Робота з документами, що містить комерційну таємницю

     Проект  Закону “Про комерційну таємницю ” визначає такі поняття, як власник комерційної таємниці, режим комерційної таємниці, матеріальний носій комерційної таємниці. Також визначено порядок зарахування інформації до комерційної таємниці, перелік інформації, яка не може бути зарахована до комерційної таємниці, підстави виникнення права на інформацію, яка належить до комерційної таємниці, доступ та умови припинення доступу до комерційної таємниці, коло обов’язків осіб, які мають доступ до комерційної таємниці. Зокрема, до інформації, яка не є державною таємницею, належать документи установчі, про платоспроможність, сплату податків, зборів та інших обов’язкових платежів і такі, що засвідчують право на здійснення окремого виду господарської діяльності.

     Крім  того, у прикінцевих положеннях законопроекту  встановлюють, що вилучення документів, які становлять комерційну таємницю (нарівні з державною та банківською) проводять лише за санкцією прокурора або його заступника та в порядку, погодженому з керівником відповідної установи.

     Прогнозують, що прийняття проекту Закону України  “Про комерційну таємницю ” сприятиме розвитку та виробничому впровадженню високих конкурентоспроможних технологій. “Крім того, реальна можливість реалізації законодавчого захисту комерційної таємниці зумовить інтерес підприємців до створення науково-технічної інформації як об’єкта права інтелектуальної власності. А це, у свою чергу, сприятиме розширенню науково-дослідної, дослідно-конструкторської, проектно-технологічної, виробничої діяльності в різних галузях економіки ”, – зазначено у пояснювальній записці до законопроекту. До того ж прийняття запропонованого проекту може обмежити можливість безпідставного зарахування до комерційної таємниці інформації та сприятиме об’єктивному судовому розгляду цивільних справ відповідної категорії [7;357]. 
 
 
 

2. Робота  з документами, що містять комерційну таємницю

 

     2.1 Відомості, що становлять і не становлять комерційну таємницю 

     Кожен підприємець самостійно визначає склад відомостей, що відносяться до комерційної таємниці. Законодавством України встановлені два обмеження, застосовуваних до таких відомостей. [13]

     По-перше, відомостями, що складають комерційну таємницю, не можуть бути відомості, що складають державну таємницю. Правовий режим відомостей, що складають державну таємницю, регулюється Законом України «Про державну таємницю» від 21.01.1994р. Державна таємниця — це вид секретної інформації, що включає відомості в сфері оборони, економіки зовнішніх відносин, державної безпеки й охорони правопорядку, розголошення яких може заподіяти шкоду життєво важливим інтересам України, і які визнані законом державною таємницею і підлягають охороні з боку держави. Державним комітетом України з питань державних секретів затверджений перелік відомостей, що складають державну таємницю[8].

     По-друге, Кабінетом Міністрів України  затверджений перелік відомостей, що не складають комерційну таємницю. Ці відомості використовуються при  здійсненні перевірок контролюючими органами, аудиторами для проведення аудита, при здачі звітності в різні фонди. До них відносяться:

     1) статутні документ, документи, що  дозволяють займатися підприємницькою  або господарською діяльністю  і її окремими видами;

     2) інформація з усіх установлених форм державної звітності;

     3) дані, необхідні для перевірки  вирахування і сплати податків  і інших обов’язкових платежів;

     4) зведення про чисельність і  склад працюючій, їхній заробітній  платі в цілому за професіями  і посадами, а так само наявність вільних місць;

     5) документи про сплату податків  і обов’язкових платежів;

     6) інформація про забруднення навколишнього  природного середовища, недотриманні  безпечних умов праці, реалізацію  продукції, що заподіює шкоду  здоров’ю, а так само інших  порушень законодавства України і розмірах заподіяних при цьому збитків;

     7) документи про платоспроможність; 

     8) відомості про участь посадових  осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, союзах, об’єднаннях  і інших організаціях, що займаються  підприємницькою діяльністю;

     9) відомості, що відповідно до  діючого законодавства підлягають  розголошенню[13].

     Хоча  зазначені відомості не віднесені  до відомостей, що складають комерційну таємницю, але вони і не є відкритими і загальнодоступними. Надаватися вони можуть лише по підставах встановленим у нормативних актах України. Так, наприклад, відповідно до Закону України «Про міліцію» від 20.12.1990р. міліції для виконання своїх обов’язків дане право безперешкодно і безкоштовно одержувати від підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності по письмовому запиті відомості, у тому числі відомості, що складають комерційну таємницю, необхідні по справах про злочини, що знаходяться у впровадженні міліції. Для здійснення загального нагляду підприємства, установи й організації повинні представляти прокуророві свою документацію, у тому числі, по його письмовій вимозі, відомості, що складають комерційну таємницю, і, у разі потреби, прокурор має право вимагати передачу для перевірки зазначених документів у прокуратуру[11].

     Терміном  «комерційна таємниця» не охоплюються  відомості, що складають банківську таємницю, страхову таємницю, авторські  права. Зазначені відомості складають  самостійні групи конфіденційної інформації із своїм відмінним від «комерційної таємниці» правовим регулюванням[6;356].

     Склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, строки конфіденційної інформації, а також  правила її використання визначає керівник. Керівник може залучити для здійснення цієї роботи фахівців аналітиків або найбільш кваліфікованих і компетентних працівників основних підрозділів і працівників служби безпеки підприємства, їх чисельність не повинна перебільшувати чотирьох  або п’ятьох осіб [1;202].

