначения:

Место  ( )

Время    «»

Аспект  00

Таким образом, УДК по отношению  к ДК Дьюи стала более углубленной, многоаспектной, способной раскрывать и содержание архивных материалов (хотя для документов для советской и современной эпох она плохо подходит).

Индийский теоретик систематической классификации Ш.Р. Ранганатан (1892-1972) развил многоаспектный поиск информации, заложенный в УДК.

Он разработал «Классификацию при помощи двоеточия», которая имеет 37 разделов:

А. Естественные науки

В. Математика

С. Физика

D. Правоведение

 

К каждому разделу составлены таблицы-характеристики. Например, к  разделу «Инженерия» есть таблицы:

«по признаку работ»;

«по признаку инженерных работ»;

«по признак части».

В свою очередь эти таблицы тоже классифицируются следующим образом:

«по признаку работ»:

1) здания и жилища;

2) ирригационные и дренажные работы;

3) горное дело;

 

«по признаку инженерных работ»

1. прикладная механика;
2. исследование;
3. чертежи и рисунки:

 

 

 

 

 

«по признаку части»

1. земляные работы;
2. фундамент;
3. пол;
4. крыша;
5. окна.

Связь между понятиями, взятыми из разных разделов и таблиц, обозначается двоеточием (:).

Например: Д : Е2 : Р1 «Инженерные исследования земляных работ».

Таким образом, если УДК и  ДК Дьюи относятся к иерархическим классификациям, то классификация Ранганатана преодолевает одноаспектность иерархических классификации и может служить основанием для автоматизированных информационно – поисковых языков (ИПЯ).

Необходимо запомнить, что при библиотечной классификации книг и т.п. расставляются на полках по той же схеме, по какой производится поиск сведений.

При классификации архивных материалов классификационная система  хранения и классификационная система  поиска РДИ не совпадают.