     Всі види інформації, які можуть вважатися  комерційною таємницею, умовно можна поділити на 2 групи:

     1.Технічна  інформація :

     - незапатентовані науково-технічні  розробки;

     - бази даних та інші комп’ютерні  програми, створені підприємством;

     - технічні проекти;

     - промислові зразки;

     - товарні знаки;

     - нові технології;

     - методи й способи виробництва;

     - напрями модернізації відомих  технологій і процесів;

     - програмне забезпечення ПОМ, ПК тощо [15].

     2.Комерційна  інформація:

     - умови контрактів;

     - дані про постачальників і  покупців;

     - інформація про переговори;

     - маркетингові дослідження;

     - відомості про фінансовий аспект  діяльності підприємства;

     - відомості  про розміри прибутків,  собівартість випущеної продукції[7]. 
 
 
 

     2.2 Особливості діловодства щодо роботи з документами, що містять комерційну таємницю 

     Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має свої особливості. Наказом керівника призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання та використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути і секретар, для якого робота з документами належить до основних службових обов’язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження (Додаток А) [1;203].

     З метою обмеження доступу до інформації, що містить комерційну таємницю,  керівник  повинен видати спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства», з зазначенням заходів щодо охорони цих відомостей, визначення кола осіб, які мають доступ до цієї інформації, правил роботи з документами, що мають гриф «комерційна таємниця». Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом та додатками до нього. Інколи порядок забезпечення комерційної таємниці обумовлюється в трудовому контракті з працівником (Додаток Б) [1;205].

     Гриф  конфіденційності, на відміну від  грифу таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству[2;357].

     Якщо  інформація, що становить комерційну таємницю, міститься в документах, які належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її має бути зазначено в тексті, договорі між цими підприємствами.Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.

     На  документі з грифом „комерційна  таємниця" („Конфіденційно") зазначається кількість примірників документа  і місцезнаходження кожного з них.

     Друкування  документів з грифом „комерційна  таємниця" здійснюється централізовано, у спеціально відведеному для  цього приміщенні або на робочому місці, куди заборонено вхід стороннім. Віддруковані та підписані документи  передаються для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вхідного документа[2;358].

     Усі документи з конфіденційною інформацією  повинні реєструватися окремо від решти документів у Журналі реєстрації документів з грифом «комерційна таємниця» (Додаток В)

     Усі документи, що надходять з грифом „комерційна таємниця", одержує відповідальна особа чи секретар-реферєнт, які обов'язково перевіряють кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів не вистачає, то складають акт (у двох примірниках, один з яких направляють адресантові).Документи з грифом обмеження доступу формують в окрему справу, на обкладинці якої в правому верхньому ріжку роблять позначку„ комерційна таємниця". На звороті обкладинки вміщують список працівників, які мають право користуватися документами внесеними до даної справи[1;207].

     Зберігаються  такі справи у сейфі, що опечатується посадовою особою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа іншим працівникам має бути заборонений.Обіг (видача та повернення) документів з грифом „комерційна таємниця" відображається в Журналі обліку видачі документів з грифом „комерційна таємниця" (Додаток Г).

     Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та приймають під розписку, при цьому забороняється:

     - вилучати зі справи чи переносити  до іншої справи документи,  що мають гриф обмеження доступу, без дозволу керівника та позначок у              « Журналі реєстрації документів з грифом обмеження доступу»;

     - виносити з приміщення документи без спеціального дозволу керівника;

     - розмножувати документи без дозволу  керівника (якщо є дозвіл, то  розмноження здійснюють у присутності  відповідальної особи, а браковані  примірники одразу знищують).Усі справи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до номенклатури справ підприємства.

     Після закінчення календарного року наказом  керівника призначається спеціальна комісія, яка обов'язково має:

     - перевірити наявність усіх документів;

     - відібрати документи для зберігання в архіві;

     - визначити документи для знищення.

     Перевірка наявності документів з грифом „комерційна  таємниця" за рішенням керівництва  підприємства може здійснюватися з  іншою періодичністю, наприклад  після закінчення кварталу. При втраті конфіденційного документа про це негайно інформують керівника підприємства. Вживаються всі заходи, щоб розшукати документ. Для розслідування факту втрати керівник підприємства створює спеціальну комісію. У випадку, коли розшук не дав позитивних наслідків, складається акт, а до журналу реєстрації вноситься про це відповідний запис[1;359].

     При звільненні з роботи співробітника, відповідального за документи з  грифом „комерційна таємниця", здійснюється перевірка наявних документів, які  передаються заново призначеній  особі. Про це складається акт приймання-передачі, що затверджується керівником підприємства або його заступником[2;205].

     На  особу, яка на підприємстві була допущена до „комерційна таємниця" і звільнилася  з роботи, зобов'язання про нерозголошення конфіденційної інформації поширюється ще протягом двох років після звільнення, якщо інший термін не був обумовлений трудовою угодою. При передачі справ до архіву на документи з грифом „комерційна таємниця" складається окремий опис. Архівне зберігання таких документів здійснюється в опечатаних коробках у приміщенні, куди забороняється несанкціонований доступ. На документи з грифом „комерційна таємниця", що відібрані для знищення, складається акт. Процес знищення відбувається у присутності комісії. При цьому робиться все належне, щоб виключити можливість поновлення наявної у цих документах інформації.